企業に提出した履歴書は返却される？

2017年5月29日公開最終更新日：2022年6月9日

企業に応募する際に提出した履歴書は、不採用になった場合はどのように扱われるのでしょうか。履歴書は氏名や証明写真とともに住所や連絡先、学歴や職歴が記載された、いわば個人情報の塊です。提出後の取り扱いについて不安をお持ちの方もいるのではないでしょうか。

今回は、企業に提出した履歴書の返却についてご紹介します。

【採用担当者に聞く】履歴書の返却について
履歴書が返却されても、使い回しにはご注意を

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【採用担当者に聞く】履歴書の返却について

リクナビNEXTで独自に採用担当者にアンケート調査を行い、「履歴書の返却」の有無について聞いてみたところ、約4割の方が「応募者に返却している」と回答しました。また、「応募者の要望があれば返却している」は約3割。要望があっても履歴書を返却しない企業は、全体の4分の1という結果となりました。

「応募者に返却している」と回答した企業の声

個人情報管理の意識が高まっており、企業側の「個人情報を抱えたくない」という背景から、不採用となってしまった方の履歴書は、約4割の企業が本人に返却を行っているようです。

■以前はこちらで保管期間まで保管して処分していたが、コンプライアンスの問題も考えて本人に伝えて不採用の場合は返却しています【その他　3,000～5,000人未満】

■応募者にとっては大切な書類で、当方がそのように扱っていることを意思表示する意味でも返却している【不動産・建設系　500～1,000人未満】

「要望があれば返却している」と回答した企業の声

個人情報は保持しておきたくないものの、「返却不要」という応募者もいることから、要望を確認して適宜返却している企業も多いようです。

■採用の場合は一部の資料を複写して返却しているが、不採用の場合は個人情報を残したくないため、要望を確認して返却するようにしている。返却不要ということであれば、当社で即時に細断処理して廃棄している【サービス系　100～300人未満】

■なかには「処分しても構わない」という応募者もいるので、その都度確認をしている【商社系（電気・電子・機械系）　100～300人未満】

「返却していない」と回答した企業の声

履歴書を「返却していない」理由として、「業務効率化」や「破棄の徹底」、また「返却時の紛失回避」という声が挙げられます。「返却してない」と回答した企業の多くは、募集要項などに応募書類を返却しないことを明記しているようです。

■書類を移動することで紛失するリスクが発生するので、一括して溶解処理している【商社系（総合商社・素材・医薬品他）　1,000～3,000人未満】

■採用になった場合は保管、不採用になった場合は廃棄のルールを事前に明示【IT・通信系　50～100人未満】

■電子データで受領しているため【その他　1,000～3,000人未満】

履歴書が返却されても、使い回しにはご注意を

ご紹介したアンケート結果からもわかる通り、個人情報保護の観点で履歴書の取り扱いに慎重な企業が増えています。そのため、たとえ履歴書を返却されなかったとしても、企業側で適切な管理や破棄処分が行われているようです。

なお、企業から履歴書が返却されても、他の企業に応募する際に使い回すことはできるだけ避けた方が無難です。明らかに「使い回し」と分かるようなヨレヨレの履歴書では、採用担当者の印象も良くありません。また、別の企業向けに書かれた志望動機で応募することによって、入社意欲が疑われてしまうことも。履歴書を作成するのはとても手間がかかりますが、なるべく使い回しは控えるようにしましょう。

●「リクナビNEXT　採用実態調査」　実施期間：2017年5月23日～5月26日　調査機関：楽天リサーチ　調査対象：直近一年間に正社員の中途採用に携わった従業員50名以上の企業の採用担当者300名