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アゲハ田中里実の“実のなる”ガールズアプリレビュー Vol. 10
「お仕事大好き女子」の
ライフハックアプリを大研究!
キャリアウーマン、バリキャリ女子、働きマン……。今回はそんな「お仕事大好き女子」たちに、仕事目線で使うスマホアプリについてインタビュー!今回は「Evernote」「Dropbox」を使った、女子たちのお仕事ライフハックに迫ります。
(取材・文・撮影/田中里実 総研スタッフ/宮みゆき 撮影/佐藤聡)作成日:12.11.08
仕事大好き女子必携アプリ「Evernote」と「Dropbox」の活用法

今回紹介するアプリ
Evernote(エバーノート)、Dropbox(ドロップボックス)

「お仕事大好き」女子たちは、もちろんスマホも上手にお仕事に活用しています。彼女たちが仕事でよく活用しているのが、「Evernote」と「Dropbox」。「Evernote」はサーバ上にテキスト・画像・PDF などのデータを保存でき、便利な検索機能や、タグ付けや別のノートブックへの整理も可能な便利なアプリ。Dropboxは、オンラインストレージとローカルにある複数のコンピュータとの間でデータの共有や同期が可能なオンラインストレージサービス。今回はこの2つのアプリを紹介します!


お仕事大好き女子たちを「解放」するスマホアプリ

まずは、お仕事大好き女子に仕事でのスマホのお役立ち度を聞いてみました。

「スマートフォンを持つようになって、『時間』や『場所』にとらわれずに仕事ができるようになった。スマホを持っていれば、『いつでも仕事関連の情報やコミュニケーションにアクセスできるから、何かあればいつでも把握して対応できる』という安心感があります。逆に言うと、あまりプライベートと仕事の境目がなくなってきているような気もしますが(笑)。でも、四六時中仕事に縛られているという感覚より、いつでもどこでも仕事ができるという解放感のほうが大きい」

「それって、ともすればいつも仕事に縛られてるってことなんじゃ……」って言われてしまいそうですが、これは「お仕事大好き」女子ならではの意見かも!? でも、仕事の場所や時間にしばられなくなるということは、プライベートも柔軟に過ごせるということ。

「実際に便利に仕事ができるようになってからは、プライベートも充実した気がする。ちょこちょこ時間を節約して、友達に会う時間をつくったり、家族と過ごす時間をつくったりすることが、スマホだけじゃないけど、いろんなツールが使えるおかげでできるようになった」

仕事に欠かせないデスクワークや会議が全部なくなるわけじゃないけど、スマホで対応できる仕事が増えたおかげで、お仕事大好き女子たちが、そういった「時間」や「場所」から少し解放されているよう。 いつでもスマホがそばにある安心感と、仕事からの解放感があるからこそ、プライベートも楽しめるっていう感覚、私もわかります。

「Facebook上で仕事のやりとりをすることも増えてきて、移動中などでも、ある程度情報を処理したり、仕事に欠かせないコミュニケーションがとれる。スマホからでも連絡のやりとりが可能だし、考えたりメモしたりっていうアクションもスマホでできるので、パソコンに向かわなくてもある程度仕事が進む」

Facebookでの仕事のやりとりは、増えた方も多いのでは? 私も、めったにありませんが、すごく長ーいビジネスメッセージをスマホで打ったことがあります。いつでもすぐに返事ができるから、コミュニケーションもスムーズになりそうですね。

また、電車の移動中とか、待ち合わせ中などに、すごく大事なアイデアを思いついてスマホにメモすることもしばしば。それって、前はオフィスでしていた仕事が外でできるようになったとか、家に持ち帰れる仕事ができるようになったというよりは、日常生活のアイデアを仕事のプラスαに活かせるようになった、という感覚のほうが近いかも。

女性でなくてもだと思いますが、スマホを使いこなすことで、仕事スタイルにも変化が起きた人は多いと思います。

「もう、スマホがないなんて、いまの仕事スタイルからは考えられない。かなりスマホに頼ってる」

さて、そんなお仕事大好き女子たちは、どんなスマホアプリを使いこなしているのでしょうか? 今回ヒアリングしたガールズが声をそろえて「使ってる!」と言っていたのは、「Dropbox」と「Evernote」。男女問わず、人気のライフハック系サービスです。

