コロナ禍のコミュ不足を解消したい!仕事もうまくいく「気配り」「心配り」の心得

「リモートワークが続き、コミュニケーション不足を感じる」
「最近、自分の成長を感じられなくなった」
「社会人として、もう一段成長したい」

新型コロナウィルスの猛威がきっかけとなり、リモートワークが推奨される時代になりました。「職場に出社しなくても仕事ができる」というポジティブな面がある一方、「社員同士はもちろん、お客様とのコミュニケーションに不足を感じる」というネガティブな意見も出ているようです。

そのような中で、これまで以上に良好な関係を築き、活躍している人がいるのもまた事実。その違いはどこからくるのでしょうか?そこで今回は広告代理店勤務時代に3,000人以上のVIPと交流し、彼らの「コミュニケーション手法」を研究している気配りのプロフェッショナル・後田良輔さんに「リモートワーク時代に使えるコミュニケーションの心得」について話をうかがいました。

窓際でノートPCを手に微笑む男性

コミュニケーションとは「喜びを仕掛けること」

コロナ禍にも関わらず、うまくコミュニケーションしているVIP(この記事では実績輝かしき一線級の社会人のことを指します)を見ていて、発見したことがあります。それは、彼らの多くが周囲を観察して情報を集め、「気配り」「心配り」を仕掛けている、ということです。

「気配り」とは、自分の立場から見て何かに気づき、「こうしたほうがいいだろう」と配慮するもの。「心配り」とは、さらに一歩進んで相手の立場に立ち、相手にとってよいことをするものを意味しています。

例えば、誰かとリモート会議をやりましょう、となったとき、まずこちらから相手のスケジュール(カレンダー)をチェック、空いているところを探して日時調整するのは「気配り」でしょう。さらに、「相手には同居家族がいる」「会議のために身だしなみを整えるのは手間かもしれない」と考え、予め「特にご希望でなければ音声のみ(ビデオなし)でやろうと思うのですが、いかがでしょうか?」と提案するのは「心配り」といえるでしょう。

このように、コミュニケーション能力に長けたVIPは周囲を観察し、情報を集め、人のためにどうすれば貢献できるかを常に模索し、行動しているのです。

いま、コミュニケーションといえば、SNSやデジタルツールで誰でも「話を簡単に伝える」ことができる時代になりました。

しかし、時としてあなたの「伝えた」という認識と、相手の「伝わった」という認識にズレが生じてしまうのがリモートワーク時代の難しいところ。この、相手を困惑させることにもなりかねないズレの原因は、リモートワーク時代に合った「気配り」「心配り」の視点が不足しているせいかもしれません。

昔から「人を喜ばせる」ことが、商売の基本と言われてきました。それは今も全く同じです。人というのは、自分や周囲のことを考えて動いてくれる人に信頼や好意を持つ傾向があるからです。

コミュニケーションに成功しているVIPはこの基本を知っており、「気配り」「心配り」を、人々にとって助けや喜びとなるように仕掛けています。結果、「もう一度、あの人と仕事がしたい」と思われ、どんどん仕事がうまくいき、自己成長し続けています。

次からVIPが実践しているリモートワーク環境でできる「気配り」「心配り」の代表事例を紹介します。どれも簡単で、ポータブルスキルにもなり得ますので、ぜひ試してみてください。

「気配り」「心配り」事例1:ビジネスメール

「ちょっとした連絡」でビジネスがスムーズに動くことは多々あるもの。しかし今の時代、ちょっとのために電話するのは気が引けるため、これまで以上にメールする機会が増えています。

この頻繁になったメールコミュニケーションのやりとりに落とし穴が隠れています。あなたが「きちんと書いた」つもりの文面でも、相手にとっては、理解しにくいものがあるのです。

ビジネスメールで必要な視点は、「自分の考えを伝える」ことではなく、「相手が理解しやすいように情報をまとめる」ことです。

「情けは人のためならず」ということわざがあるように、相手が理解しやすい文章を書くという配慮は、相手の喜びにつながり、結果、自分への高評価を引き寄せます。

ビジネスメールの「気配り」:ポイントを絞る

自分が伝えたいからといって文章を詳細に書くのは逆効果。長いメールは読む気になりません。むしろシンプルに「ポイントは3つです」と書いてから、「1・・・」「2・・・」「3・・・」などと箇条書きにしたほうが相手も理解しやく、喜ばれる文章になります。

ビジネスメールの「心配り」:形容詞や副詞を数字に置き換える

形容詞や副詞を数字に置き換えると、さらに伝わる文章になります。ビジネスメールでは曖昧を排除し、数字化するのが相手目線の喜びにつながるのです。

×「企画書作成がかなり遅れました。なるべく早く対応します」
〇「企画書作成が2日遅れました。夕方の17時までに対応します」

「気配り」「心配り」事例2:テレビ会議

社内はもちろんお客様との営業でも活用されるようになった「テレビ会議」。どこでも気軽に参加できるというメリットある一方、相手が目の前にいないため、「緊張感が保てず、あとで何の話だったか忘れがち」なんて課題もあるようです。

