ビジネスシーンでもプライベートなやり取りでも、念書が交わされる場面があります。ビジネスパーソンとして働く以上知っておきたい文書の一つです。お互いの約束について時に重要な役割を果たすこともあるため、念書を用いる際にはミスは許されないものと認識したほうが良いでしょう。今回は例文も交え、念書についてわかりやすく紹介します。
念書ってなに？
念書とは、一方がもう一方の当事者に対し約束した内容を明記して差し出すものです。後日、約束をした証拠として念のために書き写しておくという意味合いの文書になります。約束した内容以外にも、どのような条件か、約束が果たされなかったときの対処はどうするのかなどについて記載されたものもあります。誓約書に近いもので、差し出す側の署名と捺印が必要です。契約書との大きな違いは、「契約」というお互いが対等な立場で拘束し合うというものではなく、一方的に約束するという側面がある点です。そのため署名、捺印も念書の場合は差し出す側のものだけで良いということになります。会社で使うものの場合は、テンプレートが準備されていることがほとんどです。基本的に、念書によって法的拘束力はありませんが、契約を交わしたという証拠にはなるので、万が一裁判で争うことになった際は重要な文書として取り扱われます。
念書を交わすタイミングとは
基本的に念書を交わすタイミングは契約の前になります。念書を交わし、契約、その後に約束という形になるので、相手に約束しようという気持ちがあれば念書を交わせるといえます。念書の取り交わしに専門家による確認などは必要ありませんが、改めて契約書として効力を持たせる場合は、弁護士など専門家に相談し内容や書式をチェックしてもらうと良いでしょう。間違いやミスがあった場合は効力が認められないということも考えられるので注意が必要です。
念書の書き方
念書の書き方は表題を「念書」にします。そして「約束履行者氏名」「履行されるものの氏名」「履行する年月日」「場所」「約束内容」「念書作成日」を明記し、署名捺印という形になります。一般的には、「以下事項を確実に履行することを約束します」「以下内容を厳守することを本書面をもってお約束いたします」などの文面の下に約束する項目を明記する形です。その場合、約束内容は曖昧な表現を使わず、端的且つ明確に書きます。期日や条件なども明確にし、場合分けが必要な時はどのような場合にどうするのか書いておきます。また、内容は常識的に考えて実行できるものであることや、公序良俗に反しないことが重要です。
念書の効力ってどのくらいあるの？
念書は当事者同士の約束を、明確にするものなので約束を守らなかったとしても強制的に対処することはできません。また、念書の内容が公序良俗に反するものや、法律違反である場合、何の意味も持たないというケースもあります。もしも、念書で交わした内容に関して裁判で争うようなことがあれば、証拠として機能することもあるので、その場合は法的な意味合いを持つでしょう。裁判官が過去の出来事を推測する手段として用いられることになり、裁判結果に影響を与えることになります。そして念書で交わした約束を果たす義務があるかどうかは裁判結果によって決められます。しかし、契約書とは違い念書は一方的な性質がある分、念書だけをもとに裁判を起こすということは難しいというケースもあるでしょう。さらに、契約に念書をつけて作成する場合は注意が必要です。正しい内容でなければ契約内容との違いを指摘されトラブルを招くという事態になりかねません。念書がマイナスに働くという事例もあるため慎重に正しく作成しましょう。
汎用的な例文
念書の内容にはさまざまな種類がありますが、代表的なものを4つの例文として取り上げます。
1、就業違反に関する念書。「私は二度と就業中に下記行為をいたしません。もし反した場合自ら職を辞する決意です。懲戒解雇処分になったとしても不服申し立ていたしません。1.就業時間に遅刻をする。2.就業時間内に私的な要件を行う。3.怠慢な態度による職務遂行。」
2、無断欠勤による始末書代わりの念書として用いる場合。「私は二度と、事情もなく無断で会社を休むことをいたしません。これに反した場合、懲戒解雇処分になったとしても不服申し立ていたしません。」
3、金銭借用に関する念書。「借用しました金銭○○円につきましては○○年○月○日までに必ず返済いたします。」
4、賃貸契約に関する念書。「○○マンション○○号室の家賃を家主、 ○○様に○月○日までに全額支払うことをお約束いたします。」
上記のような内容に、「念書」という表題と差し入れる相手の名前を明記します。最後に、念書作成日、自分の住所、名前、捺印が必要です。会社で書く場合は、テンプレート確認や、先輩、上司によるチェックを怠らないようにしましょう。
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