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「値引き交渉」の場において、お互い心地よく交渉するために

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値引き交渉をするなら相手を説得して、お互いが満足のいくやりとりをするテクニックが必要です。慣れないうちは相手の立場になって交渉をすることで、値引きをするコツを徐々につかむことができます。値引き交渉に役立つ3つのポイントをご紹介します。

【ポイント1】「値引き交渉」においてよくやりがちな失敗とは?

 まとめて購入すればたくさん割引をしてくれるだろうと期待しがちですが、あれこれと一度に商品の値引き交渉をするのはタブーです。まとめ買いの割引は場合によっては1点ものと比べて低くなることもあるので、最初は1点商品の値引き交渉をじっくりと行いましょう。

 さらに興味を持ったほかの商品は、次回購入するとほのめかすことで販売人をさらに満足させましょう。継続購入の契約が取れた販売人は顧客を引きとめておくために、今回選んだ商品の値引き交渉にも柔軟に応じてくれるでしょう。

【ポイント2】まずは逆の立場から!交渉相手から見た「値引き」の捉え方

 値引きをする側にとっては顧客の要望に応じると同時に、販売者として利益を得なければいけません。そして顧客にできるだけ満足できる値引き交渉をして、自分の商品を長期にわたって利用して欲しいと思います。販売側にとって取り扱いやすい顧客とコラボを組みたいと思いますので、購入者は相手を単に利用するだけでなく、販売者に気を使いながら値引きを提案することで今後の交渉が楽になるでしょう。

 また販売側が割引を検討している時は、無駄な会話を差し込まずに相手の回答を待つことのできるマナーを守った顧客を振舞いましょう。

 【ポイント3】相手の気持ちを汲み取りながら「値引き交渉」で抑えるべきポイントとは

 お互い気持ちの良い交渉をするために一歩的な値引き交渉をするだけでなく、値引きをする側の立場になって考えてみましょう。まず、交渉はスムーズにお互いが同意する段階で締めくくるのがスマートなビジネスマナーですので、さらに値引きを求めてしつこく提案するのは相手をうんざりさせてしまいます。下手をすると相手が提案しようとした値引きよりも低くさせてしまうこともあるので注意しましょう。

まとめ

 値引き交渉はお互いが満足しながら合意して締めくくるのが基本です。モラルなしの駆け引きは必要なく、素直に値引き交渉をすることで値引きをアップしてもらうことができるでしょう。販売者と購入者の良い関係を築くことで今後の値引き交渉もスムーズにすることができます。

 

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あなたは読んだ?名著「ハーバード流交渉術」に学ぶ交渉テクニック

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 超一流の学生が集うハーバード大学には、交渉学の世界的権威と名高い名誉教授も在籍する交渉学の研究所があります。世界を代表する実務家も師事を乞うほどの交渉のスペシャリスト、彼らの書いた著書には日本の慣れ合い型商談に染まった交渉の場を一変する、“Yes”を引き出す秘訣が詰まっています。ハーバード流の交渉テクニックについて紹介します。

 要求ではなく背後にある目的にフォーカスする

交渉の場においては、議論するべき条件について一方的に「要求」することは愚策とされています。大切なのは「何のためにその要求をするのか」という「目的」です。期限や金額、手段といった条件を突きつけるのではなく、背後に潜む目的にフォーカスすることで交渉を有意義なものにすることができます。

 

 逆に難しい要求を突きつけられた時も、交渉相手の真の目的が何なのか、その要求に至った経緯は何なのかを話し合い理解すると、別の解決策を引き出すことも可能なのです。

相互利益の道を導き出す努力をする

交渉は勝敗を決めるものではありません。どちらかが負けてしまうとその後の商談や仕事に禍根を残します。交渉での“勝ち”とは、お互いに利益を得られる道筋を見つけて合意できたことを指します。

 

力関係を意識して一方的な要求を相手に出す、または要求を鵜呑みにして相手に譲る交渉は、その場はスムーズでも仕事を始めた後でトラブルを起こす原因にもなります。どちらにとっても利益があり、お互いに納得できる目的、目標を導き出す努力を「交渉」と呼びます。

 

常に複数の選択肢を用意してから交渉に当たり、持論にこだわらず色々な角度で目的に至る方法を探ることが、合意を引き出す重要なポイントです。

 客観的な基準を用いて交渉を進める

自らの利害を前提とした場合、どうしても主観的な判断が入ってしまいます。安く仕上げたい、納期を早めたい、余裕を持ちたいなど、達成したい目的以上に自分の利益を差し挟むと「交渉」が「要求」に変わってしまいます。目的に対する客観的な基準を設け強調しておくことで、お互いに視野を狭めない多くの解決策を議論することができるようになります。

 

 もちろん交渉事ですので条件が合わない場合も出てきますが、その際に立場・力関係を利用して合意に至ってはいつまでもレベルの高い交渉はできません。まずは目的を明確にし、客観的な基準に合意してから議論を始めるべきです。そうすることで最悪交渉決裂となっても、お互いに納得して別れることができ、今後の業務にも差し障りません。

 まとめ

交渉は綺麗事だけではないという意見もありますが、長期的なスパンで考えた場合に一時の利益を求めることが最善ではないというのが、ハーバード流の交渉術の結論です。交渉はゲームではなく、目の前の問題を解決し相手との距離を縮める手段であり、チャンスなのです。前向きで粘り強い気持ちが難しい交渉を成功させる秘訣です。

 

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ビジネスの場で実践しよう!交渉学から学ぶ交渉技術をご紹介

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ビジネスの場で「交渉」は避けて通れないもの。仕事を受注する時に始まり、案件を進めていく際の先方と調整、業務中の仲間との協議など、「交渉」が必要なシーンは多々あります。ビジネスに欠かせない交渉技術を磨くべく、交渉学についてご紹介します。

 交渉は何と言っても事前準備が重要

交渉することが求められる際に、成功すること、特にwin-winの関係もしくは自分に有利な状態で交渉を進めたいと願うばかりで事前準備を行わない人が見受けられます。

もちろん事前の準備をそつなくこなしたつもりでも、先方の出方次第で準備がうまく作用しないこともありますが、準備が不十分な場合と比較し、臨機応変に対応できる可能性が格段に増えます。

交渉学においては準備が8割という研究結果もあるくらい、準備が重要です。

  • 相手の事業内容や事業規模、経営方針などの基本スペックを理解する
  • 相手の性格、攻撃的な経営なのか保守的なのかを想定する
  • 相手がしてくるであろう質問や提案を十分に想定する
  • 自分の交渉条件を明確にする数値などの資料を用意する

 

 上記以外にも準備することはたくさんありますが、基本的には「交渉相手と自分の双方を徹底的に分析し、それに対する対策を設ける」ことが軸となります。準備段階においてやりすぎ、ということはありません。準備した事柄が本当に充分であるか、周りのスタッフ等に時折チェックしてもらうとよいでしょう。

その交渉で何を実現したいのかを明確に

交渉において一番重要なのは、自分がどのような条件を達成したいのかを明確にしておくことです。

交渉を行う際にwin-winの関係もしくは自分に有利な状態で交渉を進めたいと願うのは当然のことですが、表面上の売上数値などは譲歩しても結果双方に利益をもたらすことも少なくありません。売上額を達成することが目的なのか。それとも先方との関係を強めることが先決なのか、などということをしっかり決めておきましょう。

条件の分割、時間の要素なども前もって検討しておく

交渉を行う際に一度で問題が解決するのは理想ですが、必ずしも条件をスムーズに合意へ持ち込めるとは限りません。

条件を分割し双方で一定数の納得を得られる条件はないのか、という点を検討しておくと、相手と意見が食い違った時の、次のアプローチに繋がります。売上目標数と見積もりだけではなく段階を経た達成期間を設けるなど、条件の詳細を設定しておくと、更にスムーズな交渉を行えます。

まとめ

交渉を行う際には実現したい目的の具現化と、それに向けた事前準備が重要なのは前述のとおりですが、最終的に交渉は成立したものの、当初の想定とズレが発生することは充分に考えられます。

成立した交渉において、どこを譲歩したのか、想定外の事項は何だったのか、などのフィードバックを行うことで、次回の交渉がスムーズになることを念頭に置きましょう。

 

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日常生活にも応用が効く!だれでも簡単に使える交渉テクニックまとめ

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交渉成立!大きな仕事をやり遂げた後の解放感や達成感はやみつきになる気持ちよさです。パワーバランスだけで初めから結果が分かっているような交渉もあれば、微妙なさじ加減が要求されるテクニックの必要な交渉もあります。日常生活でも使えるような、交渉の流れを変えるちょっとしたテクニックをまとめてみました。

 あなたの間違った「交渉テクニック」のイメージ

交渉というと一部の隙も与えない完璧な理論武装や、立て板に水のようなマシンガントークで相手を完全にやりこめてしまうイメージを持っているかもしれません。交渉とは目に見えるような勝ち負けではなく、お互いに納得できるラインを上手く引き出すことを指します。

 

今後も取引が続く商売相手に、いかに気持ち良く納得してもらうかが交渉の基本です。一度きりの商談ということであれば、強引に攻め落とすことも戦略の一つではありますが、狭い業界ではウワサの流れるスピードも早いので無理な交渉を続けるのは得策ではありません。

 

将来性のある交渉事に騙す、丸め込むといった不誠実な態度はNGです。誠実な対応だけが相手の信頼を勝ち取れます。また一度にたくさんの情報を伝えることは混乱や思考停止の元です。時には黙って相手にしゃべらせることが交渉を進めるポイントになります。

 まずは相手に好感を持ってもらおう

 日常生活でも同じことですが、嫌いな相手の言うことにはついつい反発してしまうのが人間というものでしょう。いくら正しいことを言っても気持ちが離れている相手には言葉は届きません。

 

まずは相手に好意を持ってもらうことが交渉の基本テクニックです。といっても難しいことは必要ありません。

  • 一方的に話さず、相手の言うことを良く聴く(うなずく、相手の言葉を繰り返す)
  • 相手に好意を持っていることを言葉や態度で示す。(笑顔、共感)
  • 焦らない。(焦っても表には出さない)

 

 好意を持たれる為には、こちらが相手を理解しようとしていることをハッキリと示す必要があります。話を良く聴いていることや共感していることを伝えると、好感が得られやすくなります。また交渉する内容は、相手に交渉のポイントを理解してもらう為の準備(資料や下調べ)を考えられるだけ行った上で、メリット・デメリットをシンプルに、分かりやすく提示しましょう。

 

ただし共感はしても、自分が提示するラインは崩さないことが重要です。粘り強く自分の交渉内容のメリットを伝えて、相手の気持ちを引き寄せましょう。

 相手に小さな貸しをつくる

交渉はコンピューターを相手にしている訳ではありません。交渉相手も人間なので、ちょっとした感謝や罪悪感から交渉がこちらの有利に傾くことがあります。日頃からお礼を欠かさない、多少の無理には笑顔で応える、上座を勧める、上着を掛ける、ゴミを率先して片付ける等々、本当に小さなことで良いので相手に“貸し”を作りましょう。

 

お金が絡む貸し借りはコンプライアンス意識の高い相手には逆効果になります。あからさまな態度で“やってあげる”様子を見せるのも逆効果です。さりげない行動で相手に感謝の気持ちや罪悪感を持たせるのがコツです。

まとめ

交渉と堅苦しく考えなくても、相手に対して敬意と心配りを持った態度で接することが、そのまま交渉を有利に進める材料となります。意気込みはもちろん重要ですが、押し付けになっては意味がありません。基本の交渉テクニックを覚えて、仕事に日常に活かしましょう。

 

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「昇給交渉」とは何か?やり方からコツまで徹底解説

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 ある程度仕事の要領がつかめて手際よくやりこなすことができたら昇給を期待したくなります。何年か勤務をして部下もでき、スキルを発揮しながら以前に比べて倍に働いていると感じる時など、スムーズに昇給交渉をする5つの方法をご紹介します。

 【方法その1】ビジネスパーソンとしての「昇給交渉」とは

 昇給を交渉するには一人の立派な社会人として、ビジネスマナーをしっかりと踏まえて行うことが基本です。また実際交渉する前に、自分は昇給に値しているか考えましょう。妥当な理由があって昇給がしたいと思うときは、人事や上司の間でも多少認めている可能性がありますのでタイミングを見計らって昇給を交渉するとよいでしょう。

 方法その2】慣れない人も多い「昇給交渉」のやり方・コツとは

 勤務期間が長くなるにつれて、いつ昇給するのか気になるところです。しかし、直接人事や上司に昇給の交渉を言い出すのも勇気が必要です。その場合はまず話を持ち出す前に仕事の実績を上げるなど、積極的にどんな仕事でも否応なしに取り組む姿勢を見せることが大切です。

また会社の発展のためにプロジェクトを提案したり、残業も進んで引き受けることで上司の信頼を得やすくなります。上司もそんな社員を日に日に評価することができ、昇給に関する相談を持ちかけてくれるでしょう。

 方法その3】まずはしっかりと準備!明確な理由を考えよう

 単に昇給はいつか、どのくらいかと直球に尋ねるのはビジネスマナーができていないと見なされます。スマートに昇給を交渉したいなら、スキルや実績があるためなどまず昇給の理由をランダムにリストアップしておきましょう。

さらに仕事以外にも残業や土日出勤など会社に貢献している面を強調したり、長年の勤務で欠勤や早退なしなどの責任感のある面をプラスすることで昇給の交渉がしやすくなります。

  方法その4】適切なタイミング、場所を見計らう

 突然上司に昇給を相談するのはマナー違反です。しっかりと昇給の交渉をするための段階を追って、上司や人事が忙しくない時や静かな場所など、話しやすい環境が整っているときに相談するとゆっくりと話すことができるでしょう。また場合によっては、仕事が終わった後に喫茶店などで話し合うのも良いでしょう。

 方法その5】 相手の立場も考えよう。人事・上司へのアピール術

 昇給することは誰もが望んでいる、これまでの仕事が報われる瞬間です。早く結論を知りたい気持ちはわかりますが、昇給の交渉をするには人事や上司にアポイントをとっておくと話もしやすくなります。そして実際交渉をするときは、感情的にならず妥当な理由を簡潔に伝えて相手の反応を待つようにします。返答に納得がいかないときは、嫌な顔をせずに素直に受け入れ次回のチャンスを待ちましょう。

まとめ

 昇給の交渉をするには自分のスキルや功績などをアピールしながら、タイミングを見て相談すると良いです。他の同僚が昇給しているからなど主張力のない理由での提案は避け、人事や上司など相手の立場や都合を考えてスマートに交渉するようにしましょう。

コツさえ掴めばだれでもできる!値上げ交渉のテクニックを伝授

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 様々な理由から値上げ交渉を行わなければいけないシチュエーションが発生すると、大抵先方に不利益を与えることから、値上げ交渉は苦手とする営業マンも多いはず。

しかし、値上げ交渉はコツを外さなければ新たなビジネスチャンスに繋がることもあるので、ぜひ上手く展開させたいもの。苦手な値上げ交渉をプラスに変えるコツを伝授します。

