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自作アプリで報告書を電子化、キーの一押しで伝票処理が自動終了 超嫌いな事務仕事をダイエット! エンジニア印の特効薬 イラスト
まとわりついて離れない、ぜい肉のような日常雑務。気がつけば雑務肥満で危機的状況。「動けないっ」「つぶされるぅ〜」……そんな悲痛な叫びも今日を限りでおさらば!あなたの新陳代謝を促す、画期的な特効薬をお届けしよう。
(取材・文/ハタジュン 総研スタッフ/山田モーキン イラスト/岡田丈)作成日:05.12.21
Part1 これでスッキリスリムな仕事に! エンジニアのための4つのダイエット特効薬
 エンジニアを生業とする者にとって切っても切れない厄介な存在、それが本来業務以外の事務仕事。めんどくさい、やる意味あるの? オレはヒマじゃないんだよ!……などと主張をしても、これを抜きにして本来業務は回らないというのが現実。しかし、書類の山に押しつぶされているうちに、気づけば肝心の本来業務にレッドカード!

 そこで今回、500人のエンジニアに対して、できればやりたくない「事務仕事」について徹底調査。
 その結果、エンジニアが心底憎む、事務仕事ワースト5が判明。
 確かにこれらの業務、忙しいときに舞い込むと思わず悲鳴を上げたくなる。どれもこれも単純作業ではあるものの、ちりも積もればなんとやら。

