メールの「TO/CC/BCC」の使い分けって?違いと使い方を知っておこう

電子メールに、送信するアドレスを入力する欄が3つあるのを知っていますか?

「To/Cc/Bcc」の3つの入力欄のうち、一番使うのは「To」=メインの宛先ですよね。では、「Cc」「Bcc」って何だかわかりますか?2つの違いは何でしょうか?

今回は、知っておくと便利な「To」「Cc」「Bcc」の使い方をご紹介します。

メールの「TO/CC/BCC」の使い分けって?違いと使い方を知っておこう_イメージ画像1

TO/CC/BCCとは?それぞれの意味と違い

・「To」はメインの送信対象を指す

「To」はメインの送信対象を指し、メールソフトによっては「宛先」と書かれている場合があります。

例えば「山田さんにメールを送りたい」場合は、山田さんのメールアドレスを「To」に記入します。また、複数人のメールアドレスをToに記入してメールを送ることもできます。

・「Cc」はメールを共有しておきたい相手に使う

「Cc」は「Carbon Copy(カーボンコピー)」の略称です。Ccに入れておくと、メインの送信対象に送るのと同じメールを同じタイミングで送ることができます。

Ccに追加するのは、「メインの送信対象ではないが、このメールのやり取りを共有しておきたい」相手。仕事の進捗共有の一貫として、上司やプロジェクトメンバーなど、メールを見てもらいたい人をCcに入れておきます。例えば「山田さんとのやり取りを、鈴木さんにも共有しておきたい」場合は、鈴木さんを「Cc」に追加します。なお、Ccに誰が入っているかは、全員に開示されます。

・「Bcc」は、“他の人に知られずに”メールを共有しておきたい相手に使う

「Bcc」は「Blind Carbon Copy(ブラインドカーボンコピー)」の略称です。「Blind」の名の通り、ToやCcに入れた宛先に、Bccのメールアドレスが表示されることはありません。

例えば「山田さんとのやり取りを、鈴木さんにも共有しておきたい。その様子を2名に伏せた状態で上司に共有しておきたい」場合などにBccを利用します。

何となくイメージできましたでしょうか?なお、これら3つのアドレス欄は、Gmailなどのフリーメールや携帯会社のメール機能などにもついています。

メールの「TO/CC/BCC」の使い分けって?違いと使い方を知っておこう_イメージ画像2

△TO/CC/BCCの違いがわかればメール送信もスムーズになるかも!(画像はイメージです)

CCとBCCの注意点とよくあるミス

次に、よくあるミスの例として、「Ccの入れ忘れ」「CcとBccの間違い」「Ccに関係ない人も入れている」「全返信せず、個別にメールしてしまう」の4点をご紹介しましょう。

・よくあるミスその1.Ccを入れ忘れていた!

進捗状況を共有しておきたい人をCcに入れておくことで、誰にいつメールを送ったのかを報告せずとも履歴に残せるのがCcを使うメリット。進行状態をリアルタイムで伝える役割もあります。

ただし、Ccを入れ忘れると、それらの情報の共有が全くできない状態になります。

「あの件、全く報告が無いけどどうなっているの?」と上司に聞かれて、ふとメールを見たら上司がCcに入っていなかった…なんてことにならないよう、メールを送る時はCcも確認しましょう。

・よくあるミスその2.関係ない人がCcに入っていた!

機密の度合いにもよりますが、ビジネスにおいては、案件に関わっていない人に情報が伝わってしまうのはあまり良い状況ではありません。よく聞くのが「上司の鈴木部長をCcに入れたつもりが、他部署の鈴木さんをCcに入れてしまっていた…」というケース。くれぐれも注意しましょう。

・よくあるミスその3.全員に返信せず、個別にメールを返信していた!

ToとCcを使って複数の相手とメールをやり取りする時は、なるべく「全員に返信」するようにしましょう。個別に返信してしまった場合は、それぞれで情報がバラバラになってしまい、誰がどの情報をどこまで知っているか、がわからなくなり混乱します。また、Ccに入れた相手に個別に返信をすると、メインでやり取りをするべきToの相手とやり取りが途切れてしまいます。

もちろん、意図して個別にメールを返信しているのであれば問題ありませんが、基本的には全員に返信することを意識しましょう。

・よくあるミスその4.CcとBccを間違えた!

一番注意しなければいけないミスです。社内のやり取りや、パートナーとの二社間のやり取りであればともかく、複数の会社の方々に一斉にメールを送る場合、Bccに入れるはずだった宛先をCcに入れてしまうと個人情報漏えいにつながってしまいます。そもそもそのような使い方はしない方が良いですし、使うとしても、CcとBccに入れるメールアドレスに間違いがないか?とチェックするクセをつけましょう。

CCがよく使われるシーン

Ccは社内外でのやりとりで頻繁に使用されます。例えばお客様の担当を任される場合です。

自分ひとりで担当する場合もありますが、複数人が関わるプロジェクトを任されることもあるでしょうし、担当者が2人以上つく場合もあるでしょう。そのようなときは、送信先の人だけにとどまらず社内や社外の面識のある関係者など、メールを見てもらいたい人を入れておきます。

プロジェクト案件で内容に意見があればCcに入れた人からも助言をもらえますし、他の人も情報を共有することができるメリットがあり、仕事をスムーズに進めやすくなるでしょう。

社内のやりとりも同様です。特に上司はCcに入れておくと良いでしょう。プロジェクトに直接的に関わらなくても、上司は部下の仕事を把握しておく必要があります。リアルタイムに情報が共有できますし、報告をする際にもメールの記録を元にわかりやすい報告をしやすくなります。

とはいえ、忙しいビジネスパーソンの場合、「自分はCcに入っているから(メインの宛先ではないから)」とそのメールの確認をする優先度を下げるケースもあります。Ccに入れた相手にメールの内容を確認しておいてほしい場合は、事前に個別で声掛けをしておくなど、状況に応じて対応すると良いでしょう。

BCCが利用されるシーン

Bccの利点として、Toに宛先を入れていなくてもメールが送信できることです。

ですので、例えば「複数の取引先に一斉にメールを送る」「Toの相手に連絡先を知られたくない人をBccに入れる」などの使い方ができます。

前述の通り、Bccに入れなければいけない宛先をCcに入れてしまうと思わぬトラブルにつながりかねないため、利用時はくれぐれも注意してください。

まとめ

今回ご紹介した「TO/CC/BCC」の違いと注意点をかんたんにおさらいしておきましょう。

  • 「To」はメインの送信対象を指す
  • 「Cc」はメールを共有しておきたい相手に使う
  • 「Bcc」は、“他の人に知られずに”メールを共有しておきたい相手に使う
  • 使い方を間違えるとトラブルにつながるため、利用には細心の注意を払う

いかがでしょうか。

もちろん会社によっては、メールの宛先に関してルールがある場合もあります。まずは会社のルールに沿った使い方をしましょう。もしも使い方がわからない場合は、恥ずかしがらずに先輩や上司に使い方を聞いてみましょうね。

監修者:瀧本 博史 (キャリアカウンセラー)

f:id:junko_one:20170403205808j:plain

産業カウンセラー/2級キャリアコンサルティング技能士(国家資格)。

「心のケア」ができるのと同時に国家資格者のキャリアコンサルタントとして前向きな働き方を提案し、新卒から高齢者までの一人ひとりの方へ「個性」と「適性」を尊重した、きめ細やかなアドバイスを行っている。キャリアカウンセリングに加え、ビジネスマナーにも精通。

文:リクナビネクストジャーナル編集部

Pagetop