 値上げ交渉に臨む心得を理解する

値上げが必要であるということは、自社の経営状況に何らかの不安要素があり、現状の価格では太刀打ちできないことを暗示しています。それゆえに慎重に値上げ交渉を進めなければ、先方は契約の見直しを図るかもしれません。まずは先方に「値上げが不可欠でやむを得ない事象である」と理解してもらう姿勢を忘れないように進めましょう。

書面一通で値上げ分を通知して終わり、というのはもってのほかです。

 値上げ以外のアピールポイントを用意する

値上げ交渉は金銭の負担という面で先方に不便を強いることが前提となります。

競合他社がある場合は特に、金銭面でのデメリットをフォローするための要素を用意する必要があります。

多少金銭の負担は増えても、このまま契約することがメリットに繋がると明示することで、スムーズな合意に繋がります。逆に顧客に値上げのデメリットを越えるメリットを与えられない場合は、値上げ交渉が難航するのは目に見えています。

もし自分でメリットと捉える事象が見つからないケースでも、顧客はメリットを感じる事象が隠れていることは十分にあります。

値上げ交渉に挑む時、相手の分析を十分に行い、アピールポイントをできれば複数、設けておくことがカギとなるでしょう。

値上げに対するお詫びの気持ちもきちんと示す

値上げは金銭以外の部分でどんなメリットがあろうとも、顧客に金銭の負担を強いることには変わりありません。

まずは申し訳ないという気持ちを忘れずに、そのうえで交渉を行うことを意識しましょう。

 まとめ

値上げ交渉はどんな優秀な営業マンでも、あまり気持ちのいい交渉ではありません。ですが、値上げ交渉といった、ネガティブな要素を含む事項にどう取り組むかで、先方からのイメージが大きく変化します。ピンチをチャンスに変え、顧客からの信頼をより深めることができる機会を設けた、と捉えられるとイヤなイメージの付きまとう値上げ交渉も取り組みやすくなります。

お詫びの心も持った上で毅然とした対応をするにはメリット提示を十分にできる事前の準備、特にシミュレーションは欠かせません。しっかりと事前準備を行い値上げ交渉に挑むことを意識しましょう。

 

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決裂しそうでも焦らないで!交渉がうまく進まない時の対処法

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ビジネスシーンにおいて、交渉事は大小を問わず常に発生します。時には難しい交渉に頭を抱えることもあるでしょう。思わず感情的になって喧嘩別れになってしまうことも珍しくありません。交渉がうまくいかない時の為の対処法を紹介します。

 【交渉では、自分と他人のどちらを優先すべきか】

お互いが利益を一歩も譲らない場合、交渉が決裂に終わるケースが多くみられます。更に感情論を持ち出されれば冷静に話し合うことは難しくなるでしょう。「自分と他人のどちらを優先すべきか」という考え方がすでに袋小路の一歩手前に入り込んでいます。

 

立場的に強い側は当然優先されるべき、と考えがちですが、相手に合わせることで無理が生じ、結果として納期が守れない、金額が収まらないとなった場合、責任は交渉を行った者に跳ね返ってきます。

 

まずは交渉で何を成し遂げたいのか、結論や解決策を狭めていないかを考え、お互いの立場は一度脇において、目的を共有し、問題を解決する方法を議論するのが正しい交渉の進め方です。

 【交渉決裂になりそうな時、意識すべきポイント】

交渉決裂寸前でも諦めてしまってはそこで試合終了です。決裂寸前までいったということはお互いの論点は明確になっているはずです。興奮しているならまずは休憩をはさみ、お互いの利害と論点のズレを自分なりに整理してみましょう。

 

喧嘩をするために集まった訳ではありませんので、もう一度解決すべき問題・目的にズレがないか、一度条件面を考えず別の方法は無いかを話し合います。また目の前の利益以外にこの交渉で得られるメリットが提示できないかを考えるのも効果的です。目に見えない、すぐには手に入らない効果でも何かしらの利益が出れば双方とも譲歩の余地が出てくるはずです。

 【交渉が決裂した時のアフターフォロー】

残念ながら交渉が決裂してしまった場合、二度と取引ができないような別れ方をしてしまっては貴重なビジネスチャンスを逃してしまいます。狭い業界では致命傷にもなりかねませんので、アフターフォローを忘れないようにしましょう。

  •  メールのやり取りが途切れないよう、必ず自ら連絡をする。
  • 顔が出しづらくとも直接挨拶に伺う。
  • その後の状況を報告、確認する。

 

 交渉中に感情的になっていたのならば、そのことについてはお詫びの言葉を添えましょう。交渉の内容にもよりますが、つながりを持ち続けることで一度決裂した交渉が再度まとまることもあります。たとえ交渉が決裂に終わっても交渉相手との人脈や法人としての付き合いが完全に断たれる訳ではないので、大切な人脈を失わないように労力を惜しまないことです。

 まとめ

うまくいきそうにない時ほど、焦らず考えることが大切です。逆転の目は無くとも議論を軟着陸させるだけでも将来に希望が持てます。感情的にならず、熱意と誠意を持って精一杯交渉にぶつかっていきましょう。

 

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日常でも応用効くかも!交渉の場で覚えておきたい心理学

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交渉術はビジネスシーンだけでなく、日常生活でも使われています。相手に無理をさせず、しかも自分の希望に近い形で要求を通すには交渉に関する心理学テクニックが効果的です。普段の生活でも、ビジネスの交渉の場でも使える心理学テクニックを5つ紹介します。

  そもそも交渉術とは?

ビジネスだけでなく、日常生活でも人とかかわる場面では交渉を必要とし、互いの要求を受け入れたり、断ったりということを絶えず繰り返しています。「交渉術」や「心理学テクニック」というと特別のことに聞こえるかもしれませんが、必ずしもそうではありません。多くの人が無意識に交渉術を利用しており、相手からは気づかないうちに心理学テクニックを使われていることでしょう。

交渉術は自分の主張を一方的に押し通すのではなく、相手の気持ちも把握しながらこちらの主張をわかりやすく伝え、互いに合意に至るためのコミュニケーションです。交渉において、より効果を上げるには「無意識に」使っていたもの意識して使えるようにすることが必要となります。 

 普段でも交渉の場でも使える心理学的テクニック5つ

 ・ダブル・バインド

ダブル・バインドはいくつかの意味を持ちますが、その一つは断れない状況をつくるテクニックです。例えば、デートに誘う場合に「今度、ドライブに行こうよ」というと“No”といわれてしまうかもしれません。しかし、「今度の土曜か、日曜にドライブに行こうよ」、あるいは「今度、海か、山の方にドライブに行こうよ」と一度に二つの選択肢を示すと答えが変わる可能性があります。相手は“土曜か、日曜”、“海か、山か”で答えを考えようとするので、答えが“Yesか、No”になる誘い方よりも“No”が言いづらい状況をつくりやすいのです。

ダブル・バインドの手法を用いる場合には相手が「追い込まれた」と感じないようにさりげなく用いて、しつこくしないことがポイントになります。

 ・セルフ・ハンディキャッピング

自分が不利な状況だと周囲にアピールする、あるいは膨大なタスクを引き受けるなど自分にハンディキャップを課し、失敗したときにも言い訳ができる状態にする手法です。例えば、プレゼンを前に「今日は風邪気味で頭がうまく回らない」といっておくと、プレゼンがうまくいかないのは体調不良のせいだと言い訳ができます。もし、プレゼンがうまくいったときには体調が悪かったのにいいプレゼンができたと周囲からの評価が上がる可能性もあります。また、自分にとっても「体調が悪い中でよくできた」と自己肯定感が高まるなど結果の善し悪しにかかわらず効果が得られるテクニックです。

 ・コールド・リーディング

占い師が使う方法として知られているコールド・リーディングは、自分が欲しい情報を相手から引き出したいときに利用できる手法です。コールド・リーディングでは相手が他の人に話さないようなことを自主的に語らせ、相手にとって特別な存在という錯覚が生まれることで信頼関係を深めることができます。

相手には「最近、何か困ったことでもあった?」など誰にでも当てはまるようなことを曖昧に投げかけるのです。悩みの少ない人でも一つぐらいは思い当たるので「どうしてわかったんだろう?」と言い当てられた気持ちになります。すると、「この人は自分のことをわかってくれる人?」という印象にもつながり、今まで人に話さないでいたことまで話を深めることもできます。

 ・ハード・トゥ・ゲット・テクニック

人から「あなただけに」、「今回は特別に」などの限定的な言い方をされると“自分だけが特別扱いをされた”という心地よい感覚を得ることができます。ハード・トゥ・ゲット・テクニックは相手に特別感を与えることによって相手から好意を持たれ、信頼される存在になることができる手法です。手に入れにくい物を手にできる自分は“特別の存在”と感じることによって人は自己重要感を高め、特別扱いをしてくれた人に対し親和性や信頼感などを強く持つようになります。

 ・ドア・イン・ザ・フェイス

ドア・イン・ザ・フェイスは過大要求法ともいわれ、自分の要求を通りやすくするテクニックの一つです。相手に受け入れて欲しい要求をそのまま出すのではなく、先に大きな難しい要求を出して相手に断らせた後に、要求水準を下げた内容を要求すると相手は断りにくくなります。例えば、商品を「10個まとめて買ってほしい」と無理な要求をし、相手が拒否したら「では、3個でもいいので」というと要求が通る可能性が高くなるのです。

相手の中に断った後ろめたさと「相手も譲歩したのだから、自分も」というお返しの気持ちが生じて多少無理な要求であっても通りやすくなります。

 まとめ

交渉の場で大事なことは、相手にとって「無理やりさせられた」という印象を残さずに自分の要求を通すことです。そのため、交渉のテクニックでは「いつのまにか自分からそう言っていた」「自分で決めた」など相手が自主的に判断し、行動したという意識になるような働きかけをします。心理学テクニックを学び、日常生活にもビジネスにも生かしてより効果的な交渉をできるようにしましょう。

 

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うまく使えば効果的!ビジネスの場でのPowerPointアニメーション活用術

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 パワーポイントはビジネスを中心に行われるプレゼンテーションなどでよく使用されているツールです。そのパワーポイントを作成するにあたって、会社では余計な効果にもなるアニメーションを使用しないケースが多くみられます。しかし、アニメーションなどの効果を使用することで、パワーポイントを使用した資料をさらに魅力的なものにすることが可能になります。

 ビジネスの場でもアニメーションは効果的

パワーポイントを使用するにあたって、アニメーションなどの効果は結婚式などのイベントで有効に使用されていますが、ビジネスシーンではあまり使用されることはありません。ビジネスの場におけるプレゼンテーションは相手に必要事項を伝えることが最優先事項であり、説明する文章も多くなるからです。それらを簡潔に伝えるのがパワーポイントの役割ですが、パワーポイントでも説明する文章だけが画面にただ並んでいたのでは意味はなくなってしまいます。

効率よく相手に伝えたい事を伝える手段としてアニメーション効果を使用することで、より効果的に相手に伝えることができます。アニメーションをただ使うのではなく、強調したい部分などに使用する場合は効果的だと言えます。

  アニメーションの役割をきちんと理解しよう

アニメーションの役割はより効果的に相手に伝えたい事や、スムーズにプレゼンテーションを行えるようにすることです。文字をただ画面に表示するのではなく、動きをつける事で何を言いたいのかをわかりやすくする役割があります。また、文字や画像などに動きをつけることで、動いている文字や画像に目が向くので、説明しやすく、スムーズにプレゼンテーションを進めることができます。

 プレゼンにおすすめのアニメーション効果

基本的におすすめする効果はアニメーション機能の「開始」と「終了」のカテゴリーになります。ワイプやフェードなどは画像や文字につける事によって、画面になかった文字や画像が浮き出てきたり、横から流れてきたりすることができ、画面を有効に使用できます。また、「強調」においては、伝えたい文字にアニメーションをつける事で、より効果的に相手に印象を残せるものでもあります。

 ただしアニメーションの使い過ぎは厳禁

ここまでパワーポイントで使用するアニメーションについて書いてきましたが、プレゼンテーションで伝えたいものは内容であり、アニメーションではありません。多用しすぎると、要点が相手に伝わらない場合もあります。アニメーションはあくまで伝えたことを強調する場合などに使用し、その他の場所では多用することは控えた方がより効果的です。

特にビジネスの場においては、アニメーション効果ばかりに目が行っては意味がなくなってしまうので、アニメーションを使用する頻度は低めにし、本当に伝えたい箇所のみに使用する方がいいでしょう。

 まとめ

ここまでパワーポイントにおけるアニメーション効果について説明してきました。ビジネスの場におけるプレゼンテーションでは、パワーポイントは相手に何を伝えたいのかを効果的に表現する手段になります。パワーポイントを有効に使いながら、口頭での説明で相手を魅了できるプレゼンテーションができるといいですね。

 

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なかなかできない!聞き手を魅了するプレゼンの話し方について

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 顧客への大切なプレゼン、練りに練った企画と、分かりやすい構成でまとめたパワーポイントの資料で準備は万端なはずです。そんなプレゼン当日は、話し方にも気を配りましょう。「ジェスチャー」、「間」、「抑揚」、「視線」の4つのポイント別に、プレゼンの話し方のコツをお伝えします。

 ジェスチャーを使いこなそう-外国人プレゼンターに倣うジェスチャーの種類-

 外国人プレゼンターが使うジェスチャーとその効果には、次のような種類があります。

  • 手を上下に振って動かす(聞き手を注目させる)
  • スライド画面などを指し示し、指を立てて数を表す(聞き手の理解度を上げる)
  • 手を、上下に斜めに動かす(売上のアップ、犯罪の減少など、増減を表す)

 

 プレゼンターに限らず、外国人が話すときのジェスチャーは、話の内容を分かりやすくしたり聞き手に強い印象を与えたりします。日本人も、ジェスチャーを上手に取り入れて、仕事を獲得したり聞き手を説得したりできる話し方を身につけたいものです。

 抜群の「間」をとろう-落語に学ぶ間のとり方-

 落語家は、聞き手を噺に惹きつけることや、おちと呼ばれる噺の結末をスッと理解して笑ってもらえるよう、噺の内容を分かりやすく伝えるプロです。噺の間にはさむ、計算された沈黙、その抜群の「間」は、落語の醍醐味の一つです。

 

 立て板に水といいますが、プレゼンの場合も、切れ目のないすらすらとした話し方は、感心されます。けれども、内容を理解する前に次の話に移ってしまっては、聞き手の印象には残りにくいでしょう。それに比べて、絶妙な「間」をとりながらの話し方は、話を理解する余裕が与えられるほかにも、間の部分で聞き手をはっとさせて、注意をひくことができます。

 正しい抑揚を身につけよう-抑揚は「一文字目」がカギ-

 IT業界の今は亡きカリスマ経営者は、プレゼンターとしても優秀でした。彼のプレゼンの優れた点の一つに、抑揚(イントネーション)の幅の大きさがあります。抑揚の幅が大きいと表現力が豊かになり、聞き手を魅了します。

 

抑揚をつける話し方のカギは、単語の「一文字目」です。「一つ例を挙げてみますと」と話すとします。この場合、「とつ例を挙げてみますと」と、太文字の部分を意識して強めに発音すると、聞き手に訴えかける力が強まります。

