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ドラッカーの説く「仕事で優先順位をつける」方法とは?

『プロフェッショナルサラリーマン(プレジデント社、小学館文庫)』『トップ1%の人だけが知っている「お金の真実」(日本経済新聞出版社)』等のベストセラー著者である俣野成敏さんに、P・F・ドラッカーの名言を解説いただくコーナー。第11回の今回は、「仕事で優先順位をつける方法」についてです。

【P・F・ドラッカーについて】

ピーター・F・ドラッカー(1909〜2005)は、オーストリア出身の著名な経営学者。激動のヨーロッパで古い価値観・社会が崩壊していくのを目撃。ユダヤ人の血を引いていたドラッカーはナチスの台頭に危険を感じて渡米、ニューヨーク大学の教授などを経て、執筆と教育、コンサルティング活動等に従事する。

ドラッカーが深い関心を寄せていたのは、社会において企業が果たす役割についてであり、生涯にわたって、組織内で人をよりよく活かす方法について研究、思考し続けた。「マネジメントの父」と呼ばれ、GE社のジャック・ウェルチ氏やP&G社のアラン・ラフリー氏など、ドラッカーを師と仰ぐ世界的な経営者は数多い。

 

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こんにちは。俣野成敏です。

著名な経営学者であるP・F・ドラッカー氏の言葉に「私なりの解釈を付けて読み解いていく」というこのコーナー。

世界中に支持者を持つ一方で、難解と言われることも多いドラッカー氏ですが、残された著書を紐解くことによって、長年にわたり世界的企業の第一線で指導を続けた氏の真髄に触れることができます。これを機会にぜひ氏に親しんでいただき、氏の英知をご自身の仕事に取り入れていただくきっかけとなりましたら幸いです。

本日は、下記の名言について解説いたします。

【本日の名言】

「優先順位の決定には、いくつか重要な原則がある。すべて分析ではなく勇気に関わるものである。第一に、過去ではなく未来を選ぶ。第二に、問題ではなく機会に焦点を合わせる。第三に、横並びではなく独自性をもつ。第四に、無難で容易なものではなく変革をもたらすものを選ぶ」

(P・F・ドラッカー『経営者の条件』)

 

 最近、ようやく世間でも「捨てることの重要性」が認知されつつあるように思います。巷では、『人生がときめく片づけの魔法』『フランス人は10着しか服を持たない』など、それに関するベストセラーも誕生しています。ちなみに世界的なミリオンセラーとなった『人生がときめく片づけの魔法』の著者・近藤麻理恵さんと私は、同じ出版塾で机を並べて一緒に勉強した同期生です。当時から、近藤さんの高い志には触発されたものでした。

換言すると、捨てるというのは優先順位を入れ替えることです。これは、私生活に限ったことではありません。仕事においても当然同じことが言えます。

なぜ、仕事に「優先順位」が必要なのか?

「優先順位をつける」とは、仕事に取りかかる順番を決めることを言います。他人から依頼された順に処理しながらも、「納期までのタイムリミット」や「顧客の重要度」などを基準にするのが基本です。そうはいっても、「どの仕事がどれくらい重要なのかがわからない」という方も多いのが実情だと思います。それは仕事を依頼してくる人が、どれも必要な仕事だと思って頼んでいるからです。このような現状に、示唆を与えてくれるのが本日の名言です。

順番をつけた結果、仕事を後回しにされた人のことが気がかりになるかもしれません。

ドラッカー氏が「優先順位づけに必要なのは、分析ではなく勇気だ」と述べている理由がここにあります。万一、「選べないから」といって、どれも少しずつ手をつけることは、「もっともやってはいけないこと」だと氏は言います。仕事とはある一定期間、集中し徹底的に向き合わない限り、突出した成果は出せないからです。だから、選んでいく必要があります。

無意識に顧客をないがしろにしてしまう理由

この名言を少しでも身近に感じていただくために、私が最近、考えさせられたある事例をお話しましょう。私は現在、社会人向けのセミナーをしばしば開催しています。セミナー終了後は、自分の時間が許される範囲内で懇親会を開き、受講してくださった方と交流するようにしています。

参加された方は、私の話に耳を傾け、共感してくださった大切な方々です。中には何度も出席してくださる熱心な方も多くいらっしゃいますので、懇親会のお店選びには気を使います。ある時、生徒さんを通じてある飲食チェーンの会員になりました。その会社は1社で数多くの業態展開をしていることを売りにしており、コンシェルジュの方に場所と人数を伝えると候補を選んでくれるので、とても重宝しています。

予約してもらった後に要望がある場合は、秘書から店長に連絡を取ってもらい、こちらの要望を伝えます。懇親会は、大人数となることも多く、宴もたけなわの時にお客さまに「時間です」と言うのも恐縮なので、お店の営業に差し障りのない範囲で、時間枠の延長をお願いすることがあります。