 心身も日々のスケジュールも、パンパンに肥大しきるのはケガのもと。日々の業務をスッキリ、スマートに保つため、調査によって手に入れた特効薬をお届けしよう。
エンジニアの嫌いな事務仕事ワースト5
ダイエット特効薬その1/「オート化」−エンジニアの知恵と技術を総動員。面倒な作業はオート化すべし!
処方/市販ソフトと連携したアプリをつくり、手作業の軽減、業務の徹底見直しと電子化、管理資料などの手順をすべて整理!これまでの面倒な工程を、できるだけ減らすように試みた。(ソフト開発・32歳) イラスト
効能
作業時間大幅短縮! だれにでも簡単に理解、操作できるため、無駄な作業やミスが減った。さらに仕事の引き継ぎも明快に。アプリなどは汎用性や運用を考えて技術を工夫して作成するので練習にもよい。
ほかにもこんな特効薬
処方 スクリプト言語を駆使して事務処理を極力自動化(石油製品開発・30歳)
効能 出勤してEnterキーを押すだけで、退社時間までに雑務完了! 本来業務に集中できます。
処方 Excelマクロを徹底活用。周囲にも協力してもらい、自作のものを扱いやすくバージョンアップ。(システム開発・28歳)
効能 業務報告書作成にかかる手間や時間が3分の1程度になった。ばかばかしい作業が減ったため、優先しなければならない仕事への集中力が持続!
処方 簡単な処理や繰り返し処理などはプログラム化して、手間となってしまう手作業を極力なくす。(製造・25歳)
効能 複数個所に入力していた処理が1カ所でよくなった。転記ミスもないので、確認作業も不要に!
ダイエット特効薬その2/今がチャンス!「本来業務が煮詰まったとき」を徹底的に活用すべし!
処方/午後のテンションが高まる時間を事務作業にあてる。(損保システム開発・36歳) イラスト
効能
停滞気味の午前中から事務処理をするよりも断然効率よく、ミスも少なくなった!
ほかにもこんな特効薬
処方 朝イチや昼休みの後、眠気で集中力散漫になってしまう時間を利用して簡単な事務仕事を処理。(SE・29歳)
効能 つらい残業が減った!眠気覚ましにもなり、本業の効率UPにつながる。
処方 本来の仕事の集中力が切れてやる気がなくなってしまったとき、一気に事務仕事を片付ける。怒りに任せて作業する。(通信・29歳)
効能 あっという間に終わる。あるいはあっという間の出来事のような気持ちになる。
処方 機械の処理の待ち時間などを徹底的に利用して、効率よく作業をこなす。どんな空き時間も無駄にはしない!(電気機器メーカー・33歳)
効能 無駄な残業時間が激減。簡単な作業は本来業務の気分転換にもなるため一石二鳥!!
ダイエット特効薬その3/最初が肝心!自分なりの雛形を作成し、のちの業務を減量すべし!
処方/報告書作成後、類型化してデータを保存。のちに同種の報告を求められた場合、そこからの引用、応用が利くので非常に便利。(コンサルタント・27歳) イラスト
効能
時間的な無駄を省けたことはもちろん、精神的な負担が軽くなり、業務成果の完成度もUP!
ほかにもこんな特効薬
処方 日報の提出義務があるわけではないのだが、毎日作業メモを作り、それをまとめて週報としている。のちに問題が発生したときに、相手の発言などをメモっていると解決に向かいやすくなる。(ソフト開発・31歳)
効能 1週間分まとめて作成するよりも具体的な問題が記されているので、知識データベースとしても利用できる!
処方 いつも使っている部品、金額、発注先などのリストを作っておくと、無駄な時間を食わずにすむ。納品先の会社ごとのリスト作成はかなり使える!(自動制御盤設計・28歳)
効能 前回と同じ仕様で……と言った場合に迅速な対応ができる。効率がUPと同時に信頼度もUP!
処方 メール対応に多くの時間をとられてしまうため、事前にテンプレを用意しておき、基本的にはそれで対応。面倒なメールは後に回して、通勤途中などに考える。(プロバイダ開発・28歳)
効能 メール対応が本来の業務に与える影響が少なくなった。
ダイエット特効薬その4/準備万端小手先勝負? 三十六計逃げるに如かず? チカラ技で乗り切るべし!
処方/本来やりたくない作業ファイルを、自分のすぐ手の届くところに、目に付くようにして置いておき、さっさと片付けなければならない環境にする。(建材メーカー・33歳)
以前はやらなければならないとわかっていながら、どうしても後回しにしてしまっていたが、目に付くところに置いてあるとそうもいかない。すぐにすませるクセがついた。
ほかにもこんな特効薬
処方 雑用が回ってこないように、全速力で実験室に避難する!(精密機器製造業・30歳)
効能 自分にかかる負担はかなり減らすことができるが、結局他人に回しているだけなので、全体効率を考えたときには効果があるとは思えない……(苦笑)。
処方 後回しにしても内容を忘れないように、MP3録音できる機械に朝会の内容を録音しておく。
(SE・33歳)
効能 内容を忘れてしまってもあとで書類作成などの対応が利くし、自分が作業をできないときは、ほかの仲間に音源を渡して作業を任せることができる。
処方 作業時間確保のために、会社の近場に住む友人宅に泊まり込み、通勤時間を減らす。
(ソフトハウス・28歳)
効能 通勤時間1時間半が45分に短縮されるため、その45分間を雑務にあてることができる!
Part2 エンジニアにとって、“適正な事務仕事の比率”とは?
 社会人として働いている以上、好き嫌いは言っていられない! しかし、本来業務を圧迫し、責任をまっとうできなくなるのは悩みの種。そこで次に500人のエンジニアたちに、本来業務と“できればやりたくない”事務仕事の、現実と理想の作業比率を尋ねてみた。
事務仕事の現実と理想
 グラフを見れば一目瞭然。アンケートの結果、現実の事務仕事の、全体業務に対する割合はおよそ3割程度。その一方、実に多くの回答者が本来業務を100〜90%にしたいと強く願っていることがわかった。多忙なエンジニアが日々のぜい肉業務をいかにもてあましているかという現実が、この数字に表れている。
役職別
 こちらもなかなか興味深い結果となった。主任、係長、課長と昇進しても、心はやはり「現場」にあるようだ。たしかに、役職を昇るほどに技術ではなく机上の業務が増えてくる。アンケートの結果からは、「自分の技術を高めたい」、そんな彼らの熱い自己実現への思いが伝わってくる。どんなにエラくなっても、エンジニアの魂は永遠に不滅!なのかも。
企業規模別
 こちらはデータ表示していないが、従業員1000人以上の大企業の、全業務に対する事務仕事比率が約34%であったのに対し、従業員10人以下のベンチャーの数値は約33%。
 意外なことに企業規模で見た事務仕事の比率には、それほどの差異は見られない。しかし、少数精鋭部隊のベンチャーと、多くの部署で構成された大企業。両者の雑務の割合が、まったく同じような構造にあるとは考えにくい。打ち出された数字に差異はなくとも、その雑務内容には大きな違いがあるのではなかろうか?
Part3 ベンチャー・大企業に勤務するエンジニアそれぞれの事務仕事ダイエット術
 先述したように全体業務に対する、事務仕事の比率に大きな差異は見られなかった少数精鋭のベンチャーと大企業。ではその事務仕事、雑務の中身に果たして違いはあるのか? そこでベンチャー・大企業それぞれに勤務するエンジニアから、事務仕事の具体的な内容と、そのダイエット法について伺ってみた。
事例1:ベンチャーならでは!手作りメモで事務仕事をダイエット
関本さん ◆関本さん
大手企業より昨年10月から転職を果たす若きSE。Web系システム構築にくわえ、保守、メンテナンスなど2つの業務を並行、多忙な毎日を送っている。本来業務はもちろんのこと、職場の事務仕事、雑務など、細かな面でも頼られることの多い縁の下の力持ち的存在。