 視線を使いこなそう-「皆さん」ではなく「あなた」に伝える-

 プレゼンは、ひとかたまりの「聴衆」に向かって話すというよりも、一人ひとりに話しかけるつもりで行うほうが伝わりやすいものです。具体的には、「アイコンタクト」がポイントです。

 

 聞き手が、「自分に向けて話している」と感じるとき、その聞き手は、自然と身を入れて話を聞いてくれます。多少アイコンタクトのタイミングがずれてもかまわないので、一人ひとりと目を合わせるような話し方を心がけるとよいでしょう。

  

聞き手を魅了するプレゼンの話し方のコツを、「ジェスチャー」、「間」、「抑揚」、「視線」の4つのポイントに分けてお伝えしました。プレゼンがうまくいかないと悩んでいる方も、これらのコツを頭に入れて練習してみてください。きっと、聞き手を魅了できるプレゼンができるようになるでしょう。

 

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もっと楽しくなる!自己紹介プレゼンをうまく行う秘訣

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何回やっても緊張するプレゼン、つかみの自己紹介から頭が真っ白になる人も多いのではないでしょうか。何を話せばいいか検討もつかず、口ごもってしまったり、簡単な挨拶だけで済ませていませんか?コツを掴んで楽しく自己紹介できるようになれば、プレゼンだって調子良く喋れるようになります。自己紹介のコツについて紹介します。

 自己紹介の流れを意識しよう

名前や所属を伝えることだけが自己紹介ではありません。自分を印象付け、興味を持ってもらうアクセントとなる一言は、プレゼンにおいても重要な役割を持っています。自己紹介でも流れを意識して、聴衆にこちらの話を聴いてもらう準備を整えてもらいましょう。

 効果的な自己紹介の流れは

  1. あいさつ
  2. 所属と名前を名乗る
  3. 自分を印象付ける一言
  4. 締めの言葉
  5. お辞儀

 

 プレゼンに関する内容や意気込みはプレゼンの方だけで発揮することにして、自己紹介ではこの流れを守って、あとは自分に興味を持ってもらうための一言と出だしの声の大きさだけに注意しましょう。

 第一印象が命!姿、形で印象づける

大ホールなどで行うプレゼンでは発表者の姿は見えないことも多いですが、会議室レベルとなれば全員の視線が集中します。人は一瞬の判断で好悪の感情を持ってしまう生き物です。パッと見の第一印象がプレゼンの内容や結果に影響に及ぼす可能性もあります。

 一般的なビジネスの場において、清潔感のある服装、身だしなみや背筋を伸ばしたシャキッとした姿勢であいさつすることは基本中の基本です。出番までは慌てず動き回らず、落ち着いて身だしなみを整えておきましょう。

 また、プレゼンする内容や会場の雰囲気に応じて、リラックスして聴いてほしい場合はだらしなくならない程度の恰好で、ラフさや親近感を演出するなど場の空気に合わせたコーディネートも必要です。

 共通点で盛り上がる!話す内容を意識しよう

自己紹介で一番困るのは自分をアピールする話題だと思いますが、一言二言で自分の全てを伝えることは不可能ですし、その必要もありません。自分を印象付ける、興味を持たれる一言が言えればOKです。

 最も簡単なのは共通点を持ちやすい話題です。

 

  • 出身地、出身校
  • 部活やスポーツの経験
  • 趣味

 

 などは定番ですが、誰にでも共有しやすく話もしやすいでしょう。ただし自分のことをダラダラ話すのではなく、興味を持ってもらう為の一工夫を加えましょう。

 

  • 地域の特産物や有名人、著名人(意外性があればなお良し)
  • 最近あった明るいニュースやイベント(ネガティブなものはNG)
  • 失敗談や恥ずかしい話(本気で心配されないもの)

 

 をアクセントとして交えながら簡潔にまとめて話すと良いでしょう。記憶には残らなくとも、話を聴く気にさせれば、その時点で自己紹介は成功したも同然です。

 こんなことやってない?自己紹介のNGについて

  • 声が小さい
  • 早口、滑舌が悪い
  • 話が長い

 

 この3つは本番のプレゼンにおいても言えることですが、話を理解されない、聴いてもらえない主な原因になります。また、笑いが取ればいいとウケを狙った発言を連発するのは、ビジネスの場に相応しくありません。品のない笑いはユーモアとは言えません。

 

  • 楽屋落ち(身内にしか伝わらない)
  • マニアックすぎる(共感できない)
  • 難解すぎる

 

 といった話題も自己紹介では避けるべきです。

  

簡潔にまとめて話せることは、ビジネスシーンで活躍する立派な才能です。ポイントを押さえた自己紹介で自分の評価を上げ、プレゼンも成功させましょう。

 

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突然のプレゼンにも対応できる!失敗しない「資料づくり」のコツ

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 プレゼンを上司に命ぜられた時、資料作りに頭を抱える人も多いのではないでしょうか?

資料作りはコツさえつかめば容易に対応できるようになります。苦手を武器に変えるための「資料作りのコツ」にはどんなものがあるのでしょうか。

 プレゼン資料で大切なのは、「情報量」と「見やすさ」

プレゼン資料作りが苦手な人の特徴として、一つの資料の中に情報を詰め込む人が多いと感じたことはありませんか?もちろん情報がしっかり明示され、後から振り返って資料をみた時にプレゼンを思い出すことができることも魅力的な資料の一つですが、プレゼン中に参加者が資料を確認することに時間を要するような資料はあまり好ましくありません。次にあげるコツを意識しつつ、自分の資料を精査してみましょう。

【コツ1】1ページに言いたいことは1つに抑える

「TED」というプレゼンをみたことがある人はイメージしやすいと思いますが、講演者の後ろで展開される資料は、本当にシンプルです。自分の主張をより聴衆に理解させるためのグラフや図、イメージ画像などが、一枚のスライドの中に一つ展開されるケースがほとんどです。

シンプルな、かつ、聴衆の理解を助ける資料を作成することを目標にするなら、1ページに主張を1つに絞り込むことが大切です。

コツ2】写真と文字が重なる場合、「テキストボックスの背景」に薄い色をつけよう

主張したいことが決まったら、見せ方も意識しましょう。写真など活用し、理解を助けることは魅力的な資料作りのポイントの一つですが、文字を視認しやすい状況にするなどのちょっとした配慮も忘れないようにしましょう。

コツ3】プレゼンは提案を導き作文。項目の1つ1つのつながりを大切に

1ページに主張を1つ、というルールを重視するあまり、プレゼン全体で矛盾が発生する資料を作ってしまうことがあります。プレゼン全体を通し、一つの大きな主題があり、そこに繋がる副題があるのが理想的なプレゼンです。副題を入れる順番や時間配分などで主題に対する理解が変わる可能性があります。ひとつひとつの副題に矛盾がないか、必要のない情報を参加者に与えてないか。きちんと見極めましょう。

 まとめ

資料はあくまで資料であり、プレゼンの中で最も重要なのは、きちんと主題副題のある、メリハリをもったプレゼン内容を決め展開することが大切です。そのうえで参加者の理解を深めるための資料を作成することは不可欠です。あくまで、必要な情報のみを記述するよう努めるとスムーズな資料作りを行うことができます。

 

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プレゼン資料で失敗しないためのフォント活用テクニック

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 ビジネスにおいて必要となる技術のひとつがプレゼンテーション能力です。その能力は単純にトーク力だけでなく、見せる資料を作る技術も求められます。その資料のレベルが低ければ、トーク力があっても話を聞いてもらえないこともあるかもしれません!そんなことが無いように、資料作りの基本を習得しておきましょう!今回は資料の中でもフォントの重要性とコツを紹介させていただきます!

 フォントで資料は変わる

 資料の中に必ず入力するのが文字です。その文字のフォントはどれほどの影響をあたえるのでしょうか。例えば、文字が小さければ読みづらいですし、明るい色を使えば見えにくい、といったシンプルな法則も考慮に入れる必要があります。更にはどんな書体を使うかによって見え方は大きく変わってしまいます。

 文字の大きさは統一!

 文字の大きさがまばらになると、資料の文字に統一感が無く、非常に見栄えが悪くなってしまいます。逆に小さい文字と大きい文字の2パターンで統一していれば見栄えが良いだけでなく、資料の中でどこが大事なところなのか、伝えたいところなのかを一目で理解させることができます。これは全ての資料において重要な要素になります。

 文字の色は2色で統一!

 大きさ同様、文字の色も2色に限定しましょう。色が多くなると、同じようにどこがアピールポイントなのかがわからなくなります。オススメは黒と赤の2色配色です。その場合、一目でアピールポイントは赤文字の箇所であることを伝えることができます。また、例えばプロジェクターなどを使って人前でプレゼンテーションをする場合、緑や青を使ってしまうと非常に見づらくなり、アピールポイントが逆に見えなくなってしまいます。そういった点も含めて黒赤での統一がオススメです。

 書体は相手や資料に合わせて変更

 最後に書体ですが、これはプレゼン相手や、時と場合によって変更する必要があります。基本的にオススメの書体は「メイリオ」です。このフォントはどんな字を打ち込んでも非常に見やすいので、相手が読むのに苦労しません。しかし、フォントに丸みがあるのでお固い場面での資料には向いていません。そのためそういった場面の資料では、特別なフォントは使わず、「明朝体」や「ゴシック体」といった無難なフォントを使うようにしましょう。

 最後に

 フォントに関する基礎的なところを説明させていただきましたが、いかがでしたでしょうか?また、資料作りにおいて最も重要なことは、プレゼンをした際に相手の反応を見て、反省し、それを次回の資料に反映させることです。そうすることで回数を重ねる毎に資料の質は上がっていきます。試行錯誤を重ねることで、よりクオリティーの高い資料を作れるでしょう。

 

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実は才能ではない?誰にでも出来る面白いプレゼンの作り方・話し方

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面白いプレゼンはなぜ面白いのか

「面白いプレゼン」とは、具体的にはどのようなプレゼンを指して言うのでしょうか?

プレゼンの内容自体が興味深いものであるときや、プレゼンの演出が想定外にワクワクするものであるときなど、どの点に注目して判断するかによっても異なってきます。聞き手次第では、プレゼンの内容自体ではなく、プレゼンの方法・ツールや、プレゼンをする人の話し方などを捉えて、「面白いプレゼン」だと感じる場合もあるかもしれません。

ただ一つ確実に言えることは、聞き手がどう感じたかによって、「面白いプレゼン」かそうでないかが決まるということです。

社会生活における様々なシチュエーションにおいて、聞き手が面白いと感じるプレゼンをするための秘訣をご紹介していきましょう。

面白いプレゼンをするために必要なマインドセット

 「面白いプレゼン」をするためには、まず、プレゼンが一方通行のコミュニケーションではなく、双方向のコミュニケーションであることを理解することから始めましょう。

プレゼンをする際には、聞き手の皆さんが、生き生きとした表情で自分の話に反応しているかどうか、冷静に見極めることに注力することが重要です。聞き手の反応によっては、プレゼンの途中で、臨機応変に話の内容を軌道修正する必要もあるでしょう。

話し手と聞き手が共有するプレゼンのひとときを、共に楽しもうとするリラックスした気持ちを保つことができれば、誰にでも「面白いプレゼン」はできるものなのです。

 プレゼンを行う前に事前にチェックすべきポイント3つ

 「面白いプレゼン」をするために、事前にチェックしておきたい項目について、ご紹介しましょう。

 [ポイント1]

聞き手のニーズを知りましょう!

⇒聞き手の全体人数、年齢層、共通する興味・関心事項について、可能な限り事前にリサーチをしておきましょう。必要に応じて、時事関連の話題を、スパイスとして効果的にプレゼン内容に交えることも、聞き手の心を掴む方法として有効な手段のひとつです。

 [ポイント2]

プレゼンの時間配分を工夫しましょう!

⇒プレゼンの中で、絶対に聞き手に伝えたいこと、理解してほしいことについては、余裕をもって確実に伝えられるよう、「導入部・メイン・まとめ」など、大まかな時間配分は決めておきましょう。起承転結のメリハリも忘れずに、聞き手を飽きさせない工夫が必要です。

 [ポイント3]

プレゼン会場の客席配置や、使用可能な機材を確認しておきましょう!

⇒プレゼンをする人の立ち位置、プレゼン会場のスクリーンやオーディオ機器の有無、各器材のスマートな使い方など、詳細にチェックしておきましょう。特に大規模な会場では、どの席の観客も一様に楽しめるような配慮が必要です。

まとめ

 「面白いプレゼン」は、話し手であるご自身が、プレゼンを楽しむことから始まります。不安や緊張というマイナスな気持ちがあれば、それをプラスのエネルギーに変えて、聞き手の皆さんと一緒に、気持ちのキャッチボールを楽しむくらいの余裕を持つことが、「面白いプレゼン」をするための最大の秘訣です。

 

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世界的プレゼンテーションサイト"TED"で見られる!社会人におすすめしたいプレゼン動画5選

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毎回一流の研究者や学者、新進気鋭のビジネスパーソンなど、その道のプロフェッショナルによる知的好奇心をくすぶるプレゼンテーションを披露している「TED」。世界中の幅広い分野から注目され、現在最も有名なトークイベントの一つとして知られるようになってきました。毎回TEDで繰り広げられるプレゼンイベントの中でも、選りすぐりのおすすめプレゼン動画5つをご紹介します。

テレク・シヴァーズ「社会運動はどのように起こすか」

 TEDの舞台においても「人々がどのようにしてリーダーシップをとり、社会を動かしていくか」というトピックがありますが、この動画ではその一連の流れを流行りのSNSサービスを例に分かりやすく説明しています。動画では一人裸で踊る男性を例に上げ、彼に影響され行動を促される人々の行動心理をリーダーとフォロワーの関係で示している所が実にユニークで分かりやすいのがこのプレゼンの特徴です。

 【動画URL】
http://www.aoky.net/articles/derek_sivers/how_to_start_a_movement.htm

ダニエル・ピンク「やる気に関する驚きの科学」

 現代の全てのビジネスパーソンに関わる「報酬」と「やる気」に関して、キャリアアナリストとして活躍するダニエル・ピンクがその因果関係について説明するプレゼン動画です。これまでビジネスシーンでも多く導入されていいたインセンティブ報酬のような仕組みは実はさほど有効ではないという持論を手始めに、やる気についての謎について解説しています。この動画をきっかけに自身の現状を見つめなおすきっかけにしてもいいでしょう。

 【動画URL】
http://www.ted.com/talks/dan_pink_on_motivation?language=ja

サイモン・シネック「優れたリーダーはどうやって行動を促すか」

 この動画ではサイモン・シネックが「ゴールデンサークル」と呼ばれるシンプルかつ強力なビジネスモデルを用いて、どのように周囲の人々を動かすかというリーダーシップ論について熱いトークを繰り広げます。この「ゴールデンサークル」を用いた事例としてアップル社や歴史上の偉人を例に実例の紹介が印象的です。

【動画URL】
http://www.ted.com/talks/simon_sinek_how_great_leaders_inspire_action?language=ja

エリザベス・ギルバード「創造性をはぐくむには」

 世の中には創造的なアイデアを生み出せる人、そうでない人がいます。そしてその違いはなんであろうか?そのような疑問を持つ人もいるでしょう。多くの研究分野においてこの問題を解決しようと試み、クリエイティビティを発揮出来るための方法論を創り出そうとしています。このプレゼン動画はニュージーランド人の研究者による、ある取り組みに関する動画です。

