恥をかかないための報告メールの基本ポイント【日本語・英語例文つき】

ビジネスメールは、仕事の進捗やトラブルの報告、受注や達成といった業務連絡だけでなく、結婚や退職を伝える際などさまざまな場面で必要となります。そのため、それぞれのシーンに合わせた報告ができるようにしなければなりません。特に、基本的なポイントは知っておいた方が良いでしょう。そこで、よくある報告のポイントと例文を紹介します。

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画像:ぱくたそ

仕事でよく使う報告メールの例文

<社内向け>

・営業やプロジェクトの進捗報告

お疲れ様です。営業部の○○です。
○月の受注目標について、○月○日現在の進捗状況を報告いたします。
目標:○万円
現状:○万円
達成率:○%
前月比:○%
今月好調の要因:アポイント獲得率が前月比20%アップし、また、商談率も5%アップしたため。
来月以降の見通し:来月分の受注見込みは○万円で、○万円マイナス見込み。このため来月分の仕込みとして、○件の訪問を今月中に行う予定です。

ポイント:与えられた目標や達成率、好調(不調)の要因などを相手に伝わりやすいように簡潔に書くことです。

・受注報告

お疲れ様です。営業部の○○です。
○○の受注について下記の通りご報告いたします。
本日、○○会社の○○様より○○円の受注をいただきました。
今回の受注により、今後~が期待できるものと思われます。

ポイント:受注を受けた日時や取引先、今後の見通しなどについて明確に記載することです。

・会議報告(議事録)

お疲れ様です。○○部の○○です。
○○会議の結果について、以下の通りご報告いたします。

課題:○○の販促プランについて
日時:平成○年○月○日(○曜日)○時~○時
場所:第1会議室
参加者:○○、○○、○○
決定事項:○○
宿題:・○○についてのデータ出し(○月○日まで。担当:○○)

ポイント:課題や参加者、決定事項等をわかりやすく書くことです。

・納品完了報告

お疲れ様です。○○部の○○です。

○月○日に○○株式会社の○○様より受注いただきました「製品」について、

本日、予定通り納品することができました。

納品数:○個

納品番号:1234

ポイント:納品先や納品日、納品日に遅れがなかったかなどを簡潔に記載することです。

・トラブル報告

お疲れ様です。○○部の○○です。○○のトラブルについてご報告いたします。

事実:web上での商品購入不可(○月○日○時~○時)

原因:販売期間の設定ミス

現在の状況:販売期間を再設定し、購入可能な状態

影響範囲:該当期間中に商品を購入できず問い合わせをしてきた方への報告は完了済

今後の対応:ダブルチェックの実施

ポイント:トラブルが起こった原因を明確にし、現在の状況と今後の対応について述べることです。

<お客様(社外向け文例)>

・進捗報告

平素よりお世話になっております。○○株式会社○○部の○○です。
○○プロジェクトについての、○月○日現在の進捗状況についてご報告申し上げます。

全体の進捗状況:予定通り
今後の課題と対策:○○に備え、○○を手配予定。

ご報告は以上となります。

ポイント:全体の進捗状況や、今後の課題と対策について簡潔に書くことです。

・トラブル報告

平素よりお世話になっております。○○株式会社○○部の○○です。

この度は弊社の○○において発生したトラブルにより、
多大なるご迷惑をおかけいたしましたことを深くお詫び申し上げます。
ここにトラブルの原因と今後の対策方法について、ご報告させていただきます。

トラブルの状況:発注商品の納期遅延
トラブルの原因:生産システムの故障
今後の対応と再発防止策:システムの定期的なメンテナンスを行う

今後このようなことが再発しないよう努めて参ります。

ポイント:まずお詫びを申し上げること。また、トラブルの状況や原因、対応などについて簡潔に述べることです。

結婚・出産・入退社…人生節目のタイミングで送る報告メールの例文

結婚・出産・入退社…人生節目のタイミング_イメージ画像

画像:ぱくたそ

・結婚報告

お仕事中失礼いたします。○○部の○○です。
私事で恐縮ではございますが、このたびご縁があって入籍いたしました。
結婚式はごく身内だけで行う予定です。

まだまだ未熟ではございますが、仕事と家庭を両立できるよう努めて参ります。
今後とも、変わらぬご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。

ポイント:結婚後に仕事をどうしたいのかを上司にハッキリ伝えることです。

・出産(産休)報告

お疲れ様です。○○部の○○です。
私事ではございますが、○月○日より出産休暇をいただくこととなりました。
育児休暇と合わせて○カ月ほどお休みをいただく予定となっております。
引継ぎは○○さんにお願いしています。
妊娠中はご迷惑をおかけしたにもかかわらず、温かく支えていただき本当にありがとうございました。

