ビジネスメールのやり取りで、相手から返信が来なくて悶々とするとき、ありますよね。「早く対応して！」と言いたくなりますが、感情を表に出さずに催促するのがスマートなビジネスパーソン。今回は、相手も自分も気持ちよく進めるための催促メールの書き方をご紹介します。
目次
催促前に確認することと送付後のフォロー
催促する前に確認する
催促メールを送る前にまず確認しておきたいのが「自分は本当にメールを送っているかどうか」「送ったのであればいつ送ったか」です。メールを送ったつもりでも、実は下書きフォルダに入ったままだったり、通信環境の影響で届いていない可能性もあります。まずは自分に落ち度がないか確認しましょう。
催促メールを送るタイミングと送付後のフォロー
返信が欲しい、対応してほしい、というとき、催促のメールはいつ頃送るべきでしょうか？
前提として、メールは24時間以内に返すのが一般的なマナーです。とはいえ、相手に返信できない事情があるのかもしれません。「3日返信が無かったら」「○日までに対応してほしいので、その1週間前には」と区切りを決め、催促メールを送りましょう。
また、メールを送る時間帯は、なるべく午前中に送るのがおすすめです。メールを見た相手がその日中に対応できる時間的な余裕を持たせておくためです。
急ぎの場合は、メールを送った後に電話でフォローをすると良いでしょう。メールが届いていなかった、または相手のメール確認が漏れてしまった、というトラブルを避けることにもつながります。
お客様への催促メールの例文／押さえておくべき5つのポイント
まず前提は、感情的にならないことです。感情的になり、相手の気分を害するのはスマートではありません。少し下手に出るくらいの気持ちで書きましょう。
例）お客様から御申込書が届かないため、催促をするケース
NG例「先日御申込書をお送りしましたが、まだご返送いただいておりません。早く送ってください。」
OK例「○日に、御申込書をメールにてお送りし、ご返送をお願いしておりました１がご確認いただいておりますでしょうか。
○日まで２にいただかないと作業に着手できないため、ご指示の納期に間に合わない可能性がございます3。念のため御申込書を再送いたします4ので、ご確認をお願いできますでしょうか。
なお、すでにご返送いただいていた場合は何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。5」
ポイントは下記の５つです。
２．いつまでに対応してほしいのか、期限を具体的に提示する
３．催促の理由があれば、具体的に記載する
４．資料を送った場合は再度送る
５．行き違いになっている可能性を考慮した一文を書き添えておく
なお用件によっては、相手がすぐに対応できないケースもあります。その場合は、「すぐのご対応が難しい場合、進捗状況をお教えいただけますと幸いです」などと伝えると良いでしょう。
さらに、メールの件名の冒頭に「※ご確認」「※再送」などと付けておくと、催促であると一目でわかります。
シチュエーション別例文とNG例文
では、ポイントを踏まえ、シチュエーション別のNG・OK文例を見てみましょう。
問い合わせに対する回答を催促する
NG例「先日お問い合わせした件ですが、回答をいただいていません。早く回答してください。」
OK例「○月○日に下記のお問い合わせをいたしましたが、ご確認いただいておりますでしょうか。○日の会議の議題にしたいため、遅くとも前日までにご回答をいただけますと幸いです。」
催促しても連絡がない（3回目以上）場合
NG例「○○の件について、何度も連絡しています。いつになるのでしょうか？」
OK例「○月○日と○日にご連絡した件ですが、ご対応が確認できておりません。もしすでにご対応いただいている場合は誠に恐縮ですが、まだの場合は、まずは進捗状況をお知らせいただけますと大変幸いです。」
商品や資料を催促する
NG例「商品が届いていません。早く発送してください。」
OK例「○月○日に商品のご納品をお願いしておりましたが、まだ到着を確認できていない状況です。これ以上遅れますと弊社業務に支障が出るおそれがございます。大変お手数ですが、発送状況をご確認いただけますでしょうか。」
セミナー申し込みに対する回答を催促する