 【動画URL】
http://www.ted.com/talks/elizabeth_gilbert_on_genius?language=ja

リチャード・セント・ジョン「成功とは終わりのない旅」

 今回のトークにおいて自身を成功分析者と呼ぶリチャード・ジョン氏は、成功のあとに訪れる失敗について独自の持論を展開していきます。彼が長い歳月を経て学んだこととは、「成功は一方通行ではない」ということです。人は一度成功を経験するとその場に立ち止まってしまい、向上心を失ってしまうというものです。その「成功」を続けるには、チャレンジし続けることが重要と彼は言います。つまり、「成功とは終わりのない旅」だということです。

 【動画URL】

http://www.ted.com/talks/richard_st_john_success_is_a_continuous_journey?language=ja

 

まとめ

 常に流動的な現代社会において、新しい考えやテクノロジーを導入できるか否かが生き残りのカギになってきます。しかし、それらは実践するのは簡単な事ではありません。またその考え方やアイデアに触れる機会はそう多くはありません。しかし私たちにはTEDのようなネットで学べる機会があります。とりわけビジネスパーソンにとって最先端のアイデアに触れる機会はこれからより重要視されていくでしょう。

 

デキる社会人は使って当然!プレゼン用リモコンの賢い選び方

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プレゼンの必需品であるリモコン。直接PCを触らずとも画面を操作できるので、スムーズなプレゼンが可能になります。会議の場に設置された備品もあるかも知れませんが、手に馴染んだマイリモコンがあれば誤操作や電池切れの心配もありません。慌ててリモコンを購入する前に、必要な機能や便利な機能について知っておきましょう。

ボタンがシンプルかどうか

プレゼンで使用するリモコンに一番必要なのはシンプルさです。特に資料を進める、戻すといった操作は、手元を見ずに直感的に行える必要があります。間違えて進めすぎた、戻すところを先に進めたなど、誤操作はプレゼンの進行を妨げるだけでなく、ネタばれや間延びをして聴衆の集中力を奪ってしまいます。

 シンプルなボタン配置も押し間違いや勘違いをするデザインでは意味がありません。近い距離で上下のボタンを配置しているだけのリモコンも、プレゼン中に力が入ると手が滑る可能性もあります。ボタンの形を変える、間違えない配置にするなど工夫されたシンプルなボタンのリモコンを選びましょう。

 大きすぎず、小さすぎず適切な握り具合か

プレゼン用のリモコンに大切なのは直接的な機能だけではありません。手に収まりやすいサイズ感やフィット感も、緊張しやすいプレゼンにおいては重要になります。基本的に持ち運ぶものであるリモコンは、大きすぎても不便ですし、小さすぎても押し間違いの原因になります。

 握った時に手のひらに収まり、親指や人差し指でボタンが押しやすい適切なサイズのものを選びましょう。また手元から落とさない為の紐や、先端を少し大きくしたデザインなど滑らない、落とさない工夫があると、身振り手振りが大きくなりやすいプレゼンでも使いやすいです。

 レーザーポインター機能は入っているか

プレゼンに必須であるレーザーポインター機能も、リモコンに搭載されているかは大きなポイントです。会議室のサイズや部屋の明るさや表示している画面の背景色などで、ポインターの目立つ・目立たないが決まってきます。

  最近ではプロジェクターではなく小規模な会議室で大型モニターを使ったプレゼンも多くなっています。細いレーザーポインターでは画面で吸収されて見えなくなってしまうこともあるので注意が必要です。

  レーザータイプではなく、画面上で自由に操作できるポインターを表示するタイプのポインターもあります。ソフト上で動くプログラムなので資料を共有していれば会議出席者の全員のPC画面でも動作でき、手元のPCでも分かりやすい説明ができます。遠隔地で行うテレビ会議においても同様にポインターでの指示をプレゼンに合わせて表示できるため、よりプレゼンの内容が伝わりやすくなるでしょう。

 スマホで使えるリモコンアプリ

わざわざ別口でリモコンやポインターを持たなくても、スマホがあればリモコン代わりにすることもできます。フリーソフトとして開発されたものですが、PC操作用のリモコンアプリをダウンロードするだけで、あなたのスマホがリモコンに早変わりします。リモコンを忘れた、電池が切れたと慌てることなく、胸元からそっと取り出しササッと操作して見せましょう。

 まとめ

リモコンを制する者はプレゼンを制する…は言い過ぎですが、便利な道具でスムーズにプレゼンできるなら言うことはありません。いつでもどこでもプレゼンができるように、手元に一台持っておきたい商品です。

 

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効果的に取り入れよう!プレゼンにネタを用意して周囲を味方につけるためのコツ

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 プレゼンには参加者に何らかの主張を理解してもらうことが求められますが、主張内容によってはまじめに主張のみを述べることでは物足りないことがあります。そこで上手く活用したいのが「ネタを挟む」ということ。緩急のあるプレゼンを行うためのネタはどのように取り入れればいいのでしょうか。

 プレゼンでの笑いネタはやっぱり効果的

参加者が講演者のプレゼン内容に興味があるとは限りません。どのような主張を行うかにもよりますが、日常の小ネタや参加者が一度は経験したことのある内容を随所に挟むとその次に来る主張の理解がより深まります。

 手っ取り早く笑わせられる自虐ネタ

自虐ネタは多用すると主張がかすんでしまいかねませんが、導入部分でインパクトを与えるために使用すると、参加者を味方につけられます。捉え方によっては嫌味になるような自虐ネタではなく「あるある」話など、参加者の共感を得られやすい内容を選ぶとより効果的です。

 ネタは日常の至る所に転がっている

ネタを探そうと焦ると、なかなか魅力的なネタは見つからないことがあります。ですが、普段起きている何気ない事象の中にヒントが隠れていることも。大爆笑を得られれば素晴らしいことですが、クスっとほほ笑んでしまうようなちょっとしたドジ話や笑える経験談でも、十分講演者に対するイメージを向上させることができます。

あくまで、ジョークやネタ話は自分の主張を理解してもらうためのアクセントであり、人気芸人のような完成度は必要ありません。気負ってしまうことのないようにしましょう。

笑いネタで楽しませることで自信にもつながる

笑いネタを混ぜ込むことのメリットは講演者に対するイメージを向上させ、次に来る主張の理解を助けることですが、講演者側にもメリットはあります。

自分のプレゼンに興味を持っていない参加者ばかりの会場と、次は何を話すのかと興味を持たれている会場で有れば圧倒的に後者の会場の方がスムーズにプレゼンが進むはず。自信のあるプレゼンを行うための導入として上手く活用しましょう。

 まとめ

プレゼンにネタを挟むのは、とても魅力的ではありますが、普段から冗談を言うことがない人には少々敷居の高い行為ともいえます。準備運動を行わずスポーツをするとけがをしやすいのと同様、平常時から面白いネタを小出しにする癖をつけておくことがおススメです。

何故か聞きたくなってしまう!プレゼン作りは「目次」づくりから

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どんなに短いプレゼンであっても「目次」がないと、話の概要が分からず聴く側もどんな態度を取るべきか考えることができません。「目次」があることで、お互いにこれからプレゼンする内容についてアウトラインを意識し合い、準備をしてから本番に入っていくことができます。概要をどの程度目次を集約するかは、その後のプレゼンの盛り上がりに影響しますので、細心の注意を払いましょう。

目次、しっかりつけていますか?

目次が細かくなりすぎるのは見づらいだけで意味がなくなります。プレゼン資料にメリハリをつけ、それを目次の項目に落としているかが肝心です。発表する順序としても結論からズバッと話し、その後細くをするという手法もあれば、起承転結や序破急といった日本古来の進行を参考にして進めることも可能です。

 大事なのは、何をどういう順番にして、結論としてどこに導くのかまでを目次で表現することです。会議の概要が分かれば自然と集中して話を聴くことができるようになるでしょう。

 目次はプレゼンのタイムキーパー

厳しいビジネスの現場では、時間をオーバーするような話は聞いてもらえず、不十分な状態で成否の結果を待たなければいけません。目次によってこのパートは何分、次のパートは何分と具体的なタイムテーブルが完成します。目次に従って話せば予定通りキレイに終わらせることができます。

 目次をイメージしながら時間を意識して進めることで、進捗を途中で判断し、ペースを落とすことも上げることも可能です。時間管理はビジネスマンの基本です。プレゼン内容以外でもアナタの評価は決まっているのかも知れません。

 目次で相手の「聴く姿勢」を促す

目次を見せた時、相手は素早く目を走らせてこういう順番でこういう流れかと、プレゼンの内容に当たりをつけます。その上で質疑や確認のポイントを頭に思い浮かべながらあなたのプレゼンを聴いてくれるでしょう。逆に目次を表示してすぐに次のスライドへ行くのは厳禁ですし、逆に全てを読み上げる必要もありません。

「今回の発表はこのような流れで進めてまいります。よろしくお願いします。」といった簡単な紹介をすることで、相手は目次を読み込む時間が作れます。聴衆のペースを配慮した時間配分をしましょう。

身につけよう!目次を素早く作成するコツ

目次の作り方を改めて考えると難しいものです。特徴的なタイトルや小見出しなどを並べて行くと、プレゼン資料とほぼ変わらない内容になってしまいます。かといって大見出しだけでも話の骨子が伝わらず、うまくまとめることができません。

 目次を素早く作成するにはアウトラインを大見出しで表示して、議論を深めたい、注目されたい部分だけを小見出しにして追加すれば十分なものが出来上がります。

 

最終的に大事なのは内容ですが、相手を引き込むあいさつや目次は、契約に対して前向きな検討をしてもらえるほどのパワーを秘めています。基本的な技術ですが疎かにせず、しっかり作成しましょう。

 

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伝わらないのはストーリーがないからかも!プレゼンにおけるストーリー展開のテクニック

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 ビジネスシーンでもっとも重要視されるプレゼンテーションの現場。相手に分かりやすく伝えるために必要なストーリー展開とそのコツをご紹介します。

プレゼンはストーリーが左右する

ストーリーには感情を動かす力があり、聞き手の感情を動かすことでプレゼンの印象は大きく違ってきます。ストーリーは難しいことを分かりやすく伝えたい状況に効果的に使えます。抽象的で説明の難しいことほど、ストーリーで語ることにより理解しやすくなります。人に何かを伝える時にこそストーリーは有効な手段になるはずです。特にプレゼンの現場では、よりストーリーの効力を応用して行くべきと言えるでしょう。

 「問題解決」の一連の流れを示す

ある考え方があるだけで問題解決へ向けて議論がまとまり、方向性が決まる。そして解決策が見え、やるべきことが見える。このようなシーンに遭遇した経験のある方も多いはずです。その場の目的を明確にし、本質を見つけ出しイメージしやすいストーリーを当てはめることで、聞き手にイメージしやすい全体像を届けることができるようになります。

観客に「なぜ?」と「なるほど!」を繰り返し思わせる

聞き手に伝える内容には必ず問いかけと解決策があります。それらを繰り返し問いかけることで解決策への道筋を浸透させることができますし、具体例を元に説明することが可能です。

 トップダウン型とボトムアップ型というストーリー展開

ストーリー展開には様々な方がありますが、一番のポイントは仮説を検証するために「どのような裏付けが必要か?」ということを考え、枠組みを組み立てることが必要です。そして共通して言えることに、最後の場面で「本当に?」というツッコミの確認をする事です。「もっともらしい事に聞こえるが、果たしてそれは本当なのか」という検証が必要になってきます。「果たしてそれが事実なのか?」ということが、聞き手にとっては重要なポイントになってくるのです。

 まとめ

聞き手に想いを伝える場合、単なる情報だけではなかなか説得させることはできません。そこに論点や仮説を前提とした分析が生かされてこそ意味を持ちます。更に論点を抜き出し、それらを繋いでいくことでストーリーを生み出していくのです。

 

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使い方でもっと伝わる!プレゼン資料の「フォント」を徹底指南!

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「フォント」を気にしないプレゼン資料ほど、読みにくいものはありません。手元の資料を見れば分かるというものでも、演者の言葉や強調したい部分、行間に込められた意図は、映し出されたプロジェクターの画面を見なければ分かりにくい場合も多いのです。大画面でも伝わる「フォント」の使い方を紹介します。

フォントの基本は奇抜さよりも「読みやすさ」

「ゴシック」、「明朝」、「ポップ」、「行書」、「楷書」など、日本語を表記するフォントだけでもたくさんあります。プレゼンの場で主に使用したいフォントは遠くからでも読みやすい、ハッキリしたものを選ぶべきです。

 また、人間の感覚は大きく視覚に頼った部分がある為、資料で伝わらないことは言葉を重ねてもほぼ伝わらないと考えた方が良いでしょう。客観的に見て分かる資料にしなければ、伝えたいことも伝わらないのです。

 奇抜なフォントで特定の文字を目立たせようとすると、逆に全体が読みにくくなったり、資料全体に意識が行かなくなります。読みやすい「フォント」を使うことで、読み取りにくい資料になることは避けられます。

フォントは統一することで一層読みやすくなる

「フォント」を途中でコロコロ変える、同じレベルの解説文で異なるサイズのフォントを使用する、スペースがないので一部だけ文字サイズを小さくしてしまう、などは会議資料を作っているとありがちなことですが、読み手にとってはNGな行為です。

手元資料が合った場合でも、文字を小さくしすぎるとそこで読み取り速度が落ち込む場合もあり、効率的なプレゼンの理解を妨げます。統一感のない「フォント」で書かれた文字は、その一文ごと目立つ、もしくは目立たなくなるという可能性もあります。強調したくても、他の文章を無視してほしくない場合、途中で「フォント」は変更するべきではありません。

 タイトルは24pt、見出し18pt、文章は14ptなどルールを決めて統一化ある資料を作りましょう。文章が収まりきらない場合は、もっとシンプルな言い回しができないか、文章の見直しを図ることから修正を考えるようにして下さい。

 「太字」「斜字」をうまく使おう!