育児休暇明けには元気に復帰したいと思いますので、またよろしくお願い申し上げます。

ポイント:いつから休みに入るのか、だれに引継ぎをしているのかをきちんと伝えることです。復職予定は保育園の確保状況などによって変わることがあるため、おおよその目安として伝えましょう。

・入社報告

はじめまして。○月○日より○○課に配属された○○と申します。
在学中は、○○大学で○○を専攻していました。

初めての仕事でご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、
精一杯努力いたしますので、ご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

ポイント:内容を簡潔にまとめることです。

・退社報告

いつもお世話になっております。○○部の○○です。
私事で恐縮ではございますが、今月末で退社することとなりました。
後任は同部署の○○が務めさせていただきます。

○○様には大変お世話になりました。心より感謝申し上げます。
○○様のさらなるご健勝と、ご活躍をお祈り申し上げております。

ポイント:退職日と後任者を明記することです。

英語で報告メールを送る場合の例文

<社内向け文例(一例)>

・営業やプロジェクトの進捗報告

件名:Progress Report (April 1, 2017): ○○ Project

本文:

Current status of the ○○ Project is below.

Completed
- Market research
- Design decision for ○○

Issues/Comments
- Project on time

ポイント:件名で何のメールであるかをはっきりさせること、また最初におおまかな状況を伝えることです。

・受注報告

件名: New order from ○○ company

本文:

I am happy to inform you that we have received a new order from Mr. ○○of ○○ company,
Order details are as below.
Item: 10 sets of ○○.
Delivery Date:

We expect that this order will positively effect our future sales.
I would especially like to thank Mr. XX of XXX Division and Ms. YY of YYY Division. Without their cooperation, this order would not become reality.

ポイント:件名で受注したことの報告であることを最初に明確にし、内容を簡潔に報告すること、また自分の嬉しさとともに、社内協力者への感謝の気持ちを伝えることです。

・会議報告(議事録)

件名:Meeting Minutes (○○ Project, April 1, 2017)

本文:

Please find below minutes and decision items from our meeting on April 1st.

  1. Attendance:○○,○○,○○
  2. Date and Time: April 1st, 2017; 13:00 – 14:00(JST)
  3. Agenda:
  4. Items Discussed:
  5. Decision Items:

ポイント:決定事項ややるべきことをきちんと記すことが大切です。あいまいな書き方はしないように気をつけましょう。

・納品完了報告

件名:Delivery Completion (○○ Company)

本文:

Delivery for the following order has been completed.

Client / Person in Charge: ○○ Company / Mr.○○

Order No:

Order Items / Quantity:

Date of Delivery:

ポイント:予定通り納品できたかどうか、どのような注文だったかを分かりやすく伝えることです。

・トラブル報告

件名: Delay Report (Order No: )

本文:

A delay to ○○ has occurred. Details are as below.

Order No:
Order Items / Quantity:
Scheduled Date of Delivery:
Modified Date of Delivery:
Delay Reason: System failure
Current Status: System restore. Delivery completed.
Action: In order to prevent similar delays, frequent maintenance will be conducted.

ポイント:トラブルを報告する場合は、発生原因や対応状況を簡潔に伝えることが必要です。

<お客様(社外)向け文例(一例)>

・進捗報告

件名:Progress of ○○ Project (April 1, 2017)

本文:

I hope this email will find you well.

The project ○○ is progressing smoothly. Currently, everything is on schedule.
I will keep you updated with the progress frequently.

ポイント:相手が読みやすいよう、最初に全体の進捗状況を伝えるようにしましょう。お客様から要望がある場合、詳細事項を書きましょう。

・トラブル報告

Thank you very much for your order of ○○, and so sorry for the delay of delivery due to system failure.

We are expecting to ship your products by April 3, 2017.
Our computers are on a comprehensive maintenance now. We will do our best to assure that such a trouble will not occur again.

We appreciate your understanding. We will inform you as soon as the shipment has been completed.

ポイント:まずトラブルを発生したことをお詫びし、原因や対処方法について簡潔に伝えます。

まとめ

仕事の進捗状況はもちろん、結婚や産休などさまざまな報告に必要となるビジネスメール。報告内容によって、それぞれポイントがあります。ここに紹介したポイントや例文を、ぜひメール作成に役立ててみてくださいね。

監修者:バシャラ セルダル(キャリアカウンセラー)

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トルコ・イスタンブールのボアジチ大学にてエンジニアリングを専攻し、トルコホンダ工場の立ち上げに携わる。その後、来日し国際大学にて MBA を取得。キャリアカウンセリングに加え、ビジネスマナーにも精通。

ゴールドマンサックス、他の企業での勤務後、外資系転職コンサルタント・経営コンサルタントとして独立。日本語を流暢に話し、サッカーと合気道が趣味の親日家でもある。

文:リクナビネクストジャーナル編集部

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