NG例「先日、貴社の○○セミナーに申し込みました。人数限定とのことでしたが、参加可能なのでしょうか？」
OK例「先日、貴社の○○セミナーに申し込みをした○○と申します。人数が多い場合は抽選とのことでしたが、参加可能でしょうか？こちらの都合で大変恐縮ですが、別の予定を調整しているため、ご確認の上選考結果をお教えいただけますと幸いです。」
書類確認を催促する
NG例「先日送った書類のご確認はまだでしょうか。内容に相違がない場合でもご一報くださいと申し上げたはずです。」
OK例「○日にお送りした書類ですが、ご確認いただいておりますでしょうか。念のため再送いたしますので、ご確認をお願いできますと幸いです。なお、大変お手数ですが手続き上○日までにご返信をお願いできますと幸いです。また、内容に相違ない場合でもご一報いただけますと助かります。」
請求書/領収書の送付を催促する
NG例「弊社の経理から督促が来ていますので、請求書を送ってください。」
OK例「今月のご請求書につきまして、弊社の経理で受理が確認できていない状況でございます。ご多忙のところ誠にお手数ですが○日までに頂戴できますでしょうか。」
お客様の未入金に対する催促メール
NG例「先月ご請求分のご入金が確認できておりません。未払いの場合、サービスを停止いたします。」
OK例「先月ご請求分のご入金が、弊社にて本日時点で確認できておりません。ご入金が滞りますと、サービスのご提供が難しくなってしまいます。すでにお支払いいただいていた場合は大変恐縮なのですが、念のため貴社の経理ご担当者様にご確認をお願いできますでしょうか。」
いかがでしょうか？なお、重複するため、一部の例文からは省いていますが、前述のポイント５「行き違いになっている可能性を考慮した一文」も入れましょう。万が一の場合でも相手の機嫌を損ねずに済みますよ。
社内の方に催促メールを送るときの例文
上司や部署内の方、プロジェクトメンバーに送るときも、基本はご紹介したポイントを踏まえると良いでしょう。
例文
○○部長／○○さん／（複数名の場合は『各位』）
おつかれさまです。○○です。
先日、○○の件で確認をお願いする旨のメールをお送りした件で、念のためリマインドをさせていただきます。
プロジェクト進行の都合上、○日までにご確認をお願いできますでしょうか。
不備・ご不明点がありましたらお伝えください。
お忙しいところ大変恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
なお、本当に急ぎの時はメールを使わず、直接口頭で伝えるようにしましょう。お客様や別の支店のメンバーであればともかく、同じ社内にいるのであれば、直接伝えた方が温度感も伝わり、スムーズなやり取りにつながります。
自分が催促メールを貰った場合の返信マナー
最後に、自分が催促メールを受け取った場合のマナーについて紹介します。
まず当然ですが、社会人としてなるべく無視しないことです。「これは催促だな」と感じたら、速やかに回答するよう心がけましょう。「返信したのに…」という場合も、メールの送信ボックスを確かめましょう。次に、丁寧な対応を心がけましょう。回答が早いのが一番ですが、雑な対応になってしまっては元も子もありません。もし、すぐ対応できない場合はいつ頃であれば回答できそうか、回答の目安時期を伝えましょう。
すぐに回答できない場合の例文
最後に
いかがでしたでしょうか？催促メールも通常のメールも、基本的なマナーは同じです。
どちらも相手にわかりやすく、返信しやすいように書くことがポイントです。催促メールの場合は期日や条件をより具体的に相手に伝え、簡潔で気遣いの感じられるメールのやりとりを心がけましょうね。
監修者プロフィール
荒川 泰子 （イメージコンサルタント）
国内航空会社にて、国内、国際線客室乗務員として乗務し、退職後はＦＩＦＡワールドカップ等国際イベントにて受付業務や、ＶＩＰ接遇を担当。その後渡英し、ロンドン大学にて文化人類学の修士号を取得し帰国。帰国後はダイヤモンドサロンにてＰＲ業務と顧客接遇を担当した経歴をもつ。
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