プレゼンを際立たせるには、強調を上手く活用することが重要です。プレゼン内容にメリハリをつけ、議論にしたい、伝えたいことだけを強調する、その為には「太字」や「斜字」が有効です。ただし「MSゴシック」や「MS明朝」などのフォントには、「太字」が存在せず、擬似的に文字を大きくするため、画面上では正常に見えても巨大なプロジェクターで見ると文字が潰れて見えにくい場合もあるのです。

 「太字」に対応している「メイリオ」などは、大きな画面にした時も文字が見やすく強調したい場所をつぶすこともありません。「斜字」に関しては一文を丸ごと傾けてしまうと逆に見えにくくなるので、数字だけや単語だけなど使う場面を限定して利用するのが効果的です。

 (上級者向け)「補色」を使って色付けするテクニック

「補色」とは虹色の順番に色を円環状に表した「色相環」において正反対となる色の関係を言います。

 補色を使って文字と背景、文字と文字を組み合わせた時に目立ちやすくなるのです。カラーを使った強調を考えているなら、補色の関係になるように資料を作り込めばより効果が増すでしょう。ただし、これらの効果は多用したり、プレゼンする部屋の明るさなどでも印象は変わってきます。「上司の色の好み」などという外的要因も加わってきますので、使いこなすのは上級者になってからの方が安全です。

 

 普段何気なく決めている「フォント」も、使い方次第ではプレゼンの実力を底上げしてくれるものです。自分の中で統一したルールを決めて、読みやすいプレゼン資料を作りましょう。

 

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そのクレーム、チャンスです!クレーム電話のビジネスマナー

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仕事をする上で正しい敬語や電話の受け答えなどは身につけておきたいビジネスマナーですが、中でもクレーム対応は重要です。苦手意識を持ちやすいクレーム対応はポイントをしっかり押さえることで落ち着いて対応できるようになります。避けて通るのではなく、むしろ自分を磨くチャンスになるようにクレーム対応について確認しましょう。

お客様の「テンポ」に合わせよう      

お客様と話すときの注意点としてよくいわれるのは「早口にならないように」ということです。確かに早口になると聞き取りにくく、また落ち着きのない印象を与えてしまい相手も急かされる感じがして落ち着きません。しかし、早口のお客様の場合はこちらのゆっくりした話し方がむしろもどかしく、ときにはイライラされてしまうこともあります。

大事なことは、マニュアル的に誰に対してもゆっくりと話すのではなく、お客様の話す「テンポ」に合わせることです。早口の人にはやや早めの話し方でもよく、ゆっくり話す人に対しては間も大切にしながらゆっくりとしたテンポにする、などそれぞれのお客様に合った対応にしましょう。

お客様の「一次感情」を読み取ろう

クレームの電話ではお客様は何を訴えたいのか?どんな感情があるのか?を読み取ることが大切です。クレームの内容によってお客様の訴えたいことや感情には違いがあります。しかし、大事なことは表現されている感情ではなく、お客様の心の奥に潜んでいると思われる「一次感情」を知ることです。例えば、飲食物に異物が混入していたケースでは、それを口にしてしまった不安やショックなどの一次感情があり、それが怒りになって表れていることが考えられます。また、購入した商品が本来の量や機能を満していない場合には、残念さや落胆、あるいは納得のいかない気持ちが怒りとして溢れ出ることもあるでしょう。

クレーム対応においてお客様の気持ちがなかなか収まらない場合には、表現されている感情への対応だけになっている場合があります。大事なのはお客様の一次感情に気づき、一次感情への対応を適切に行うことです。

お客様の「視線」で考えよう

クレーム電話をかけてきたお客様にはどんな感情があるのか?一次感情を読み取るにはお客様の「視線」になって考えることが重要です。もし、自分が食べたものに異物が混入していたらどんな気持ちになるでしょうか?お客様の「視線」で考えるには想像力が必要です。「もし、食べてしまったら、さぞ気持ちが悪いだろう」「身体に何か影響があるのでは?と心配になるだろう」といった想像ができるとお客様のクレームの内容も理解しやすくなります。

また、ここで大事なのは“自分なら”という考えや価値観は脇に置いて想像することです。“自分なら”の視点を入れてしまうと、「なぜ、その程度のことでクレームをいうのか?」「なぜ、そんなに怒るのか?」と考えてしまうでしょう。すると、お客様に対して何度お詫びを口にしても誠意のある態度としては伝わらない可能性があります。声だけの電話応対の場合、気持ちの有り様が声の調子や抑揚などに表れやすいので、十分な気配りが必要です。

 まとめ

お客様へのクレーム対応では自分の考えや価値観を交えることなく、お客様の視線で考えられるように努力することが重要です。お客様から強い感情を表現されると、対応が難しいと感じる場合もあるでしょう。しかし、お客様の中には別の一次感情があることを常に意識し、一次感情への対応を心がけると効果的な対応ができるようになるでしょう。

 

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上司・先輩に一目置かれる!新入社員のビジネスマナー

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突然やってくる!電話の受け方・かけ方

社会人になったばかりの皆さんは、学生時代に比べて緊張感のある毎日で、覚えることがたくさんあると思います。まずは職場の先輩に好印象を持ってもらえるように、基本的なビジネスマナーをしっかりと身に着けましょう。後輩がビジネスマナーを身に着けていると、先輩が気持ちよく仕事ができるだけでなく、ビジネスマナーを指導する手間も省けます。

特に電話応対のマナーは自分であらかじめ勉強しておきましょう。社内の人のことは敬称をつけずに呼び捨てにする、相手の会社名と名前や要件を聞いたら必ず復唱する、などは基本です。電話応対に自信が持てない間は、電話を受ける時もかける時にも「○○会社、新入社員の○○です」と名乗ることも効果的です。相手の方も新入社員だと認識できれば、丁寧に応対してくれることもあります。電話応対そのものが不慣れでも「コール3回まで電話を取る」という前向きな姿勢を常に示せば、先輩方も好印象を持ってくれるはずです。

意外とミスが多い!社内・社外メールにおける作法

個人的なメールと違って、社内、社外へ送るメールはメリハリをつけた文章にするように心掛けましょう。顔文字や流行の略語などを入れるのはNGです。口語調のだらだらと長い文章は読みにくいだけでなく、仕事の内容が正確に伝わらないこともあります。挨拶文と簡潔に要件がわかるような内容にしましょう。

また社外の方への大切な仕事の依頼は、メールの送信と同時に電話を1本入れておくのがマナーです。添付ファイルがある場合は、相手側が受信できているかどうかも確認しておきましょう。 

ここで同期と差がつく!正しい来客対応

新入社員の間は、取引先へ先輩と一緒に同行するなど、先輩から相手を紹介されてから名刺交換をする場面が多いものです。紹介した後輩のマナーがなっていないと、会社のイメージも悪くなり、先輩もがっかりしてしまいます。名刺は必ず相手に向けて両手で渡す、相手からもらった名刺は両手で受け取り胸の高さで拝見する、などが基本的なマナーです。名刺を、相手の方の代わりと考えて丁寧に扱うことが大切です。そのまま席に座って商談に入る場合などは、自分の名刺入れの上に相手の名刺を置いてから机に置きましょう。

また移動の時もちょっとした心配りがお客様の印象に残るものです。エレベーターのある会社なら、乗り込む時にはお客様より先に入ってドアを開けて待つようにしましょう。目的階に付いたら、ドアを開けて最後に降りるようにするのがマナーです。

 

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社会人でも意外と知らない!ビジネスの場でのお茶について

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 一昔前のオフィスでは、来客があれば手を止めて給湯室へ向かうのは女性であるのが一般的でした。そんな時代も今や昔。お茶の入れ方は、社会人なら男女問わず誰でもが身につけておきたい作法です。今回は、意外と知らない人の多い「お茶」についてのビジネスマナーを初紹介します。 

もはや女性の仕事ではない!美味しいお茶の入れ方とは 

 コンビニやスーパーなどでペットボトルに入ったお茶を簡単に購入できる時代です。正しいお茶の入れ方をよく知らないという人も多いのではないでしょうか。オフィスを訪れたお客様に美味しくお茶を召し上がっていただくには、次のような手順でお茶を入れてみましょう。

  1. まず、急須に一人当たり小さじ1杯の茶葉を入れます。
  2. 次に、お湯をゆっくり急須に注ぎ入れます。お湯の温度は70〜90度が適当。やかんに沸騰させたお湯なら少し冷ましてから使いましょう。
  3. 急須にお湯を注いだら1分ほど蒸らします。
  4. 湯呑みの7分目までお茶を注ぎます。このとき、1つの湯呑みにいっきに注いでしまうとお茶の濃さがバラバラになってしまうので、少し注いだら次の湯呑み、少し注いだら次の湯呑み、という具合に苦みや色が均一になるよう何度かに分けて注ぎます。

あなたは間違っていませんか?お茶を出す順番

お茶を注ぎ終わったら、トレイに湯呑みと人数分の茶托を乗せて早速お客様にお出ししましょう。ここで注意したいのは、エレベーターの中や接待時の宴席のように、お茶の出し方にも順序があるということです。応接室にお客様と自社の社員が座っているとしたら、まずはお客様からお茶を出すのは常識中の常識です。

例えば、お客様、自社社員ともに複数名が腰掛けていたら、お客様側の上座から下座へ、次に自社社員の上座から下座へお出しします。席についている人に向かって右側にまず茶托を置き、その上に湯呑みを乗せるようにしましょう。

どれが正解?取引先でお茶を出された時の正しい対処法

 お茶の出し方はばっちりマスターできましたか?では次に、自分がお茶を出される側になった場合を見ていきましょう。取引先では「出されたお茶は飲んではいけない」「口をつけないのは失礼」など、いろいろな意見が飛び交っているようですが、実際には先方に「どうぞ」と勧められたら、温かいものは冷めないうちに、冷たいものは温くならないうちに飲むのがマナーです。同行した上司が口をつけないのであれば別ですが、差し出されたおもてなしの気持ちは素直に受け取りましょう。

そして、帰り際には「ごちそうさまでした」のひとことを忘れないようにしましょう。

まとめ

 これから新入社員になる人は、お茶出しという基本的なビジネスマナーは必ず心得ておきたいものです。社会人になってもお茶出しをするたびにオロオロしてしまうという人も、この機会にしっかりお茶出しの基本をマスターしましょう。

 

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新入社員必見!同僚と差がつく社会人としての挨拶のキホン

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社会人にとって挨拶は基本の礼儀の一つです。最近では家族でもすれ違いが多く、挨拶しないような家庭もあり、ビジネスシーンに於いても挨拶ができない若手社員もいます。社会人になったのであれば、挨拶で気持ち良く仕事を始められるように気を使いましょう。たかが挨拶、されど挨拶、上司からの印象も変わってくるかも知れませんよ。 

相手にきちんと合わせた挨拶のマナー

挨拶は誰にでも同じ態度で行うことはとても良いことですが、ビジネスシーンにおいては相手によって挨拶に込める敬意や親密さなどに差をつけて、ハッキリと大きな声で表現するべきです。以下に代表的な例を上げるので参考にして下さい。

社内の上司、先輩

社内での目上に当たる上司や先輩に対しては、挨拶と同時にお辞儀をして下さい。通りすがりであれば、相手が通り過ぎるまで頭を下げることが基本です。ただし扉やエレベータの前などでは、通行の邪魔や迷惑にならないよう、場の空気を読むことも重要です。

取引先相手、クライアント

取引先が相手の場合は、どんな関係であろうとも自分から挨拶をするように心がけましょう。気持ちがこもっていることを伝える為にも、必ず目線を合わせて「お世話になっています」などの挨拶を交わした後に、お辞儀をすると良いでしょう。

宅配便、ビルの警備員などの業者の方など

社内には社員やクライアント以外の人も出入りします。普段から出入りする宅配業者や常駐の警備員さん、逆に誰だか分からない人物などを見かけた場合もしっかり挨拶をして下さい。お客さまでなければお辞儀までは必要ありませんが、大きな声でハッキリと声をかけましょう。

状況に応じた挨拶のマナー

意外に間違いやすいのが会社を出たり入ったりするときの挨拶です。パターン別に記載しましたので、参考にして間違った挨拶を取引先や目上の先輩に対してしないよう注意して下さい。

自分が外出する際、外出される方がいる場合

自分が外出する際にも上司や職場に対して「※※に行ってまいります」と行先を伝えるための挨拶をしましょう。きちんと所在を告げることは仕事を行う上で重要なポイントです。

逆に外出先へ出かける人に対しては「行ってらっしゃいませ(行ってらっしゃい)」と、気持ち良く送り出してあげましょう。

自分が帰社した際、帰社された方がいる場合

自分が帰社した場合、「ただ今戻りました。」と大きな声で報告しましょう。名前を添えると見えていない人にも帰社したことが伝わります。

帰社された方に対しては「おかえりなさいませ(おかえりなさい)」と本人の前で労いを込めて伝えると好印象を与えます。

自分が退社する際、退社される方がいる場合

職場を退社する場合、まだ仕事をしている人に対して「お先に失礼いたします。」と声を掛けてから帰るようにしましょう。職場を出る前にお辞儀をして出て行くのも礼儀に適った挨拶です。また退社する人に対して「ご苦労様でした」は基本目下に使う言葉なのでNGです。「お疲れさまでした」と声を掛けるのが一般的です。クライアントに対してや仕事上で協力してもらった人がいる場合は「今日はありがとうございました」と付け加えるのも礼を失しない為には必要な挨拶です。 

まとめ

状況や相手によって切り替えが要求されるビジネスシーンでの挨拶は複雑ではありませんが、自分から率先して行うことが大切です。相手も自分も気持ちの良くなる挨拶をして円滑なコミュニケーションを図ることで仕事もはかどるでしょう。

 

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全てのビジネスパーソン必須!今さら聞けない敬語の使い方講座

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尊敬語・丁寧語・謙譲語の概念はなんとなくわかるものの、非常に難しいのが敬語の使い方です。いざ実践となると正しい敬語を話せる人はどのぐらいいるのでしょうか。

社会人としてビジネスマナーを見直したいという方のために、敬語の使い方についておさらいをしていきたいと思います。

敬語がきちんと使えないビジネスパーソンは信用も得られない

ビジネスの場では、取引先・お客様・上司といった「目上の方」への対応が重視されます。そもそも敬語とは、相手に対する敬意を表す言葉です。しかし正しい敬語を使わなければ、気持ちが伝わるどころか、逆に相手を目下にみているという印象を与えかねません。新人のうちは大目に見てもらえるかもしれませんが、失礼が重なれば相手に不快感を与え、信用できないやつだと思われてしまう可能性もあります。

あなたが普段使っているその敬語、実は間違いかも

普段正しいと思って使っていても、実は間違っているという敬語は意外に多いものです。

例えば「ご苦労様です」「了解しました」「いつもお世話様です」「大変参考になりました」などのフレーズは、すべて目下の人に対して使う言葉。目上の方には「お疲れ様です」「承知いたしました」「いつもお世話になっております」「大変勉強になりました」を用いるようにしましょう。

相手に丁寧に接しようとすればするほど起こりがちなミスに、二重敬語があります。「ご覧になられる」「おっしゃられる」のように、尊敬語に「られる」を重ねてしまうケースです。この場合「ご覧になる」「おっしゃる」だけで充分。相手を見下しているわけではありませんが、日本語として間違っています。

また、本当は誤った使い方であるのに、いつの間にか定着してしまった敬語というものもあります。「お水のほうをお持ちしました」「5000円からお預かりいたします」「こちらでよろしかったでしょうか?」飲食店などでよく耳にするこれらのフレーズ、いわゆる「バイト敬語」に違和感を覚える人も多いかと思います。一部の業種では、バイト敬語がマニュアル化されている場合もあるようですが、一般のビジネスの場では使わない方が賢明です。

これだけ知っていれば大丈夫!ビジネスマン必須の敬語の使い方

「尊敬語・丁寧語」は相手や相手の動作に対して敬意をあらわし、それを丁寧に表現する言葉。「謙譲語」は、自分や自分の動作をへりくだって表現することで、間接的に相手に対する敬意を表現する言葉です。最低限マスターしておくべき、ビジネスマン必須の敬語表現を10個紹介します。