早速、どんな使い方をしているのかを聞いてみました☆

【Part1】 お仕事大好き女子ならではの「Dropbox」の使い方

Dropboxの用途で一番多かったのは、「複数人でのファイル共有」と「複数デバイスでのファイル利用」です。

「Dropboxで共有できるファイルなら、Dropboxを使ったほうが断然便利! メールだと、ちょっとしたリバイスをしたら、また送り直さなきゃいけないけど、Dropboxだったら、共有した上で保存するだけだからシンプル」

というように、まずは、フォルダを共有にすることで、複数人でのファイル共有が便利になるという声が多かったです。特によく共同作業する相手とは、関連ファイルもまとめて共有しておきたいもの。そんな時に、すごく便利ですよね。

「あと、『共同作業感』がすごくある!」

確かに! DropboxのUIでチーム力が高まる!?

また、自分だけが利用するファイルがクラウド化することで、パソコンでもスマホからも閲覧できる、というのも、便利ポイントのよう。

「訪問先で、印刷物を忘れてしまったピンチの時に、Dropboxに入れていた簡単な資料をiPadで見せながら説明した。これが普通になったら、営業資料いらないのに……(笑)」

最近は、タブレットPCを利用して、ペーパーレスでお仕事している方も多いのでは?
Dropboxのようなクラウドサービスと組み合わせれば、プレゼンがすごく便利になりますよね。

また、こんな声も。

「何より、いろんなデバイスからいつでもアクセスできる場所にファイルを置いておけるのが便利! パソコンで作った資料を、PDFにしてDropboxに置いておけば、移動中にiPhoneから見直して、改善点をメモしておける。それでまたパソコンの前に行った時に、すぐに修正の作業に取りかかる。忙しい時に、移動中の時間も有効活用できて、資料の完成度も上がるから、効率的!」

そういう使い方なら、資料のブラッシュアップも、いつでもどこでもできるようになりますね。

私は、スマホからパソコンに写真を共有する時に使っています。実はこのアプリレビューで使っているスクリーンショットも、Dropbox経由でパソコンに共有しています!

また、マーケッターの女子はこんな使い方も。

「ショッピング先や外食先など、日常生活で、仕事に参考になりそうなシーンに出くわしたら、写真を撮って、『サンプル情報』としてDropboxに入れておく。料理とか雰囲気の写真のこともあれば、お菓子のパッケージや花束とか……。デザインイメージの参考とか、キャッチコピーの参考とか、発想力を高めたい時に、そのフォルダに助けられています」

私も同じような使い方をしていました。後で振り返ると、すっかり忘れていたモノに、すごく新鮮な刺激をもらうことがあります!

また、自分のための「アイデアアーカイブ」という使い方を、一歩進めた使い方をしている人も。

「チームであるプロジェクトをしている時に、メンバーがいろんなところで出会ったテーマに関連するものを撮影して共有フォルダに入れていました。チームメンバーの日常が垣間見えて、仲良くなるきっかけになるし、『体験』を共有できるから、チームでの議論がすごくスムーズにできて、すごくイイ試みでした! しかも、その後資料をつくる時に、そのサンプル写真がそのまま使えたりして、一石二鳥。それ以来、同じようなプロジェクトがあった時は、同じやり方で、メンバーと発想の源を共有しています」

私もこの使い方、今度やってみたい!

仕事のメンバーが日々どんなものに出会っているかを簡単に共有できて、いつでも利用可能な形で置いておける、というのは、Dropboxならではかも。Dropboxをスマホでも使いこなすことで、自分自身のお仕事力も、チーム力も高まりそうですね。

【Part2】 お仕事大好き女子ならではの「Evernote」の使い方

「Evernoteなしじゃ生きて行けない」

ベンチャー女子からそんな声まで聞けた「Evernote」。
いまや男女問わず、お仕事ライフハックに欠かせないサービスなのでは。

「メモは基本Evernote。プロジェクトごとにノートをつくっていて、議事録やブレストの内容・打ち合わせのアジェンダなどを、そのノートに連続で付けて管理している」

いつでもアクセスできる場所にプロジェクトの一連の情報がまとめてあると、打ち合わせの時も、資料作成の時も、何気なく考えを巡らせている時にも便利ですよね。

「普段の生活の中での気付きやひらめきを仕事に活かしやすくなった。何か思いついたら、すぐにEvernoteにメモして、仕事でパソコンに向かっている時に、見返す。デスクに向かっていない時に考えがまとまってくることもあるから、まとまってきた瞬間を逃さずにメモに残したい」

