読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

リクナビNEXTジャーナル

キャリア・ビジネスの情報満載【リクナビNEXTジャーナル】

「カジュアルな言葉」は失礼!仕事のメールで今すぐ使える“言い換え”例46選

f:id:k_kushida:20160927162411j:plain

軽い気持ちが命取りになる?

ふだんプライベートで使っている「話し言葉」や「カジュアルな言葉」を、礼儀やマナーが求められる「仕事のメール」に使っていませんか? 

 

仕事のメールのやり取りは“遊び”ではありません。その主流は、マナーや気遣いが求められるフォーマルなコミュニケーションです。あなたが書いたメールを読んだ人から「この人は礼儀知らずだ」「マナーがなっていない」「失礼だ」「無礼だ」「私を軽んじている」「馬鹿にしている」と思われているとしたら……ゾっとしませんか? あなたは悪気なく書いたのかもしれませんが、残念ながら、挽回の余地はありません。メールの場合、相手がいちど抱いたイメージを払拭することは至難の業だからです。

 

メールというのは、会話と違って、目の前に相手がいない状態で行うコミュニケーションです。それゆえ、その場で言葉を取り消したり、訂正したりすることができません。もちろん、(会話ではないため)表情や口調、ジェスチャーなどを使って、言葉を補完することもできません。やり直しがきかない一発勝負。読んだときの第一印象がすべてです。しかも、相手が削除しない限り、(良くも悪くも)ずっと手元に残り続けます。それゆえ、失礼のない「書き言葉」で書く必要があるのです。

 

軽々しい文面をこう転換!“言い換え”例46選!

では実際に、どのような「話し言葉」や「カジュアルな言葉」がメールに使われているのでしょうか。適切な「書き言葉」と併せて、以下に紹介します。

× すいません(すみません)。

 申し訳ございません。

× 私たちにお任せください。

 私どもにお任せください。

× しばらくぶりです(お久しぶりです)。

 ご無沙汰しております。

× いつもお世話さまです

 いつもお世話になっております

× これからもよろしくお願いいたします。

 今後ともよろしくお願いいたします。

× 弊社が受注することはないです

 弊社が受注することはありません(ございません)

× ちょっと遅れそうです。

 少し遅れそうです。/少々遅れそうです。

× いっぱい回答をいただきました。

 多くの回答をいただきました。

× とってもいい感触でした。

 非常にいい感触でした。

× たぶん成功するでしょう。

○ おそらく成功するでしょう。

× あんまりいい状態ではありません。

 あまりいい状態ではありません。

× あとでメールしておきます。

 のちほどメールしておきます。

× さっきは失礼いたしました。

 先ほどは失礼いたしました。

× すぐに取りかかります。

 早急に取りかかります。

× やっとここまで来ました。

 ようやくここまで来ました。

× もうすぐ到着します。

 間もなく到着します。

× だんだん増えてきました。

 徐々に増えてきました。

× どんどん成長しました。

 急速に成長しました。

× どうしますか。

 いかがいたしますか。

× どこへ行かれますか。

 どちらへ行かれますか。

× こっちで進めておきます。

 こちらで進めておきます。

× そんな事態を招くとは〜

 そのような事態を招くとは〜

× おわかりいただけたでしょうか。

 ご理解いただけたでしょうか。

× やっぱりそうですか。

 やはりそうですか。

× 全然問題ございません。

 まったく問題ございません。

× 決定じゃなくて

 決定ではなく、

× 調べちゃってください。

 調べください。

× 注文しなきゃなりません

 注文しなくてはいけません

× 彼だから言えるです。

 彼だから言えるです。

× ちゃんと対応してほしい。

 きちんと対応してほしい。

× だいたい100人です。

 100人です。

× ときたまあるようです。

 ときどきあるようです。

× 読みましたけど、まだ返事はしていません。

 読みました、まだ返事はしていません。

× 原油高が進んだら、経営が厳しくなる。

 原油高が進めば、経営が厳しくなる。

× 営業を通さないで、直接ご連絡ください。

 営業を通さずに、直接ご連絡ください。

× コピーしときました

○ コピーしておきました

× アイデアを募集してます

 アイデアを募集しています

× 不備があったから、現場に戻しました。

 不備があったため、現場に戻しました。

× 鈴木とか木村が頑張ってくれています。

 鈴木木村が頑張ってくれています。

× 通販なんかもあります。

 通販などもあります。

× 作業は全部終わりました。

 作業はすべて終わりました。

× 営業部の意見みたいです。

 営業部の意見のようです。

× 一番いい企画はAです。

 最もいい企画はAです。

× いろんな手法があります。

 いろいろな手法があります。/さまざまな手法があります。

× コストなんて重要ではありません。

 コストなど重要ではありません。

× ミスばっかりくり返している。

 ミスばかりくり返している。

 

「書き言葉」を基本にしつつ、フレキシブルに対応せよ! 

無意識に「話し言葉」や「カジュアルな言葉」を使って文章を書いている人に限って、自分が使っている言葉が、仕事の文章として“ふさわしくない”ことに気づいていません。

あなたもこの機会に、自分がこれまでに書いたメールを、ぜひ読み返してみてください。自分がよく使ってしまっている「話し言葉」や「カジュアルな言葉」に気づくことができれば、次に書くメールから「書き言葉」に修正することができるようになります。

 

もっとも、メールの書き方は、相手との関係性や親密度、相手の立場などに応じて変化させて然るべきものです。フレンドリーな関係性を望んでいる相手に、ビジネスライクで堅苦しい印象のメールばかり送りつけるのは、それはそれでコミュニケーション不全です。相手が少し砕けた「話し言葉」でメールを送ってきたときは、自分が書くメールの文面も、相手の砕け具合にそろえる。ときには、そのような“臨機応変さ”も必要です。対面でのコミュニケーションと同じように、求められるのはバランス感覚なのです。

 

「話し言葉」と「書き言葉」の使い分けは、社会人として身につけておくべきビジネススキルのひとつです。仕事で使うメールは、適切な「書き言葉」を基本にしながら、そのつど、相手との関係性やTPO(時/場所/場合)をわきまえながら書いていきましょう。

 

著者:山口拓朗

『伝わる文章が「速く」「思い通り」に書ける 87の法則』著者。

f:id:k_kushida:20160927170755j:plain

伝える力【話す・書く】研究所主宰。「論理的に伝わる文章の書き方」や「好意と信頼を獲得するメールコミュニケーション」「売れるキャッチコピー作成」等の文章スキルをテーマに執筆・講演活動を行う。著書に、『伝わる文章が「速く」「思い通り」に書ける 87の法則』(明日香出版社)のほか、『何を書けばいいかわからない人のための「うまく」「はやく」書ける文章術』(日本実業出版社)『書かずに文章がうまくなるトレーニング』(サンマーク出版)他がある。モットーは「伝わらない悲劇から抜けだそう!」。

 

山口拓朗公式サイト
http://yamaguchi-takuro.com/