  1. 依頼する時

×「すみませんが○○をしてもらえませんか?」

〇「恐れ入りますが○○をしていただけませんでしょうか?」

 

  1. 同意する時

×「了解しました」

〇「かしこまりました」「承知いたしました」

 

  1. 断る時

×「できません」

〇「いたしかねます」

 

  1. 謝罪する時

×「ごめんなさい」「すいません」

〇「申し訳ございません」

 

  1. 社外の人に身内のことを紹介する時

×「こちら○○部長です」

○「こちら部長の○○です」

 

  1. 自分のこと・自分達のこと

×「わたし」「僕」「わたし達」「僕ら」

〇「わたくし」「わたくしども」

 

  1. 会社の呼び方

自分の会社 ⇒「弊社」「当社」

相手の会社 ⇒「御社」「○○(企業名)様」

 

  1. 「行く」「来る」の使い方

尊敬語 ⇒「3時にいらっしゃいます」「3時にお見えになります」

謙譲語 ⇒「3時にお伺いします」「3時に参ります」

 

  1. 「言う」の使い方

尊敬語 ⇒「社長のおっしゃるとおりです」「社長の言われるとおりです」

謙譲語 ⇒「私が申し上げたとおりです」

 

 10.「見る」の使い方

尊敬語 ⇒「こちら、ご覧になりましたか?」

謙譲語 ⇒「こちら、拝見しました」

 

 まとめ

一朝一夕というわけにはいかない、正しい敬語の使い方。マスターするには日々の努力が大切です。美しい言葉使いの方の真似をしたり、アナウンサーの話し方に注目したり、ビジネスマナーを学んだり…。

立場が上がるほど「その言い方間違っているよ」などと指摘してくれる人はいなくなります。これを機に、今までの敬語についての知識を見直してみてはいかがでしょうか。言葉使いがすべてではありませんが、ビジネスパーソンとして、正しい敬語を使いこなせるようになったら素敵ですよね。

  

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大事な商談でミスしたくない!名刺交換でありがちなミスまとめ

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 名刺交換も先輩が手取り足取り教えてくれるような、優しい社内教育が行われていれば問題ありませんが、何も知らずに名刺を受け渡しする場合、マナーがなっていない、差し出し方が偉そう、扱いが乱暴となると相手の印象も損ねてしまいます。デキるビジネスマンはみんな知っている名刺交換での失敗例をご紹介します。

新入社員がやりがちなミス

名刺の重要性がまだ理解できていない内は、扱い方にも気が回らないものです。名刺は名前を書いているだけの紙ではありません。相手の信用が載っているものと考え、ぞんざいな扱いはやめましょう。

テーブル越しでの交換は厳禁!

 テーブル越しの名刺交換は基本NGです。必ず席を立って面と向かって名刺を差し出しましょう。ただし立って名刺交換するほどのスペースが無い場合や時間が無く話がすでに始まっている場合などは、テーブル越しに渡す場合もあります。その際も両手を添えて頭を下げることは忘れてはいけません。

受け取った名刺はポケット・定期入れにいれないで!

 受け取った名刺はすぐに仕舞ってはいけません。商談などを行う間は相手の席次に合わせて名刺を置いて、名前を覚えて話しかけられるようにしましょう。また頂いた名刺をポケットや定期入れに入れるのは論外です。名刺入れを持ち歩き、傷や汚れのないように丁寧に収納しましょう。

名刺入れに入れっぱなしも良くありません。頂いた名刺は今後の人脈につながる大切なものです。いつでも取り出せるよう専用のポケットフォルダなどで整理・管理しておきましょう。

必ず守ろう!名刺を渡す・受け取る順番

 名刺の渡す順番にも決まりがあります。お互いの上司が同伴の場合は上司同士の名刺交換の後、部下の名刺交換を行います。名刺を探してあたふたしないよう、邪魔にならない程度に準備をしておきましょう。

 名刺を渡す際は、目上の人から順番になりますが複数の部署の方がいる場合、営業職の上役の方から渡すようにして下さい。基本的には上司の後について順番に名刺交換を行えばOKです。

行ったり来たりできないスペースの場合は席の順に渡すこともあります。名刺交換にあまり時間を使うのも失礼な話なので、その場の状況に応じて臨機応変な対応を心がけましょう。

新入社員じゃなくても注意したいミス

名刺交換も手慣れてくるとついつい忘れてしまいがちなミスですが、名刺交換で敬意を表す以下の行動にも注意を払いましょう。

受け取った名刺は必ず高い位置で持つ

 受け取った名刺は大事なものとして扱いますので、低い位置には持っていきません。頭の上に掲げて深々とお辞儀する必要ありませんが、胸よりも上の位置で取り扱うようにしましょう。

 こちらから差し出す名刺は相手よりも低い位置にするのもマナーの一つです。相手を立てる行動がちょっとした好感を持たれる要因となります。

名刺は原則目下から渡すように!

 名刺は目下のものから渡すようにしましょう。見た目の年齢だけではなく、ビジネス上の取引先の場合は「お金をもらう側が目下」ということになります。経験を積んだ商談のメインとなる社員の場合は名刺を先に頂くこともありますが、新入社員の内は名前と顔を覚えてもらえるよう、どんな相手でも先に名刺を差し出しハッキリと大きな声で挨拶するようにしましょう。

 

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間違っている人多いかも?社会人なら知っておきたいお酒のマナー

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社会人になったら、学生時代とは違うマナーがあります。飲み会の席でのマナーも社会人として知っておきたいマナーのひとつです。学生時代と違って、お客様の接待や上司との付き合いなどの場が増え、飲める飲めないに関係なく参加しなければならないことも多くなります。社会人として知っておきたいお酒の席のマナーをまとめました。

 

お酒を注ぐ時のマナー

 <ビール編>

 瓶ビールの場合、他の人に注ぐときは瓶のラベルを上になるように右手で持ち、左手を軽く添えます。その際、手の甲を上にして注ぐようにしてください。手の平を見せて注ぐのは「逆手の逆注ぎ」といわれ失礼な行為になります。注ぐときは、「お注ぎします。」などとひと声かけてからお酌をするとより自然です。

 

ビールを注いでもらうときは、グラスに残っているビールを飲み干して、グラスを空にしてから受けましょう。片手にグラスを持ち、もう片方の空いた手はグラスの底に添えます。そのとき、相手が注ぎやすいように瓶の注ぎ口に高さを合わせ、グラスを少し相手側に傾けます。ビールがグラスに入ってきたら、少しずつグラスを立てましょう。そうすることで相手が注ぎやすく、ビールの泡立ちもきれいで、スムーズな注がれ方になります。片手で受けるのは、目上の人に失礼な態度になります。ビールを注がれたら、ひと口だけでも必ず口をつけるようにしましょう。ビールが苦手な人でも口をつけるか、口をつけるしぐさをすると相手に失礼になりません。

 

<日本酒編>

 日本酒にもマナーがあります。日本酒の入ったお銚子の持ち方ですが、男性は片手で持ち、女性はお銚子を持たないほうの手を軽く添えます。注ぎ口があるお銚子の場合は注ぎ口を下に、無い場合は絵柄を上にして盃に注ぎます。盃には八分目ほど注ぐのが飲みやすい注ぎ方です。テーブルに盃を置いた状態で注ぐことは失礼になるので止めましょう。

 

日本酒を盃に注いでもらうときは、右手で盃を持ち、左手の指先3本ほどを軽く底に添えて受けます。ビールでも日本酒でも、お酌を受けたら「ありがとうございます。」や「いただきます。」とひと言述べてから口をつけるようにしましょう。

 

乾杯をする時のマナー

乾杯にも社会人としてのマナーがあります。乾杯をするときは、上司など目上の人よりグラスを高く上げることは失礼になります。相手のグラスの縁より下に当て乾杯するようにしましょう。

 

 もう飲めない時に断るマナー

 これ以上飲めない、あるいは、もともと飲めない人でも、お酌をされたらひと口だけ口をつけるようにしましょう。さらにすすめられたら、「不調法なものですから、申し訳ございません。」とひと言添えるようにします。

 

また、明るく「体質で飲めないです。」と断るというのも手ですが、逆にすすめ上手になって気持ちよく飲んでもらうというのもいいですね。その場の雰囲気を壊さず明るくなるよう心がけましょう。

 

 最後に 

遅刻をしないで会場入りすることはもちろん、学生時代の飲み会と違って、社会人には飲み会にもマナーがあります。上司などの目上の人と飲む機会が多くなるので、失礼のないようにあらかじめマナーを知っておきましょう。

 

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やっぱり見た目が9割!?ビジネスの場での身だしなみで失敗しないためには?

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2007年に発売された「人は見た目が9割」という書籍が100万部以上のベストセラー本になる程話題になりましたが、人は見た目が9割というのはあながち間違いではないようです。特に、判断材料のない初対面では見た目が重要です。ビジネスの場で相手に好印象を与えることができたら、仕事もスムーズに進みそうですよね。今回は身だしなみについてご紹介いたします。

  

初めて合う人は、自分のこんなところを見ている

 ある調査で初対面の相手のどこに注目しているかアンケートを取ったところ、約過半数が「表情」と回答し、次いで、「話し方」「服装」「仕草」「声」「髪型」の順になったそうです。また、アメリカの心理学者メラビアン氏の説では、第一印象は出会って5秒以内に決まってしまうと言われています。

 視覚、聴覚、言葉の3つの要素から判断され、中でも視覚の占める割合は、なんと半数以上の55%です。

 

人は初対面で相手の印象を数秒で判断し、数分で人柄までも決めてしまうというデータもあります。それぞれの占める割合は、見た目が55%、声が38%、話の内容が7%です。先ほどのアンケートと共に、顔や見た目に重きを置かれている方が大勢いらっしゃることが分かりました。それだけ第一印象は大事ということです。印象が良くないと人柄が悪いと思われたり、損をしたりすることも多々あります。相手に好印象を与えられればビジネスシーンはもちろん、人生においても良い影響があらわれ、得をすることが増えそうです。

 

 「身だしなみ」は服装だけではない?

 「身だしなみ」は服装だけだと思っていませんか?ポイントは「清潔感」ですが、毎日入浴をして髪の毛、爪、鼻毛の手入れやヒゲの剃り残しが無いようにしてください。また、本人が意外と気づかないのが口臭と体臭です。これらは他人に大きな悪印象を与えてしまいます。ぜひ専用のケア製品を使うなどして対策をしましょう。

 また、自分の体系にあったサイズの服装を身に纏うようにしてください。

 これらに加え、姿勢や表情も重要です。背筋をピンと伸ばし、表情は口角を上げ笑顔を心掛けるようにしましょう。

  

人に好印象を与える「姿」を考えてみよう

 男女別のチェック項目リストです。相手に好印象をもたれる為にも、日頃から気をつけたいですね。

 ※男性

髪型…寝癖はありませんか?

爪…伸びて汚れていませんか?

ヒゲ…剃り残しはありませんか?

体臭・口臭…きちんと清潔にしていますか?

シャツ…しわしわではありませんか?

靴…汚れはありませんか?

鼻毛…伸びていませんか?

 

※女性

メイク…時と場所によってメイクが施されていますか?

髪型…寝癖はありませんか?

ネイル…華美過ぎませんか?

ストッキング…伝線していませんか?

 

 まとめ

 魅力がうまく伝わらず、見た目だけで判断されてしまうのはとても残念です。チャンスを活かす為にも、日頃から自分へのメンテナンスを行い、好印象を与えられるようにしておきたいですね。

 

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服装が決まってないともったいない!出世にも繋がる社会人としての服装のマナーについて

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ビジネスシーンに於ける「服装のマナー」をご存知でしょうか。意外と知らないことがあり、損していることあるかも知れません。これを機にもう一度おさらいしてみましょう。

  

「清潔感」はやっぱり大事!漂わせるコツ

 いくら仕事ができて内面が魅力的でも、「清潔感」がないと悪印象です。せっかく能力があるのに、相手に与える印象だけでマイナスになってしまうのはもったいないことです。ここでは「清潔感」を漂わせるコツをご紹介していきます。下記チェック項目を確認してみましょう。

 ※男性(身体)

  • 無精ヒゲが伸びていないか
  • 寝癖がついていないか
  • 肩にフケはないか
  • 口臭はないか
  • 爪は短くカットしていて、垢がたまっていないか
  • 耳から毛が出ていないか
  • 鼻毛が伸びていないか
  • 歯磨きをし、きれいな歯を保っているか
  • 体臭はないか
  • 足のニオイはないか

  ※ニオイ対策は専用のケア商品を使って取り除きましょう。

 

※男性(服装)

  • Yシャツの襟・袖は汚れていないか
  • 首元はヨレヨレになっていないか
  • シャツにしわはないか
  • ズボンの丈は長すぎたり短すぎたりしていないか
  • 靴は綺麗に手入れされているか

 ※上記を実施すれば、相手に不快感を与えずプラスの印象になります。

 

※女性

上記とほぼ一緒ですが、女性はメイクと髪型で大きく印象を変えることができます。

  • シチュエーションにあったメイクをしているか(濃かったり派手なメイクはNG)
  • 派手なネイルはしていないか
  • アクセサリーはビジネスの場にふさわしいモノか(結婚指輪や小ぶりなピアス程度が無難です)

 

上記のチェック項目で気になるところは直し、ビジネスシーンでの下記3つのポイントをクリアして好印象を与えましょう。

  1.  清潔感がある
  2. 相手に不快感を与えない
  3. 仕事がしやすく動きやすい

 

「上品さ」を狙って醸しだすためには

 「上品さ」は上記のように、相手に不快感を与えない最低限のマナーを身に着ける事の他に、仕草や行動で表せます。 

上品な人の特徴は「動作がゆっくり&堂々としている」ことです。せかせかした動作は落ち着きが無く見えてしまいます。 また、「背筋がピンと伸びている」、「歩く時に大きな音が響かないようにする」といったことも重要です。

 「丁寧な言葉遣い」を心掛けることも必要です。早口やまくし立てる様な口調の方は上品とは言えません。はきはきと丁寧に相手に分かりやすいように話しましょう。

 上品さは日頃の行いや意識の持ち方で徐々に身についていくものです。なりたい自分をイメージして行動に移しましょう。

  

やってはいけない服装ビジネスマナーのNG例

 シチュエーションをわきまえない身だしなみや服装はNGです。以外と知られていないNG例をまとめてみました。

  1.  ジャケットのボタンを全部留めるのはNG。一番下のボタンは「飾りボタン」と呼ばれていて、留めないのが正式なルールです。
  2.  胸ポケット付きのシャツはNG。胸ポケットにメモ帳やペン、タバコなど入れていませんか。見た目もあまり良いとは言えません。大事なビジネスの場では何も入れないことをおすすめします。
  3.  ボタンダウンシャツは、スポーティでカジュアルな印象を与えるシャツなので、大事な渉外時や商談では避けた方が良いでしょう。

 

また、ローファーは履き心地も良く脱ぎ履きも楽な分、相手にカジュアルな印象を与えかねません。正式なビジネススタイルには不向きです。

 まとめ

 身だしなみは好印象を相手に与えられるチャンスであり、ビジネスマナーとして重要です。初対面の人は5秒以内で相手に印象を判断されてしまうという研究結果もあります。一度悪印象を持たれてしまったら、それを覆すことは難しいです。ですので、初めから身だしなみで相手に好印象を持たせ、その後も持たれ続けるのが理想です。マナーのしっかりとした一人前の社会人として堂々としていたいですね。

