若手社員にとって幹事を任されることは会社における登竜門です。滞りなく飲み会を進行させて当然、失敗すれば怒られる、そんな幹事は慣れないうちだと特に不安な役目です。そこでここでは会社の飲み会における幹事の主な仕事をまとめてみました。これらを参考に、若手社員のみなさんは職場の飲み会の幹事で失敗しないようチャレンジしてください。
予約編
まず、幹事の仕事は店を選んで予約することから始まります。最近ではインターネットの店舗ガイドも充実していますので、会場を選ぶ仕事は比較的簡単になってきたといえます。会場を選ぶときに気をつけたいポイントは、料理の趣向や予算との折り合いなどの基本的なことをのぞけば、2点です。まず、会社から近いこと。これは、仕事があって遅れてきた人でも簡単に辿り着けるようにです。次に、会場が十分な広さがあり、個室、もしくは敷居があること。これは、他の団体客と紛れてしまうことや、周囲を気にせずに宴会ができるようにです。これらの条件を押さえたら、店を検索し、見つかったお店はすぐに予約…する前にやっておきたいことがあります。それは、会場の下見です。インターネットは検索には便利ですが、お店の雰囲気ばかりは実際に見てみないと伝わらないものです。会社帰りや昼休みを利用して会場候補まで出向き、店員さんと細かい打ち合わせをしたり、部屋を見せてもらったりしましょう。そのうえで、納得できる会場があれば、そこではじめて予約をしましょう。
前日編
予約を終えれば、会場と地図を回覧して、後は当日まで仕事はない…なんていうことはありません。飲み会を滞りなく終えるためにも、幹事の仕事は事前に山積みなのです。特に当日はいろいろと忙しいので、前日までにもろもろの用件は終わらせておきたいところです。例えば出欠確認です。お店の都合もあるので、早いうちから参加者の合計を確定させておきましょう。それから会費の設定と徴収です。コースで予約しているお店であれば、会費は事前に計算が可能です。そのうえで、社内を回ってお金を集めておきましょう。この場合、会社からお金が出る飲み会かどうかを把握しておく必要もあります。会社にもよりますが、会社から出る場合は事前に支給され幹事が支払うのか、または上司がそのお金を預かっておくのかなども事前に確認しておきましょう。そしてお店への連絡です。確認の意味もこめて「明日よろしくお願いします」と一報を入れておきましょう。そして参加者を伝えます。もちろん当日になって仕事などでキャンセルが発生することもありえるので、臨機応変に対応してください。
当日編
当日になると幹事の仕事はピークを迎えます。一番大変なのはしっかりと業務を終わらせて、開始時間の遅くとも30分前には会場に向っておくことでしょう。この流れがスムーズになるよう、数日前から仕事を調整しておく必要があります。もしも忘年会などの大きなイベントを任されたときには幹事も業務のうちですので、周囲の助けを借りてでも当日は早めに会場に向かったほうがいいでしょう。どうしても仕事が終わりそうにないときは、上司に相談して調整してもらいましょう。会場に着くとやらなければいけないのは席決めです。社長や重役が上座に座るのは当然のこととして、役職がついた人たちや若手社員、女性社員を分散させて、なるべく多くの人たちが普段ではできない交流を持てるよう工夫します。役職ごとに席を決めるくじ引きを引いてもらうのもいいでしょう。そして乾杯や中締めの挨拶を誰にしてもらうのかを事前に打ち合わせしておきましょう。通常は一番役職の高い人にしてもらいますが、会社によっては持ち回りになっていることもありますので、事前に調べてお願いしておきましょう。
その他
いざ会が始まったとしても幹事の仕事は終わることがありません。誰よりも注意深く、飲み会の雰囲気に気を配り、空いているグラスを下げたり、飲み物を注文したり、食べ物が運ばれてくるのが遅いとお店側に確認したり、挙げきれないほどたくさんの仕事を率先してこなすのが幹事の役割です。そこにはもちろん想定外のトラブルも多く含まれます。例えばお酒が入った場だと、出席者同士が仲違いを始めてしまう可能性もあります。また気が合わない同士が近い席に座ってしまってぎくしゃくしてしまうこともあります。全てが予想できるトラブルばかりではありませんが、少しの配慮で防げるトラブルもあります。ただその一つ一つを若手社員が自力で予防するのは難しいミッションでしょう。そこで幹事に必要なのが、「周囲に助けを求める力」です。大きな飲み会になればなるほど、ふだんの業務と両立させて計画するのは困難になっていきます。それならば、勇気を出して先輩に相談し、協力をあおぎましょう。誰もが幹事は通ってきた道、丁寧に頼めば、あなたの辛さを理解してくれて手を差し伸べてくれるはずです。そのためにも、ふだんのコミュニケーションが肝心。幹事は単なる事務処理能力だけでなく、人付き合いも試される役目なのです。
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