【面接辞退】メール・電話での面接の断り方（例文付き）

面接の辞退は電話とメールのどちらでする？

「1次面接を受けてみたら、その会社に入る気持ちがなくなった」――このように、転職活動をしていると、自分の気持ちが思いもよらぬ方向に進むことがあります。1次面接は、企業側から応募者を選考するというだけではなく、求人情報だけではわからない部分を「応募者側から確かめる」という場面でもあります。自分の志向と合わないようであれば辞退すること（「次の選考に進まない」という意志を示すこと）自体、問題ではありません。ただし、辞退の仕方は、ビジネスマナーに則って適切に行う必要があります。

原則として、面接を辞退するときの連絡は、電話でするのが望ましいでしょう。また、転職エージェントを利用している場合には、担当エージェントに辞退の理由を話した上で、企業への連絡をお願いするのがよいでしょう。人事担当者や面接官は1次面接のために時間を割いたわけです。確実にお伝えをするという意味でも、電話やエージェントを介して、辞退の旨を伝えるのが適切でしょう。

面接辞退の電話では、軽めの台本を用意しておこう

電話で面接を辞退するときのトーク例

誠意をもってお伝えする——面接辞退の電話で心がけることは、ここに尽きます。
辞退する理由を聞かれた場合は、当たり前のことですが、変にウソをついたりごまかしたりせず、相手に納得してもらうように自分の言葉で伝えていきましょう。例としては「当初イメージしていた業務内容との隔たりが大きく、自分の能力を活かし切れないと感じました」「自分の適性を改めて鑑みた結果、別の会社とのご縁を感じ、そちらの会社に入社する意志を固めました」という具合です。もちろん、企業への批判や中傷となる言葉や、不平や不満、見下ろすような言葉は避けましょう。率直に伝えながらも、相手の気持ちを害さないバランスが必要です。

面接辞退のメール例文とポイント解説

冒頭にもあるように、原則電話で辞退の旨を伝えることが望ましいです。しかし、どうしても電話できない理由がある場合は、面接辞退の連絡をメールでします。

面接辞退の連絡をメールでする（例文）

解説

件名はメールの内容がひと目でわかるようにする。「面接の件」では言葉足らずです。件名の最後に送信者の名前も入れておいたほうが親切です。

宛名は「社名→部署→担当者名（フルネーム）」の順で。会社名や部署名は正式名称で。会社名や部署名の長さにもよりますが、宛名は2行以内に収めるのがスマートです。

メール本文の冒頭では、送信者が何者かを端的に書きます。面接を受けた旨と面接日、名前を入れておけば確実です。面接いただいことへのお礼をあわせて書きます。

「面接を辞退させていただく」。これがこのメールの要点です。簡潔に書きます。理由についても、自分の言葉で伝えることが、真摯な対応でしょう。

改めて電話で連絡する旨を伝えます。

文末の定型句を使います。このケースで「今後ともよろしくお願い申し上げます」を使うのは避けます（関係性が持続するシチュエーションではないので）。

署名。氏名、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレスを記しておきます。前職（現職）の情報などは入れません。

くり返しになりますが、面接辞退の連絡をメールでする場合は、どうしても電話できない理由があるときに限ります。また、メールで連絡した場合は、改めて、電話を1本入れるようにしましょう。

「決めたら即連絡」が、面接辞退の鉄則

面接を辞退することを決めたら、すぐに連絡を入れるのがマナーです。とくに次の面接日時が確定している場合は、人事担当者や面接官の時間を奪うことになります。もちろん、面接日が近づいてからの辞退は、悪い印象を与えかねません。先延ばしして先方に迷惑をかけないよう注意しましょう。

言うまでもありませんが、電話もメールもせずに面接を“ぶっちぎる”のは言語道断。社会人にあるまじき行為です。どんな理由があれ、面接の辞退を決めたら迅速に連絡しましょう。

（記事作成日：2017年8月30日）