会社の飲み会で幹事を任される若い社員の方も多いのではないでしょうか。幹事の仕事は飲み会と同時に終わるわけではありません。礼儀として、幹事には飲み会に出席してくれた方々にお礼のメールを送る役目があります。見逃しがちなこの業務ですが、上手なお礼メールのコツをまとめました。初めて幹事を任される若手社員の方の参考になればと思います。
まずは幹事として感謝の気持ちを伝えよう！
お礼メールで一番大切なことは、当たり前ですが飲み会に参加してくれた人への感謝の気持ちを表すことです。会社の飲み会であれば、ほとんどの人が仕事を抱えた状態で、飲み会に向けて調整し参加してくれています。役職が上の人になればなおさらです。
そこで「お忙しい中、ご参加いただき、誠にありがとうございました」の一文は必須といえるでしょう。また幹事をやっていて、助けてくれた人はいなかったでしょうか？大きな飲み会になれば、一人で全てを段取ることは難しくなります。そこには必ず幹事のあなたを支えてくれた人がいたはずです。そんな人たちの名前を出して「お疲れ様でした」、「ありがとうございました」と労うことを忘れないでください。
飲み会の幹事は手当てが出ないことがほとんどですが、それでも最後に感謝を伝えられることによって報われたと思ってもらうことがお返しになります。そうすれば、今後幹事を任されることになっても、あなたをサポートし続けてくれることでしょう。
飲み会で至らないところがあればお詫びする
感謝の次はお詫びです。「至らないところが多く、申し訳ありませんでした」と書いておきましょう。これは様式としての文章でもありますが、実際にあなたに心当たりがなくても、「至らないところ」を参加者に知らず知らずのうち、見せてしまっている可能性があるからです。飲み会といえども、キャリアを重ねてきた上司や先輩のみなさんの観察力は鋭いもの。若い幹事となれば、その一挙一動は特に注目されています。
そんな中、きびしい評価の目をクリアして、完璧に段取りを完遂できる若い幹事はまずいないといえるでしょう。また具体的にどんなミスがあったか自分ではわからないケースがほとんどです。そこで謙虚に「至らないところがありました」と自己申告しておくことが無難です。
もちろん、ミスを自覚している場合はそのことに触れてお詫びしましょう。ただしあまり引きずりすぎると、メールを読む人たちの心が暗くなるので、文章が重くならないように注意してください。
会計を多く払ってくれた先輩や上司の厚意へ御礼する
幹事は飲み会での会計のとき、誰がいくら払っていたか正確に記憶、あるいは記録しておく必要があります。会社の経費で飲み会を行なった場合、その金額を把握する必要があるのと、後日のメールで誰にお礼するのかを控えておくためです。もしもお礼をするのを忘れてしまうと、先輩や上司が多く払ってくれることを当然と考えているような印象を与えてしまいます。また「会計のときにお礼を言っているから、メールでまでお礼をしなくてもいいか」と考えるのも危険。なぜなら飲み会での会話を覚えていない可能性があるからです。特に数字の話となると、細かいところまで覚えていないこともしばしばです。もしかすると、勢いで多く払ってくれたなんてこともありえるでしょう。
そういった場合、日を改めてきちんとお礼をしないと、「あの幹事は礼も言ってこない」と不要な怒りを買うことになります。ですから、そのお礼をメールによって共有することで、上司の顔を立てることにもつながります。お礼メールは相手のことを敬うだけでなく、幹事自身にとばっちりがいかないような工夫でもあるのです。
会計報告も添えること
お礼メールには会計報告も添えるようにしましょう。これは会計をはっきりさせることによって、会費が適性であったか、会社の経費がきちんと使われているかを共有するためです。これは、幹事が立派に務めを果たしたという証明でもあります。
大きな飲み会になればなるほど、幹事は大きな金額を扱う存在です。中には、若い社員にそんな役割を担わせることに、不安を抱えている先輩社員もいるでしょう。そんな不安を払拭し、あなたの評価を上げてくれるのが会計報告なのです。会社の経費で飲み会を行なった場合だと、その義務はさらに強くなります。会社のお金を任された以上、その用途の詳細を明確にするのは、社会人としての常識だといえるでしょう。
このような任務が最後に待っているからこそ、幹事は飲み会の途中、我を忘れて楽しむことが困難な役目ではあります。他の人たちがお酒を飲んで盛り上がっている間に、お金の計算をする、なんて場面も出てくるでしょう。しかし、それも後々のための経験だと割り切ってください。そして幹事を滞りなく終えれば、間違いなくあなたの評価は上がります。それを信じて幹事をやりきりましょう。
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