ちょうど寝ようとしている時に、いいこと思いついちゃう時とか、ありますよね。そんな時、いちいちパソコンを立ち上げるのは大変だけど、すぐそばにあるスマートフォンなら、すかさずメモできます。

ほかに、こんな使い方をしている人も。

「Evernoteを自分のマニュアルにしてる。旅行とか、仕事の進め方とか、一回やったことのやり方をまとめて、二回目以降スムーズにこなせるようにマニュアルとしてリストにしちゃう。例えば、一回立てた企画のテンプレートを残しておいて使えるようにしておけば、二回目以降は、そのテンプレートに沿って項目を埋めて行けば、作業の順番とか、盛り込むべき項目とか、内容と関係ないところで迷うことがないし、気になるレストランなどをリスト化しておけば、検索の工数が減る。『実家に帰省する時の準備』などの作業項目のリストもある(笑)」

さすがはお仕事大好き女子、脱帽です。プライベートでも抜かりありません!

また、Evernoteで「日記」を付けている人も。

「ほぼ毎日Evernoteで日記を付けてます。大事な意思決定をする時は、後でいつでも振り返れるようにしたいし、いつでも付けられるので、続けやすい。写真も挿入できるので、仕事だけじゃなくて、毎日食べたものの日記とか、ライフログを付けるための、自分専用のブログのような使い方もしています」

確かに、他人に公開せずにライフログをつけられる場所として、Evernoteは最適かもしれません。

このように、議事録、アジェンダ作り、メモ帳、マニュアル、日記帳、などいろんな用途で使えるEvernote。 そんなEvernoteを用途に合わせて便利に使うために、いろんなサポートアプリが出ています。今回インタビューした女子の中には、なんと14個ものEvernote関連アプリをインストールして使い分けている強者女子も。

「日記は、以前はPostEverを使ってて、いまは EverGear。UIによって好みがわかれると思うけど、私は、ニーズによって、さまざまに使い分けてます」

これはすごい!

どうしてwordやメモ帳ではなくてEvernoteなのかというと、ポイントは3点。

  1. 文章に辿り着くまでが簡単で、ファイルを開いたり閉じたりする手間がない
  2. 全文検索が便利で、調べたいキーワードを打ちこめば、すぐに目的の記事がヒットする
  3. 自動保存されるからメモ帳の感覚で使える

シンプルな「ノート」だからこそ、いろんな使い方や使い分けがあるのですね。

<まとめ> わかりやすいシンプル機能と、応用の可能性が人気の秘密!?

今回は、お仕事大好き女子が、み〜んな使っている超王道アプリ2つをご紹介しました。

アプリを使いこなして、仕事を便利にしている女子たちからは、
「ライフハックって、これまで、環境を整えるのが難しかったり、いろんな複雑な設定をしなきゃいけないイメージだった。でも、DropboxもEvernoteも、アカウントをつくるだけで簡単に、しかも大幅に、いろんなことができるようになる。こんな簡単に仕事効率化できるなら、もっと早く使えばよかった」
という声も出ていました。面倒なセットアップなしに、すぐに使えるのが、女子にも人気の秘訣なんですね。

また、「ファイルのクラウド化」「ノートのクラウド化」といったシンプルな機能に特化しているからこそ、あまりハードルが高くなく、ユーザーに受け入れやすいのかもしれません。

使いこなせば可能性は無限大。私も今回のインタビューで、「そんな使い方したことなかったけど便利!」「そんな機能あったんだ」という使い方をいくつか改めて知りました。

一見使うのがすごく簡単そうで、何ができるか想像しやすいという「わかりやすさ」とさまざまな用途に活用できる「応用の可能性」が、人気の秘密かもしれません。


プロフィール
田中 里実

株式会社アゲハ取締役。
大学院入学と同時に株式会社アゲハを創業し、ブランディング、マーケティング、企画、デザインなどを主に担当。慶應義塾大学総合政策学部卒業。同大学大学院政策・メディア研究科修了。

株式会社アゲハ
2008年創業。「ユーザー参加型」を軸にマーケティング支援事業を展開。主な事業は以下。
■facebook/ソーシャルメディアを活用したプロモーション支援事業
■ユーザーの声からヒット商品を創る!新商品企画支援事業
■キャリアガールの”ほしい”を叶えるバッグブランド「オリヒメ」企画・販売事業

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