先日も、あるお店に予約を入れる際に、21時〜23時(2時間枠)を23時半まで時間の延長をお願いしてもらったところ、思いがけずお店の店長から即座に却下されたというのです。もし、深夜まで営業しているお店なのであれば、「少しでも回転率を上げたい」という気持ちはわかります。ところが、そのお店の営業時間は、23時半までです。席は他にもあるはずだし、最後の30分にそんなに多くの利用客が押し寄せるとも思えません。

普通は、お店を空にしておくよりは、少しでも利用客にいてもらった方が、注文が入る確率が上がります。私は秘書を通じて延長に応じもらえない理由を訊ねてみると、「他のお客さまの手前で」ということに驚きました。

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「外に目を向ける」ことこそリーダーの仕事

おそらくこの店長は、「お客様は平等に」という概念を頭に置き、一生懸命守っている真面目な人なのだと思います。そのため、かえって商売の本質が見えなくなってしまっていることを残念に思いました。

このエピソードは私自身、経営者として顧客の気持ちを知る貴重な機会となりました。会社の理想と現場で起こる現実とのギャップの大きさを、自社事として考えました。そのギャップとは、仕事をする上で「何を中心に考えるべきか?」ということです。

ドラッカー氏は、『経営者の条件』の中でこのように述べています。

「状況の圧力に支配されるトップは、トップ以外の誰にもできないもう一つの仕事、すなわち組織の外部に注意を払うという仕事をないがしろにしてしまう。その結果、唯一の現実であり唯一の成果の場である外部世界の感触を失うことになる。なぜならば、状況の圧力は常に内部を優先するからである」

 

顧客の要望に応えられなかった店長は、もしかしたら「自分が規則を曲げるとアルバイトへの示しがつかない」と思ったのかもしれません。それとも、会社の目を恐れていたのかもしれません。いずれにせよ、これらはみな「内部の圧力」です。お店の長として、本当に手本を見せるべきなのは、内部ではなく外部への対応だったのではないでしょうか。ここでいう外部とは「利用実績がある顧客」、内部とは「社内のルール」や「既成概念」と考えると分かりやすいかもしれません。

顧客こそ、今回の名言で言うところの「未来」であり、「機会」であり、会社に「独自性」を促し、「変革」のきっかけとなるものなのです。

トップに求められるのは「明日をつくり出す」こと

実は、この話には事後談があります。当日、23時までの約束でそのお店を利用することになりましたが、内心、お連れする方に嫌な思いをさせるのではないかと心配していました。ところが、機転のきくスタッフたちは結局、23時に終宴した後も、片づけをしながらも我々の滞在に嫌な顔をすることもなく、参加した方々にご満足いただくことができました。

ちなみに、先ほど引用した「トップ以外にできない仕事」について、ドラッカー氏がもう一つ挙げているのが「今日と違う明日をつくり出すこと」です。組織の長にとって、まさにこれ以上の重要な仕事はないと言えるでしょう。その「明日をつくる」貴重な機会を与えてくださるのが顧客です。

今どき、商売をしている会社で、「顧客優先」を挙げていないところの方が、むしろ少ないのではないでしょうか。しかし実際には、言葉と行動が必ずしもかみ合っていないということが意外に多いものです。

 

今回は、「優先順位」をキーワードにお話してきました。その順位をつける際に、忘れてはならないのが「そもそも何を基準に優先順位をつけるべきなのか?」という前提条件なのです。

俣野成敏(またの・なるとし)

大学卒業後、シチズン時計(株)入社。リストラと同時に公募された社内ベンチャー制度で一念発起。31歳でアウトレット流通を社内起業。年商14億円企業に育てる。33歳でグループ約130社の現役最年少の役員に抜擢され、さらに40歳で本社召還、史上最年少の上級顧問に就任。『プロフェッショナルサラリーマン』(プレジデント社)『一流の人はなぜそこまで、◯◯にこだわるのか?』(クロスメディア・パブリッシング)のシリーズが共に12万部を超えるベストセラーに。近著では『トップ1%の人だけが知っている「お金の真実」』が11刷となっている。著作累計は34万部超。2012年に独立後は、ビジネスオーナーや投資家としての活動の傍ら、私塾『プロ研』を創設。マネースクール等を主宰する。メディア掲載実績多数。『ZUU online』『MONEY VOICE』『リクナビNEXTジャーナル』等のオンラインメディアにも寄稿している。『まぐまぐ大賞2016』で1位(MONEY VOICE賞)を受賞。一般社団法人日本IFP協会金融教育顧問。

俣野成敏 公式サイト