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どんなに短いプレゼンであっても「目次」がないと、話の概要が分からず聴く側もどんな態度を取るべきか考えることができません。｢目次｣があることで、お互いにこれからプレゼンする内容についてアウトラインを意識し合い、準備をしてから本番に入っていくことができます。概要をどの程度目次を集約するかは、その後のプレゼンの盛り上がりに影響しますので、細心の注意を払いましょう。
目次、しっかりつけていますか？
目次が細かくなりすぎるのは見づらいだけで意味がなくなります。プレゼン資料にメリハリをつけ、それを目次の項目に落としているかが肝心です。発表する順序としても結論からズバッと話し、その後細くをするという手法もあれば、起承転結や序破急といった日本古来の進行を参考にして進めることも可能です。
大事なのは、何をどういう順番にして、結論としてどこに導くのかまでを目次で表現することです。会議の概要が分かれば自然と集中して話を聴くことができるようになるでしょう。
目次はプレゼンのタイムキーパー
厳しいビジネスの現場では、時間をオーバーするような話は聞いてもらえず、不十分な状態で成否の結果を待たなければいけません。目次によってこのパートは何分、次のパートは何分と具体的なタイムテーブルが完成します。目次に従って話せば予定通りキレイに終わらせることができます。
目次をイメージしながら時間を意識して進めることで、進捗を途中で判断し、ペースを落とすことも上げることも可能です。時間管理はビジネスマンの基本です。プレゼン内容以外でもアナタの評価は決まっているのかも知れません。
目次で相手の「聴く姿勢」を促す
目次を見せた時、相手は素早く目を走らせてこういう順番でこういう流れかと、プレゼンの内容に当たりをつけます。その上で質疑や確認のポイントを頭に思い浮かべながらあなたのプレゼンを聴いてくれるでしょう。逆に目次を表示してすぐに次のスライドへ行くのは厳禁ですし、逆に全てを読み上げる必要もありません。
「今回の発表はこのような流れで進めてまいります。よろしくお願いします。」といった簡単な紹介をすることで、相手は目次を読み込む時間が作れます。聴衆のペースを配慮した時間配分をしましょう。
身につけよう！目次を素早く作成するコツ
目次の作り方を改めて考えると難しいものです。特徴的なタイトルや小見出しなどを並べて行くと、プレゼン資料とほぼ変わらない内容になってしまいます。かといって大見出しだけでも話の骨子が伝わらず、うまくまとめることができません。
目次を素早く作成するにはアウトラインを大見出しで表示して、議論を深めたい、注目されたい部分だけを小見出しにして追加すれば十分なものが出来上がります。
最終的に大事なのは内容ですが、相手を引き込むあいさつや目次は、契約に対して前向きな検討をしてもらえるほどのパワーを秘めています。基本的な技術ですが疎かにせず、しっかり作成しましょう。
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