トラブらない引き継ぎの仕方

引き継ぎでは、これまで携わってきた仕事内容や仕事の進め方を、できるだけ詳細に伝えることが大事だ。 後任者が決まったらできる限り時間を割いて細かく打ち合わせ、時間が取れれば、一連の業務を後任者と一緒にやってみる。そうすることで、後のトラブルを防ぐことにもつながる。しかし実際のところ、お互い時間に余裕がない場合も多いし、後任者も一度説明されただけでは理解できないこともあるだろう。
そのためにも、引き継ぎ業務の内容はできるだけ文書にして残し、ファイルにする、あるいはパソコンの共有フォルダに入れるなどして、退職後も後任者が無理なく仕事を進められる体制をつくっておこう。
担当業務・案件ごとにファイルやフォルダを作成する際、整理する内容および保管方法は以下の通りだ。

整理する内容
●業務・案件の目的や社内での位置づけなど、相対的な業務の説明
●業務の段取り、進捗状況、優先順位、今後の見通しやよくあるイレギュラーへの対応の仕方
●これまで起こったトラブルと、その経緯

文書の保管方法
○業務上必要な資料や、これまで作成した書類もファイルに残し、関連書籍などは所在を明確にする
○関連する部署、取引先、顧客の連絡先も案件ごとにまとめる。それも担当者名だけでなく、趣味や折衝時の注意点なども一緒に伝えると重宝される
○保管した書類や文書に、それぞれ「業務フローチャート」「担当者連絡先」など、わかりやすい名称をつけておく

なお、職種によって引き継ぐ内容や方法も異なる。営業職なら、過去の取引状況や契約内容、今後のニーズ、そして先に述べた顧客情報を伝えることが最も重要だ。SEなど技術職の場合は案件ごとに仕様書や必要書類をまとめ、プロジェクトの進捗状況などが一目でわかるようにしておく。
また本人にしかわからないトラブルの内容や、緊急の用件が発生する可能性もあるので、後任者や上司には退職後も連絡が取れるよう、携帯電話の番号や個人のEメールアドレスを伝えておいた方がいいだろう。

それと営業職や渉外、SEなど顧客や取引先がいる職種で特に重要なのが、あいさつ回り。 「もう辞めてしまうし、関係ない」などと考えてはいけない。仕事をしている以上、人との関わりは必ず発生するし、巡り巡ってどこで世話になるかわからないのだ。何より、あいさつなしに後任者がいきなり顧客を訪れたとしたら、会社の教育体制に疑問を持たれるなど、これまでに築いた信頼関係すら失いかねない。取引先には必ず後任者を伴って退職のあいさつに行き、退職後も変わらず取引してもらえるようお願いしよう。