飲み会の幹事を失敗から学べ!幹事の時の気をつけるべきこと

 若い社員にとって、飲み会の幹事は業務の一部といってもいいでしょう。しかし慣れないうちは失敗はつきもの。先輩社員だって失敗しながら成長してきたのです。ここでは会社の飲み会でありがちな失敗や想定される失敗をまとめてみました。そのうえで、そんな失敗が現実にならないよう、注意点を紹介しています。若い幹事のみなさんはぜひとも参考にしてください。

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■ドタキャンが発生してしまい費用を負担

 飲み会の会場となるお店を予約するとき、必ず店員さんから「~までにご来店される人数をお知らせください」と言われます。そのとき一緒に「もしも当日でのキャンセルがあった場合でも予約人数分のお代金はいただきます」と念を押されることでしょう。この注意点を見逃してしまうと、後で痛い目にあってしまいます。予約の際人数を適当に伝えておいて、実際に来店した人数が全然足りていない、そんなことになるとお店側からしたら余分に作ってしまった料理が無駄になってしまうことがあります。また席を確保しておくことで、他のお客さまが来ていたかもしれないといった機会損失を生む可能性もあります。

 そういった理由で確定していた予約人数で代金を請求されてしまいます。しかし幹事の立場からすると、当日になって出席者に会費が値上がりしたとは、とても伝えられないのではないでしょうか。会社から経費を出してもらっている飲み会でも同様です。そうなると、結果、幹事が自分のミスを自分で解決する形で、不足分の代金を払うしかなくなってしまいます。そんなことにならないためにも、お店側と密接に連絡をとりながら、細かく出席人数の推移を伝え「人数を伝えるタイムリミットはいつなのか」を把握しておきましょう。そして、社内でもこまめに声をかけ、出席人数を早いうちから正確に割り出しておきましょう。

■消費税抜きで費用を回収してしまった

 割り勘で飲み会を行なったとき、会計は幹事が行なうことが普通です。しかし、レジに行ってもお金が足りない…。みんなに追加で徴収したくても、終電が近づいているため、ほとんどの人が帰ってしまった…。こんなミスの原因として考えられるのが、消費税を考慮せずに会計を計算していたことです。少人数の飲み会であれば、まだ取り返しのつくミスですが、これが大きな飲み会になればなるほど、取り返しがつかなくなっていきます。例えば、忘年会。社内はもちろん、支店などからも社員が集まってくる大きな飲み会。そこで幹事を任されたあなたは事前に会費を計算し、お金を徴収します。そこまでは上手くいっていたはずなのに、当日、いざお金を払おうとしたらかなりの金額が不足しています。消費税を考慮に入れていなかったからです。

 一人あたり3千円の飲み会だったとして、消費税は240円。もし出席者が100人いたとしたら、2万4千円もの不足額が出てくるのです。この失敗をなんとかしようにも、100人の社員全員に240円ずつ徴収するのは至難の業です。結局、頭を下げて上司の誰かに肩代わりしてもらうか、自分が被るか、いずれにせよ望ましくない解決方法です。こうならないためにも、事前に調べた金額が消費税を含んでいるのかどうか、確認しておきましょう。切りのいい金額でホームページなどに掲載されていたら、「税抜」の可能性を疑うくらいでちょうどいいでしょう。

■アクセスが悪すぎてしまった

 会場選びは、飲み会を盛り上げるために重大な要素です。どんなに仲のいい人たちと向った飲み会であっても、お店の味がいまひとつであったり、店員の態度が悪かったりしたら、一気に気分は盛り下がってしまいます。インターネットや他の社員さんからの口コミも参考にして、間違いのないお店選びを心がけたいところです。

 しかし、こうしたお店選びで、盲点があります。それは、アクセスです。会社の飲み会の場合は、アクセスがよくて会社からあまり離れていないお店を選ぶことが絶対条件です。そうしないと、さまざまなトラブルが起こり、参加者からクレームが上がってくる可能性があるからです。まず、会社から遠いと移動に時間がかかるため、早く出発する必要に迫られます。すると、仕事を早めに終わらせなければならなくなり、多くの人が仕事中、余裕をもてなくなります。また、どうしても仕事が終わらなかった人が遅れて参加したくても、辿り着くまでに時間がかかるなら出席をあきらめなければいけない状況が出てくるでしょう。同じ理由で、距離だけでなく、分かりやすさも心がけたいポイントです。お店に行くまではなんとか大丈夫でも、お酒に酔った状態で帰ろうとするとき、迷わずに駅まで行けるでしょうか。そんな店を選んでしまうと「あいつには幹事を任せておけない」と評価を下げてしまうことだってありえるのです。お店のアクセスを考慮しつつ、例え近所のお店でも分かりやすい地図を出して回覧しておくなどのケアがあると安心でしょう。

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