 

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知らぬ間に上座に座ってない?しっかり覚えておきたい席次のマナーについて

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ビジネスシーンで、目上の人や、お客様と行動を共にしているときに、つい戸惑ってしまうことのひとつとして「席次」があります。日本では、目上の人は上座、目下の人は下座に座るという、伝統的な文化があり、公式の場ではとても重んじられています。応接室で、会議室で、エレベーターで、タクシーで、列車で、会食の席で・・・あなたはマナーを守れているでしょうか?ここでは覚えておきたい席次のマナーを、例をあげて紹介します。

ビジネスマンとしての席次の基本的な型について

上座は、主に次のようなルールがあります。

  1. 出入り口から最も遠い場所が上座
  2. 和室では床の間の前が上座
  3. 景色や掛け軸などが、きれいに見える場所が上座
  4. より快適、より安全な場所が上座

 

ビジネスマンのもっとも遭遇するパターンとして、会議室と応接室での席次をみてみましょう。

 通常の会議室では、出入り口から一番遠い席が上座になり、出入り口に近いほど下座になります。来客側と自社側とに分かれて、3人など同数で座る場合は、出入り口から遠い側を来客側とし、それぞれの席の中央に上役が座ります。

 お客様を応接室にお迎えする場合は、ゆったりくつろげるという意味で、ひとり掛け椅子より長椅子(ソファー)を優先します。ソファーの出入り口に遠い方を上座とし、肘付き椅子、肘のない椅子の順で下座となります。また、出入り口に近くても、外の美しい景色や装飾品が良く見える席を上座とする場合もあるので、臨機応変に対応しましょう。

 (初級)エレベーターでの席次

 エレベーターでは、入口付近の操作盤から遠い場所が上座になります。ついで奥から順に順位が下がり、操作盤の前が最も下座です。乗り込む時はドアを手で押さえ、来客や上司を先に誘導し、自分は最後に乗り込んで、操作盤の前に立ちます。階数ボタンや開閉ボタンを押すのも、あなたの役目です。降りるときも同様にドアを押さえ、来客や上司に先に降りてもらってから、最後に自分が降りましょう。

(中級)列車での席次

 列車の席次ですが、新幹線のようなボックスシートの場合は上座・下座が存在します。上座は進行方向の窓側の席です。次に進行方向と逆の窓側、進行方向の通路側、進行方向逆の通路側と続き、3列シートの場合は真ん中が末席になります。但し、窓側より進行方向を優先させる考え方もあり、窓側の日差しが強い、トイレに行きにくいなど不都合がある場合は、相手の方に確認しつつ対処してください。

(上級)円卓における席次

 中華料理のお店で使われるような、円卓に座る場合も、出入り口から一番遠いところが上座になります。その隣から出入り口に近づくにつれて、下座となっていきます。ちなみに中華料理のレストランでは、主賓が席につくまで、出入り口近くで待つのがマナーです。回転するタイプのテーブルでは、料理も上座の人から順番に取りわけます。

まとめ

席次のマナーは基本パターンはあれど、人数やシチュエーションによって、応用力が必要になります。しかし、大事なのは相手を敬う気持ち、もてなす心です。基本的なルールを念頭に、「相手を思いやり、自分は譲る」スタンスを忘れずにいれば、自然とマナーにそったふるまいができるようになるでしょう。

 

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ビジネスの場で失敗しないための社会人敬語 基礎の基礎

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ビジネスは上下関係があります。言葉を一つ間違えるだけで、取り返しのつかないことにもなりますので失礼の無い、正しい敬語と言葉遣いを心がけましょう。適切な言葉遣いはビジネスマナーの基本です。

  

1、これだけは抑えておきたい敬語のキホン

 敬語には尊敬語、謙譲語、丁寧語の3種類があります。尊敬語は上位の相手に対して敬う言葉で、謙譲語は主に自分自身の行動に対して使います。尊敬語、謙譲語はどちらも目上に対して使用します。丁寧語は丁寧な言い回しで相手に失礼の無い様にする言葉です。比較的対等な相手や、相手との立場が測りかねる時に使用します。

自分と相手の上下関係を見定め、ビジネスマナーにのっとった敬語を使い分けましょう。

 

 2、とりあえず覚えておきたい敬語まとめ

 ビジネスシーンでよく使用する敬語をまとめてみました。

 ・「ご苦労様です」

 →お疲れ様です

 「ご苦労様です」は上司や目上の方が部下など、目下の者にかける言葉です。ねぎらいのあいさつとして、目上の方には「お疲れ様でした。」という挨拶をするのが一般的です。

  ・「わかりました」

 →承知致しました、かしこまりました

 上司やクライアントから何らかの指示や打診があった場合、了承するときに、「わかりました」では、対等な立場での言い回しになります。正しくは「承知しいたしました」若しくは、「かしこまりました」といった返答をしましょう。

・「行きます」

→お伺いいたします、参ります

 相手の所へ行く場合は、「お伺いいたします」が無難な言葉遣いです。「参ります」というこという表現は「参上」を由来とする少し固い言い回しです。文章にフォーマルさが必要な場合に使用する方が良いでしょう。

 

ビジネスの場で間違えやすい敬語の注意点

ビジネスで間違いやすい敬語に2重敬語があります。2重敬語は基本的には一般人には使いません。事務長様とか、課長様とかいうのはビジネスマナーとして間違いです。場合によっては軽く扱っていると取られる場合がありますから気を付けましょう。

 

普段の口癖、砕けた言葉遣いは絶対に出さないようにしよう

ビジネスにおいては、相手に対して常に緊張を維持するべきです。どんなに打ち解けて話すようになってもビジネスの相手であり、友達ではありません。一線を画し「親しき仲にも礼儀あり」を忘れてはいけません。

失礼な言葉遣いで数年かけた信頼が一瞬にして崩壊する事があります。相手の立場を考えず、普段の砕けた口調で話さないように注意しましょう。

  

まとめ

 いかがでしたか?尊敬語、謙譲語、丁寧語の3種類の敬語の違いをしっかり念頭に入れ、相手との関係、状況に応じて緊張せずに器用に使いこなせるようにはなるには慣れが必要です。立場をわきまえる事を念頭に、相手を敬う気持ちを持って敬語を使えるようになることが社会人としての基本です。敬語を正しく使いこなすことで、ビジネスシーンでのコミュニケーションもはかどることでしょう。

 

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忙しい社会人必見!社会人でも実践できる試験に向けた勉強法

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気をつけないとやりがち!自己満足勉強法

 数をこなせばいいと思って、ひたすら問題集を解いて採点するだけの勉強をしていませんか。それは勉強ではなく、問題を解くという作業になってしまっています。勉強において最も大切なことは「復習」することです。復習なくして知識の定着はありえません。たくさん問題を解くので勉強したような気になりがちですが、実は実力はそれほどついておらず、非常に効率の悪い勉強法だといえます。

 勉強したら必ずリマインドを図りましょう。そうすることで、確実に一つ一つ知識を身につけることができます。

 

社会人の勉強は効率が命

 社会人はとにかく時間がありません。より短い時間でたくさんの知識を習得するためには効率が命になります。たくさん時間のある学生なら、長い間勉強することもできますが、社会人には物理的に時間が足りないため、効率化を念頭に置いて取り組む必要があります。

 そのためには、朝早起きして勉強することをおすすめします。朝は頭が非常に活発に働いている時間帯なので、学んだことが頭に入りやすいのです。夜の3時間は朝の1時間といわれるほど、朝の勉強は効率的です。ぜひ朝勉強を取り入れましょう。

 

過去問の分析にこそ時間を割こう!

 試験などを受けようとしている人は、過去問の分析に時間をかけましょう。過去問は情報の宝庫です。まず過去問を制覇していないと試験への合格は難しいです。むしろ、時間のない社会人こそ、過去問だけ完璧に仕上げておけばよいといえるほど過去問は重要となっています。

 まず試験に向けて勉強しようとする人は、できるだけ多くの問題が収録されている過去問集から取り掛かりましょう。試験の1週間前までは過去問だけやっていればOK。試験まで1週間切ったら、いよいよ予想問題に取り組むという形で十分です。確実に短期間で効率よく合格を手にするには、過去問の分析が重要です。

 

参考書の中で頭に入れるべき箇所の見抜き方

 効率よく知識を手に入れるには、参考書のすべてに目を通していては到底時間がなくなってしまいます。参考書の中でも大切な部分だけを見て、残りの余計な知識は一切捨ててしまうぐらいの覚悟が必要です。では大切な部分をどうやって見抜けばよいのでしょうか。

 参考書の中で大切なところを見抜く方法は、繰り返し出てきている項目はあるかどうかを見ることです。重要な知識は参考書の中でも頻出します。言葉を変えているものの、同じような意味で繰り返されていないか確認してみてください。何度も繰り返されている事項は必ず覚えましょう。効率よく勉強するためには、大事なものとそうでないものを取捨選択するのも大切なスキルです。

 

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一生勉強して生きていく!社会人から大学受験をする際に考えておくべきこと4つ

一度は社会人になったけれど、もう一度大学で学びたくなったら――。

社会人から大学受験をし、学校に通う方は少なくはありません。社会人から大学受験を考えているかたに、大学受験をする際に考えておくべきことをご紹介します。

社会人から大学受験をする際に考えておくべきこと

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まずは学びの目的を考えよう

学生時代にはわからなかったけれど、社会に出てから「学び」の大切さを実感する方も多いと思います。新たに大学の教育課程を経て資格を取得したい、もう一度職業を選択したいという社会人の方もいるのでは。社会人入試は、高校や大学などを卒業した方を対象とする入学試験です。各大学の学部や大学院で実施されていますが、それぞれ募集要項には具体的な人物像が書かれています。高校卒業以上○年以上、○年以上の勤務経験、など社会に出たからこそ再び学ぶ意欲を持った方が求められています。大学受験をするにあたり「なんとなく」という曖昧な意識ではなく、具体的に自分は社会人入試を経て「○年後にどんな仕事をしたい」など、実現可能な目的をもつことが大切です。

学びのスタイルを考え、入試形態を調べよう

大学受験について事前準備は念入りに。大学の学部の社会人入試は、主に語学と小論文の筆記試験と面接で合否が決まるところが多く見られます。国公立と私立によっても必要な筆記試験が異なります。大学院の社会人入試は、語学と専門科目または小論文の筆記試験と面接のところが大半です。いずれにしても一般入試、編入学試験などに比べると筆記試験の負担が軽減されています。社会人入試は募集人員が少なく、受験者の社会での経験を評価するため、十分な準備と今まで自分が経験してきたことを整理して大学受験に挑みましょう。

社会人なりに上手に資金繰りしよう

社会人からもう一度学生になるということは、安定した収入が途絶えることになります。現在の貯蓄なども考慮して、受験にかかる費用とともに、入学から卒業後就職までの資金計画を立てましょう。1年次は入学前に納金する必要があります。大学入学によって一人暮らしをする場合は、家賃や光熱費も含めて計画しましょう。学生になった時にアルバイトなどの労働時間がとれるかどうかも、十分に検討することが大切です。早くアクションを起こして卒業後の就職を有利にするのかなど、社会人ならではの視点で考えてみることが必要です。

家族・職場の理解を得よう

現在の職業や職場を手放すことになる場合は、家族や職場の理解を得ることが大切です。家族がいる社会人の方が大学受験をするとなると、どうしても協力が必要になってきます。職場によっては卒業後に復職できるシステムがある場合もありますので、確認してみましょう。十分な貯蓄がある場合以外は、家庭になんらかの経済的な変化をもたらすことが多いもの。真摯に自分の人生のプランや、社会人入試に向けた決意を家族に伝えてみましょう。

 

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デキる男は足元から!今選ぶべきビジネスシューズとは?

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 普段皆さんはどのような「ビジネスシューズ」を選び、出勤していますか。欧米では「靴はその人の人格そのものである」という諺があるほど重要視されています。重要なビジネスシーンに於いて意外と靴は見られています。今回は相手に好印象を与える「ビジネスシューズ」について役立つ情報をご紹介いたします。

  

意外とできていない!フォーマルとカジュアルの使い分け

 実は「ビジネスシューズ」にもフォーマルとカジュアルがあるのをご存知ですか。大きく分けると6タイプあります。シチュエーションに応じて「ビジネスシューズ」を履きこなすことができれば、ワンランク上のデキる男になれるでしょう。

 

「ストレートチップ」…つま先に一本の横ラインが入ったシンプルなデザインのもの。

 就職活動・ビジネスシーン・冠婚葬祭までオールマイティにカバーできる「ストレートチップ」の中でも黒色は最もフォーマルとされ、いざと言う時にも役立つ1足です。堅実な印象を与えられるシューズです。

 

「プレーントゥ」…つるっとしたつま先と丸みを帯びたデザインのもの。

 「ストレートチップ」よりカジュアルなタイプ。冠婚葬祭時のモーニングには不向きですが、パーティなどある程度フォーマルな時にも使えますし、カジュアルにも使える便利なタイプです。シーンを選ばないので重宝する一足です。

 

「ウィングチップ」…つま先に翼のようなWのデザインがはいったもの。

 小洒落たデザインなので、スタイリッシュな印象を与えられます。上記二つに比べるとカジュアルです。完全自社勤務の方にお勧めです。就職活動・冠婚葬祭には不向きなので気をつけてください。

 

「モンクストラップ」…紐ではなくストラップが付いているデザインのもの。

 また、ストラップが2つ付いているものを「ダブルモンク」と言います。「ビジネスシューズ」で常にランキング上位の人気のあるタイプ。履きやすさと格好良さが万人受けしています。

 

「ユーチップ」…つま先がUの字に縫いこまれたデザインのもの。

 シンプルなデザインで他を邪魔しないのでスーツを選びません。ある程度のフォーマルにも通用するので、持っていると登場回数が多い一足になるでしょう。

 

「ローファー」…スリッポンタイプで紐やストラップが無いので脱ぎ履きが非常に楽なデザインのもの。

 学生時代から履いている馴染みのあるデザインですが、上記の「ビジネスシューズ」より最もカジュアルな印象を与えるタイプです。ローファーには怠け者という意味もあるので、外回りをされる営業マンや渉外担当の方には不向きです。

 

個性派を攻めたいあなたに!周りと差のつく種類について

 上記でもご紹介しましたが、個性を出したい方にお勧めなのが「ウィングチップ」と「モンクストラップ」です。このタイプのシューズがあればファッションセンスも磨かれます。また、黒色とこげ茶色以外の色に挑戦するのも新鮮です。濃紺ややや明るめのブラウン、ダークグレイなど挑戦してみてはどうでしょうか。一目置かれるかもしれません。

  

ビジネスシューズは何足も持っておこう

 「ビジネスシューズ」は最低でも2足~3足、できれば5足あるのが理想です。「ビジネスシューズ」は消耗品です。1足を毎日履き続けると靴も傷むのが早く、履けるスパンが短くなります。やはり「ビジネスシューズ」にも休息が必要です。2足あれば毎日交互に履けますし、雨が降って濡れてしまい1足履けなくなっても予備があると安心です。靴のプロによると靴は、1日履いたら2日以上休ませるのが理想と言います。3足あれば3日に1回で済みますし、この2日以上休ませられるので靴にも負担が掛からず、お手入れもささっと楽にできます。2足なら必ずシューズのタイプは黒色の「ストレートチップ」、こげ茶色の「プレーントゥ」をおすすめします。5足あれば1週間違う着こなしが楽しめます。

また、意外と見られている足元。スーツの色によって使い分けたりすれば、きっと周囲の方から好印象を与えられます。

 

デキる男はシューズの手入れを怠らない

 革靴は手入れをしっかりしなければ、ダメージが現われやすく身だしなみのイメージダウンは免れません。それほど足元はビジネスマンにとって大事なアイテムです。 お手入れ自体は数分なので、下記のようなケアを最低でも月に1度するように心掛けましょう。 

  1.  シューキーパーをはめ、靴の表面のホコリや汚れを馬の毛のブラシで取り払います。
  2. クリーム塗布の専用ブラシに乳化性クリームを均一に塗り、ブラシで靴をマッサージするように塗りこみます。
  3. 木綿の布で2を拭き取るように拭きます。

 

 まとめ

 使い分けや手入れの方法を知って、今よりもワンランク上の自分を目指してみてはいかがでしょうか。自分ができるようになれば、他人の足元にも気を使って見ることができるようになるのではないでしょうか。

 

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ずっと連れ添う相棒!社会人に知ってもらいたいビジネスバッグの賢い選び方

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 社会人に欠かせないアイテムのひとつであるビジネスバッグは機能的であるほか、カラーや素材にもこだわりたいものです。そこで頻繁に買い替えする必要のない、長く使えるビジネスバッグの選び方をご紹介します。

  

【選び方1】まずはじめに、”サイズ”を考えよう!