◆株式会社プリューデンス
2002年の創業以来、開発を手がけるIT関連会社。事業の主軸は“システム開発事業”と“Web企画開発事業”の2つ。20代で構成された12人の社員の結束は大変固い。(www.prw.co.jp/)
■メアドの発行にサーバ管理、PCの手配まで……。ベンチャーならではの、“幅広い”事務仕事

 この職場にきてまず驚いたのが、請求書の発行ですね。
「え?ボクらがやらなくちゃいけないの?」って(笑)。
前の会社では、いってみれば雑務が本来業務みたいなものだったんですけど、経理がいましたから請求書の発行なんかはやったことがなかった。
 少人数でやっていくということはこういうことなんだなあって実感しましたね。

 もちろんそれ以外にもいろんな雑務があります。メールアドレスの発行や、サーバの管理なんかもそうですね。
新人社員やアルバイトが入ったときのパソコンの手配も、厳密にはシステムエンジニアとしての本来業務とは言いがたいですから、それもやはり手間といえば手間です。

 当然必要なパソコンが足りなくなることもあってそんなときはパニックです(笑)。急きょ社員やアルバイトに声をかけて、どっかに余っているパソコンないか?ある?じゃあそれ会社で買うよ!っていう、そういうことをしなくちゃなりません。しかも予算の関係がずっしりとのしかかってきますからね、なんでもいいというわけにもいきませんし……。
 とにかくコストはボクたちにとって最重要問題。あるものはなんでも使います。だから手間が多いし雑務も増える(笑)。

■とにかくメモ!それが会社の事務作業のマニュアル本に

 とはいえボクも大きな仕事にあたっているときは身動きが取れません。そういうときはやはり少人数の企業ならでは、「あいつ今忙しいから、こっちでやるか」と……。
 同僚の状態がわかるからこそ助け合いの雰囲気が自然に生まれますね。

 ボクが意識しているのは、基本的なことですけど「メモを取る」ことです。
 聞かれたこと、調べたこと、物事の手順やパスワードなんかも、事細かにメモします。  クセがつくまでは面倒を感じるかもしれませんけど、こうやってひと手間かけることで、かなり業務がスムーズになりますね。

 メモをしていれば、同じことを聞かれたときに調べる手間が省けますし、新人に読ませることもできます。合理的にやるという意味ではこれが非常に役に立っていると思いますね。
株式会社プリューデンス
メモは会社の「重要書類」。なのでパスワードをかけて厳重に保管
株式会社プリューデンス
1つ1つの細かいPC機器、書類管理も重要な事務業務
事例2:大企業ならでは!自作ツール活用で事務仕事をダイエット
◆大手自動車メーカー勤務・Aさん(30歳)の場合

■“大企業”のルールに縛られた事務仕事

 大きな企業って、これは必要ないんじゃないの?っていう作業も多いんですよ。とりあえず決まりだからやっとけっていうね。
 一日の自分の行動……例えばメール対応にこれくらい、Aというプロジェクトにこれくらい時間をかけました、移動時間は何分で……。
 これをエクセルの表を使ってデイリーで書けという。時間としては10分にも満たない作業ですけど、毎日ですから思っている以上に精神的な負担になるんですよ。でも、せっかく作ってもだれもチェックしてないんです(笑)。それなのに決まりだからやらなくちゃならない。これほどバカらしいと思えることはありません。

 上司のプレゼン用の資料作りなんか下っ端の僕らが作ります。こういうのは時間があればあるほどいいものが作れる、こだわろうと思えばいくらでもこだわることができるんですよね。でもそんなことしていたら自分の本来の業務の妨げになってしまいますからね。
 まず納期直前に動き出し、納期ギリギリに上司に見せて、それで乗り切る(笑)。「時間がないからここまでとりあえずこれで」みたいな程度でうまく収められるように立ち回っています。

■小回りを利かせるための、事務仕事とは?

 作業時間の大幅ダイエットといえば、一度自分のためだけにツールを作ったことがあります。
 PCのログアウト時間とログイン時間で勤務時間を管理するものなんですけど。
 通常は個人個人が出勤退勤の状態をエクセルに記入しておくんですよ。でも、毎日はなかなか記入できないじゃないですか。
 だから、面倒なんで勤務状態が一目瞭然になるツールを自作しました。
 そうしたら課長が「それ、オレにもくれよ」と……。そこからうちの部署内にばらまかれて(笑)。「えー。そういう話だったらもうちょっとカッコよく作ったのに」みたいな(笑)。
 けっこうそれは好評でしたよ。うれしかったですね。効率化も図れたし……。

