勤務中に失態を犯したときや、会社に迷惑をかけてしまったとき、反省文を提出することを強いられることがあります。「反省文なんて行数を埋めておけば大丈夫！」という考えは危険です。内容が薄かったり、書式が整っていなかったりすると、あなたの評価を下げてしまう可能性もあるからです。ここでは、反省の気持ちがきちんと上に伝わるような正しい反省文の書き方と注意点を紹介します。
そもそも何故、反省文を必要があるの？
反省文とは、始末書や報告書とは違い、直属の上司までで失態を留めてもらえるための文書です。多くの場合、反省文を提出すれば、それをもって失態へのおとがめはなくなります。正しく反省文を書くためには、まず、反省文を書く意味を自覚しておく必要があります。そもそも、どうして反省を文章にしなければならないのでしょうか？心の中で深く反省しておくだけではいけないのでしょうか？それは、反省とは形が見えないものだからです。いくら、自分の過ちを深く反省しているからといって、その程度は上司に伝わるわけではないのです。上司や会社からすると、あなたが本当に反省していて、二度と同じ過ちを繰り返さないという信頼に至るまでの根拠が欲しいのです。そのため、反省を形にして記録するために反省文を書くことを強いられるのです。また、反省文を書くという作業自体に、反省を深めていく効果があります。上司に自分の思いを綴る過程で、自分の行いを客観的に分析することができ、改善するためにはどうすればいいのかを考えるきっかけになります。上司が本当に見たいのは、反省して落ち込んでいる部下の姿ではなく、失敗を糧にして成長していく部下の姿です。反省文は、あなたが立ち直る保証を言葉で示すための大切な書面なのです。
反省文の書き方の流れ
反省文で一番心がけることは当然、「反省の気持ちが読む人に伝わるかどうか」です。かといって、思いのままに言葉を書き殴るだけでは、ビジネス文書としての体裁が成り立たなくなってしまいます。きちんとルールに則りながらも、あなたの誠意を見せる文章を書きましょう。では、反省文を構成する四つの要素を挙げておきます。それは「事件」、「原因」、「反省」、「改善のための対策」です。まず、どのような失態をあなたが犯してしまったのか、「事件」について述べます。遅刻や書類の紛失、上司への無礼など、簡潔に起こったことをあくまで客観的事実のみ書きましょう。そして、なぜそのような事態に至ったのかの「原因」を書きます。例えば遅刻をしたのであれば、「寝坊をした」、「電車に乗り間違えた」などが原因です。そして、失態に対しての「反省」を書きます。最後に、反省を踏まえたうえで、二度と同じ失態を繰り返さないための「改善のための対策」を提示します。会社によってフォーマットなどは異なる場合もありますが、この四大要素とその順番は、おおむね変わりがないといえるでしょう。
反省文を書くときの注意点とは
反省文を書くときに注意すべきことは、「簡潔に」書くことです。事実は詳細まで書いたほうがいいのではないかとか、長文のほうが反省の意思が伝わるのではないかと思う人もいるでしょう。しかし、反省文は報告書ではないので詳細な事実関係は記す必要がないのです。また、反省文は直属の上司にまでしか渡らないことがほとんどなので、詳細報告であれば口頭やメールなどでも伝わるでしょう。そして、長文でだらだらと反省を書き綴っても、まとまりがなくなるだけです。反省文は感想文ではないので、反省の意志は一文、二文程度で書いておけば十分なのです。また、言い訳をしないようにしましょう。例えば、書類を紛失してしまった反省文を書くときに「書類を準備しているときに事務の女性に声をかけられ、別の作業の対応をしていたらその間に書類がなくなってしまい、後で調べたらゴミと間違われて捨てられて…」と長々と言い訳が書いてあったらどう思われるでしょうか？責任転嫁をして反省していないと思われる可能性が高いでしょう。反省とは、自分の非を全面的に認めることです。自分を卑下しなくてもいいのですが、潔く、過ちを認めましょう。
汎用的な例文
では、以上を踏まえて反省文の例文を以下に記します。日付、上司名、自分の名前とタイトルを記した後、本文を書いていきます。
「平成○年○月○日、私（自分の名前）は商談のため○○社に向う途中、見積書の入った封筒を紛失しました。これは私の不注意が全ての原因であり、言い訳の余地がない失態であります。先方のみならず、会社にも多大な迷惑をおかけしたことを深く反省し、お詫び申し上げます。今後は、これまで以上に気を引き締め、必要事項の確認を重ねて行うなどの対策を行い、二度と同じミスを犯さないよう、努めてまいります。」また、署名や押印が必要になるので、忘れないようにしましょう。
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