そこで仕掛けたいのが「会議の見える化」です。誰でも認識できる「見える化」を仕掛けると、参加者全員に喜ばれます。

テレビ会議の「気配り」:アジェンダ(AGENDA:議題)を作る

アジェンダが不明確な会議は、ゴールが見えないマラソンと同じです。何の話をすべきかに迷い、不毛な時間を過ごすことにつながります。

一方、議題を見える化すれば、全員が「何を、いつ、どうすべきか」を把握することができ、会議の活発化に成功できます。

この全員の喜びのために、率先してアジェンダを作るようにしましょう。あなたが進行役でなくても、名乗り出るくらいがちょうど良い姿勢です。

テレビ会議の「心配り」:議事録を作る

テレビ会議のメリットのひとつに「今まで以上に大人数で会議ができるようになった」というものがあります。しかしそこに意外な落とし穴が。それは「次のアクションを忘れやすい」というものです。

確かに大人数の会議自体は行えます。しかし直接会いながら行う会議よりもリラックスしがちなのか、「たぶん誰かが進めてくれる」なんて次の行動が曖昧になり、結局誰も手を動かしてなかったなんてミスが起こりがちです。

だからこそあなたが議事録を作り、会議のまとめと次のステップを見える化しましょう。直接、顔を合わせない時代だからこそ、議事録というエビデンスが、みんなの喜びにつながります。

「気配り」「心配り」事例3:対人関係

「あうん」の呼吸という言葉があるように、顔を見ながら仕事をしていれば、あえて言葉にせずとも伝わることが数多くありました。しかし今は人と直接会うのが難しい時代。相手が自分と同じ方向を向き、同じ目的意識を持っているかをすぐには確認できない場面が増えています。

そこで重要になるのが、相手にきちんと情報共有するスタンスです。相手が喜ぶ情報共有を仕掛けてみましょう。

対人関係の「気配り」:意図的に報連相を仕掛ける

ビジネスの基本は報連相と言いますが、これを上司だけに使うのはもったいない。リモートワーク時代の今だからこそ、上司はもちろん職場の仲間やお客様など、すべての関係者に対して、意図的に報連相を仕掛けるようにしましょう。

話を聞いていなくて怒る人はいますが、連絡を受けて嫌な気持ちになる人はおりません。「報連相を受けるほどの重要人物なんだ」と相手も感じ、喜んでくれるはずです。

対人関係の「心配り」:報連相にもうひとつ「連絡」を増やす

周囲の人に対し、「もっと早く言ってくれれば良かったのに・・・」なんて思われてしまうような状況にしていませんか?自分が十分早いと思う連絡のタイミングと、相手のそれは、必ずしも同じとは限りません。

そこでオススメなのが「連絡回数をもうひとつ増やす」ということです。報連相のうち「連絡」を2回に増やし「報レンレン相」にすると、最初の連絡のタイミングが早まり、連絡の不足がなくなります。すると相手は安心して、あなたに仕事を任せてくれるようになります。

ビジネスにおいて安心感を与えるほど、相手の喜びに貢献することはありません。

まとめ

コミュニケーションの成功の秘訣は、「相手に喜びを仕掛けること」です。周囲を観察して情報を集め、「気配り」「心配り」すると、今まで以上に喜ばれます。特に、リモートワーク化し直接人と会えない環境にいる人にとって、社会人として一段成長するためにはぜひ身につけたいスキルといっていいでしょう。

元大リーガーのイチローは言っています。「人に関心を持つことは、相手だけでなく、自分を大切にするということ」であると。「気配り」「心配り」は一周回って「自分を大切にする行為」だったのです。

この機会に、「何をすれば周囲に喜んでもらえるか」をぜひ考えてみてください。たったそれだけであなたの行動が変わり、また、あなたへの周囲の評価も変わります。そのときには、意識せずとも「気配り・心配りのできる人」になっているでしょう。

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プロフィール

後田良輔氏/ビジネス書作家・コラムニスト

後田良輔氏/ビジネス書作家・コラムニスト1972年生まれ。大手3大広告代理店に勤務し、「誰でも使える気配り術」を駆使する気配りのプロフェッショナル。これまで応対したVIPは、東証一部上場社長、世界企業のCEO、政治家、医者、弁護士、大学教授、大物俳優・女優、ミリオンセラー作家、世界No.1クリエイターなど総勢3000名を超える。この特別丁寧に接しなければならない顧客との交流で磨かれたスキルと「東京・名古屋・大阪」の現場勤務で身につけたリアルな経験を組み合わせた、独自の「誰でも使える気配り術」に定評がある。
著書に、『気配りの正解』(ダイヤモンド社)『<落ちこぼれでも3秒で社内エースに変わる!>ぶっちぎり理論38』(ダイヤモンド社)、『逆境を活かす! 就活面接「エモロジカル理論」2015年度版』(実務教育出版)『1秒内定面接術」』(インプレス)など。これらの実績を買われ全国の大学や企業から講演・研修依頼が殺到。新聞・雑誌などメディア露出は50回以上。「世界からキャリアの悩みをなくすこと」をミッションとする。

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