 融通の利かない大企業の中で、どれだけ小回りを利かせるか。
 優先順位を考えたり、適当なところで切り上げたり。そこに頭を使っていかなければいけないんでしょうね。いろいろと制限も多いですけど、例えば毎日のドキュメント作成で培った文章力が、プレゼンや報告書作成に役立つこともありますし、なんでも役立つと思ってやらなくちゃ続きません(笑)。
 エンジニア枠外の働きを、日々こなしていかなければならないベンチャー企業。手続きとルールと制約に、がん じがらめの大企業。
 同じ雑務ではあるが、その内容には、ベンチャーにはベンチャーならでは、大企業には大企業ならではの苦悩が あった。
先述した4つの特効薬とともに、対極にあるおふたりの語ったダイエット法、ぜひとも参考にしてほしい。
コラム    事務仕事の可視化で効果アップ!一歩上を行く事務仕事ダイエット術
 これまで紹介してきたダイエット術の数々に、プラスアルファでさらに一歩上を行くテクニックを大公開。経営改革、意識改革に精通したコンサルタントの唐澤さんから、目からウロコの特効薬を伺った。

■スケジュールや作業プロセスの“可視化”とは?

 エンジニアを取り巻く環境は多種多様ですが、最近はリストラで人が減った分、技術にのみ没頭しているということができなくなってきています。ですからひと昔前に比べても、たしかに煩わしい時間は増えているでしょうね。

 しかし技術屋さんというのは、自分のやりたいことだけ一生懸命やりたがる傾向がある(笑)。
 ですから、自分のやるべき業務以外のこととみなした仕事に関しては、大げさに言えば「自己実現の邪魔になる」……なんて思いを抱いてしまうこともあるんですね。
 つまり「やらされ感」が非常に強い。「やらされ感」というのはつまり「他責」ととらえてしまうことです。
 だからこそ不満もストレスもたまりやすいんでしょう。

 でも忘れてならないのは、仕事を取り巻く環境は変わっていく、ということです。
 現在はエンジニアが思っている以上に、エンジニア本来の業務領域は広がっています。
 ここからは雑務だろうと思っていた仕事も、時代の流れによって、エンジニアとしての本来業務として、なくてはならないものに姿を変えています。
 だからこそ必要なのは意識改革。

 とくに具体案としてお勧めしたいのは、スケジュールや作業プロセスの“可視化”ですね。
 いま自分はどんなことをして、どれにどれだけの時間がかかっていて、作業を阻害するボトルネックになっていることは何か?と「気づく」ことが大事です。
 そういう小さなことをきちんと「見える」ようにしていけば、上司はそれを「診(み)て」くれます。時間がかかっているのはどこだ? じゃあどうすればいい? 
 プロセスの「可視化」を図るだけで、次になさねばならないことがどんどんわかってきます。
 ボトルネック部分を明確にしていくことで、作業は確実にスピードアップします。

唐澤修一さん
唐澤修一さん
財団法人 社会経済生産性本部 コンサルティング部 リーダー・コンサルタント
大手大企業から中小企業に至るまで、経営革新といった全社改革活動から、技術部門や生産部門における機能別革新活動など、幅広い革新活動を支援。特に、改善チームの「やる気を引き出す」コンサルティングなど、風土改革の支援においては、顧客から高い評価を得ている。
■時間を創出した後の作業

 「やめる」:不要な会議ならもういっそやめてしまおう、その代わりにこの時間にあてましょう。
 「統合する」:この作業とこの作業は重なる部分も多いから、統合してしまいましょう。
 「置き換える」:かさばるだけの書類なら、メールにして一括送信してしまいましょう、複雑なものはすっきりと簡略化していきましょう……。
 次に大切なのは時間が「創出」できたら、そこで終わりにしてしまわないことです。
 空いた時間ができたらどう使うか。なんの作業にあてていくか。イメージを膨らませて、せっかく生まれた時間を「生かして」いかなければ。

 もちろんこれは個人でできるものとできない部分がありますね。ですがそこが肝心で、個人では少々ムリでも、もう一歩突っ込んで追求していけば、必ず突破口があるということです。

 自分ひとりの策を小石にたとえれば、それを水に落としてみなさい、ということですね。ポチャンとやったところから波紋が広がって、全体に影響を与えるように。
 例えば事務処理用のアプリを自作して部署内に配布する。これは波紋です。
 書類をマニュアル化してだれでも活用できるようにする。これも波紋です。
 あなたがた一人ひとりの知恵を投入して、全体を少しずつゆっくりと変えていく。
 それが根本的なダイエット法なのではないでしょうか。
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  山田モーキン(総研スタッフ)からのメッセージ  
山田モーキン(総研スタッフ)からのメッセージ
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今こうして500人のエンジニアの方の「事務仕事ダイエット法」を眺めると、日常の業務風景が目に浮かびました。多忙な日々の中で苦心しながら、少しでも効率的に仕事をこなしたいエンジニアの強い意思を感じ取ることができ、私自身、ぜひ見習いたいと心を新たにした次第です。
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