 ビジネスバッグには、収納量の大きいダレスタイプや書類入れとして定番のブリーフケースなど様々な種類のサイズがあります。社会人として持つビジネスバッグはカッコよさやブランドなどにこだわりがちですが、個人のニーズに応じたサイズを優先に選ぶことで長く愛用することができます。

  

【選び方2】スーツスタイルなら靴やベルトと似た色合いのものを

 スーツのように、ビジネスバッグのカラーも靴やベルトなどとコーディネートしてみましょう。男性のビジネス関連のファッションは黒や茶系がメインですので簡単に探すことができます。またこれらのアクセサリー用品は清潔に保つことでさらにシックになるので、革製品ならばクリームなどで定期的に手入れをしておくことでオシャレな社会人としてアピールできるでしょう。

 

【選び方3】汚れにくさかデザイン性か、素材でこだわりを見せよう

 ある程度ビジネスバッグを使いこなしたら、素材などにこだわって扱いやすいタイプを選びましょう。長く使いこなしていくうちに汚れたり擦れてきたりすると、良い素材やデザインでもだらしなく見えてしまいます。そんな時は合皮のビジネスバッグなら見た目はエレガントですし、汚れもサッと気軽に落とすことができます。

またデリケートな本革でも使い古すほど味わいが出てくるので、上手に使いこなすことができるでしょう。

 

【選び方4】”自立するかどうか”が重要

 ナイロン製やコットン性のビジネスバッグは、素材が柔らかいので型崩れしやすくなります。内容物が多く入っていればフォームをキープしやすくなりますが、中身が空いた状態だと床や椅子の上に置いた時に底がペシャっとなったり、内容物が突き出したりしてイビツになってしまいます。

そんなときは本革のビジネスバッグであれば自立をキープしますし、必要であれば市販のサポートを入れるだけでスッキリとさせることができます。身だしなみのある社会人として気をつけたいポイントですね。

  

まとめ

 賢くビジネスバッグを選ぶなら、機能的で手入れのしやすいタイプが良いです。さらに顧客と接する機会が多い仕事ではしっかりしたシューズやベルトなどとコーディネートし、型崩れのしないビジネスバッグで身だしなみのある社会人として仕事をすると良いでしょう。

 

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ビジネスシューズはおしゃれの始まり!満足のいくビジネスシューズの選び方

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 見えないようで意外と目に付くビジネスシューズはシチュエーションに合わせて使いこなしましょう。さらに活動的なビジネスマンとして、はき心地の良いシューズを選べば仕事もしやすくなります。そんな使いやすいビジネスシューズの選び方をご紹介します。

  

【選び方1】外回り、デスクワークなど自分のワークスタイルで選ぶ

 ラッシュアワーの通勤時にはスニーカー、営業には革靴のビジネスシューズ、などと使い分けたり選び方を工夫したりして仕事に合わせましょう。顧客対応なしでオフィスでの仕事の際はスニーカーなら動き周りやすいですし、高価なビジネスシューズも長持ちします。

ビジネスシューズをあまり使用しない場合は靴箱に入れ、ロッカーにきちんと保管しておけば汚れる心配もありません。また雨の日にビジネスシューズで外回りをした時は、その後の手入れを忘れずにしましょう。

 

 【選び方2】靴ずれなどを起こさないために!自分の足の形で選ぶ

 かっこいいシューズで仕事をしたいと選び方にこだわったつもりでも、実際自分の足に合わないこともあります。新しい靴で張り切って仕事をしてもマメやタコを作ってしまっては意味がありません。

販売している靴のサイズは全ての人にぴったりくるように仕立ててあるわけではないので、足の幅が広かったり甲高など足に特徴のあったりする人は、いろいろなビジネスシューズを試してみる必要があります。また、慣れるまでは一度自宅で試してから会社で使用すれば靴擦れも起きません。

 

 【選び方3】多種多様なデザイン・色で選ぶ

 いろいろなデザインやカラーも重視してみましょう。主に会社での使用となりますので、派手なデザインやカラーは避けたほうが良いです。スーツとコーディネートしやすい靴なら長く使えますし、周囲からも好感を得ることができます。

ビジネススーツは地味なカラーがメインなので、足元は明るくモダンなスタイルで全体をシックに決めてみましょう。ファッション感覚でいろいろと試し、行き先などにも合わせると良いです。

  

まとめ

 自分のワークスタイルに合わせて、ビジネスシューズをシチュエーションごとに使い分けることがポイントです。サイズはもちろん、デザインやカラーなども重視して選び、周囲から好感の持てるスタイルになるようにすると良いでしょう。

 

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どうして同僚は似合う?意外と知らないビジネススーツを選ぶときに見るべきポイント

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自分ではキメているはずなのに、どうしても同僚のスーツ姿がシャキッとかっこよく見えるということはありませんか?マネしたいけれどどこから始めて良いかわからない、そんなあなたのビジネススーツの賢い選び方をご紹介します。

  

【方法その1】自分のサイズを正確に理解しよう

 

素材のよいブランドのビジネススーツを着ていても、イマイチ着心地が悪く満足いかないことがあります。購入の際には自分のサイズに合ったビジネススーツの選び方をしましょう。既製品は大よそのサイズで販売されていますので、個人の体型にあったサイズに調整する必要があります。

袖の長さからズボンの丈、ジャケットの裾丈などは長くても短くてもだらしなく見えてしまいます。きちんと寸法を計って補正するだけですっきりしたシルエットになります。

   

【方法その2】ブランド毎にシルエットはぜんぜん違う

 

ビジネススーツのブランドは、同じサイズでもメーカーによって着た時の雰囲気が異なりますので選び方に注意が必要です。サイズ任せに購入してしまうと、実際着てみて大きすぎたりきつかったりすることがあります。ビジネススーツはどれも同じと考えず、購入前にお店で試着をしましょう。

  

【方法その3】スーツが合っているかを示すカラダの箇所

 

スーツが上手く着こなせているか判断するには肩やウエスト、ヒップなどを重視しましょう。ウエストにサイズが合っていないと、ベルトでズボンにギャザーが多くよってしまうのでエレガントではありません。また肩幅が狭かったりしてパッドが浮いて見えたりしないようにしましょう。ヒップ部分もきつすぎでも緩すぎでも着心地がよくありません。オーダーメイドでない限りビジネススーツの選び方は様々ですが、メインのポイントを抑えればほかの部分の調整もしやすくなります。

  

【方法その4】肩、袖丈、着丈、ウエスト、ヒップ、パンツ丈

 

ビジネススーツをすっきりと着こなしたいなら、カラダの各部分をオーダーメイド式に補正すると良いです。ビジネススーツはそれ自体高価な買い物ですので、補正となるとさらに高くなってしまいます。しかし大切なビジネスシーンで同僚にも差をつけるために、ある程度の犠牲は必要です。またクオリティのあるものなら、持ちが良いのもメリットです。

  

まとめ

 

ビジネススーツをかっこよく着こなして同僚をアッと言わせましょう。ちょっとした部分の補正ですぐに改善ができ、スーツ姿の自分に劣等感を感じる必要もありません。自分の体型を知ることでスーツの選び方やサイズの調節がスムーズにできるでしょう。

 

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見た目だけ、機能だけではダメ!成功するビジネスバッグの選び方

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画像:ぱくたそ

 

 

ビジネスマンの欠かせない相棒であるビジネスバッグは、機能面だけでは物足りないことが事実です。自分のニーズに応えながら、ビジネスシーンをサポートしてくれる成功するビジネスバッグの選び方をご紹介します。

  

【選び方1】まずは知っておきたいビジネスバッグの基本

 長く愛用したいビジネスバッグは、耐久性やデザイン性などのあるものが基本です。さらに好みに応じて素材やカラーなどの選び方にもこだわりましょう。書類などをたくさん詰め込む時は、機能性よりも収納力のあるビジネスバッグが重宝されます。

素材はエレガントさを考えるとレザーがおすすめですが、キャンバスやナイロンタイプは価格も低く、取り扱いも比較的楽なので取り揃えておくと重宝します。

 

【選び方2】堅さと柔らかさは素材だけじゃない?シーンで選ぶビジネスバッグのタイプ

 様々な素材のタイプのあるビジネスバッグですが、柔らかさや硬さに関わらずシーンに応じて使い分けましょう。大事な会議や大切な顧客との面談には、スーツスタイルとエレガントさを決めるためにレザータイプのビジネスバッグを使用しましょう。また慣れた顧客への挨拶や外回りのない日は、ナイロンタイプのカジュアルな選び方で使い分けましょう。

  

【選び方3】ハズさないために気をつけたい年代別のトレンド

 自分ではかっこいいビジネスバッグを使っていると思っていても、ファッションと同様、年齢にふさわしいビジネスバッグを持ち合わせていることが大切です。

年代に合ったビジネスバッグの選び方ができれば、クオリティはそれなりに現れるでしょう。

  

【選び方4】迷った時は読んでおきたい抑えておきたいブランド一覧

 ビジネスバッグを買うなら、ブランドにこだわった選び方をしたいところです。

おすすめ3つのブランドをご紹介します。

 

Orobianco

イタリア生まれの革製ブランドです。ベテラン職人が作り上げたしっかりとした仕上がりです。

COACH

しなやかなビジネスバッグはすっきりとしたデザインで20〜30代のビジネスマンにぴったりです。

Burberry

お馴染みのタータンチェックのデザインはビジネスでも好感をもってもらえそうです。

 

まとめ

 毎日使うビジネスバッグは使いやすさとともに、デザインこだわれば仕事の能率も上がるでしょう。また高価なバッグであれば全てOKというものではなく、年齢やシチュエーションに応じた選び方ができれば成功したビジネスバッグと言えるでしょう。

 

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改めて知っておこう!ビジネス腕時計の魅力と選び方

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さりげなくシャツの袖から覗き出す腕時計は、ビジネスマンのステータスでもあります。ショップでは様々なメーカーやデザイン、価格などで販売されていますが、ビジネスにふさわしい魅力ある腕時計を選ぶポイントをご紹介します。

  

【ポイント1】携帯が時計代わりはやっぱり寂しい!腕時計好きが語るその魅力

 携帯電話が普及している中、腕時計をつけないで外出する人が多くなりました。しかしビジネスでは忙しい時に時間を知りたいということもあり、いちいちビジネスバッグを開けたりポケットから携帯を取り出したりして時間を確認するのは不便です。サッとシャツの袖から光る腕時計は時間を知るほか、アクセサリーとしておしゃれなアイテムです。

 

ポイント2】抑えておきたい腕時計の基本「ケースの種類」

 腕時計は、メーカーや価値に合った様々なケースで保管するようにします。革製の豪華なボックスからプラスチックケースまでさまざまです。また、毎日ビジネスで使用するごとにケースに入れたり出したりするというのが面倒な時は、すぐに取り出せる小さな箱などに入れておけば便利です。

 

ポイント3】抑えておきたい腕時計の基本「文字盤とインデックス」

 時計の文字盤や針といった部分も、腕時計の大切なデザインの一部です。文字盤には秒針やカレンダーが付いたタイプやローマン数字のタイプなど、いろいろとあります。またインデックスには暗闇でも時間が読み取れる蛍光機能のついたものがあり、それらはクロノグラフタイプに多く、ビジネスでのどんなシーンでも活躍できます。インデックスの先端はクラシックな矢印やラウンド、スクエアなど太さもさまざまです。

 

ポイント4】遊びココロは大人の余裕!出来る大人のビジネス時計の選び方

 遊び感覚のカジュアルな腕時計はレジャーやコレクションなどに良いですが、本格的な大人の時計を選ぶなら飽きがこなく、モダンな腕時計が良いでしょう。金・銀時計とハイクオリティである必要はありません。使いやすく、ビジネスにおいて自分らしさを魅力的に引き出してくれる腕時計がベストな選択と言えるでしょう。

  

まとめ

 ビジネスに使う腕時計は、さりげなく見せることで身だしなみのある男性を演出してくれます。ゴージャスな腕時計をつける必要はなく、自分にふさわしく引き立ててくれるような腕時計であれば長く愛用することができるでしょう。

相手を「イラッ」とさせるビジネスメール 7つのパターン

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メールの利用状況と実態を探るため、日本ビジネスメール協会が毎年行っている「ビジネスメール実態調査」。2015年版によると、過去1年間でビジネスメールを受けとり「不快を感じた」という人は、4割に達しているそうです。

 

不快と感じた理由のトップ5は次のとおり。

 

1位)文章があいまい  

2位)文章が失礼

3位)必要な情報が足りない

4位)メールが読みづらい

5位)文章が攻撃的

 

このほか、「無駄な情報が多い」「文章が長い」「文章が冷たい」「件名がわかりにくい」などの声が上がっています。

 

そこで今回は、自分では気付かないうちに相手を「イラッ」とさせている可能性があるメールの書き方をチェックしてみましょう。

お話しいただくのは、日本ビジネスメール協会の代表理事であり、ビジネスメールやコミュニケーションに関するコンサルティング・教育を手がける(株)アイ・コミュニケーション代表の平野友朗さんです。

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(株)アイ・コミュニケーション代表の平野友朗さん

 

ありがちな7つのパターンをピックアップしましたので、心当たりがある方は、改善策を実践してみてください。

 

【「イラッ…」ポイント1】開いた瞬間に「うわぁ、読みにくい…」

メールを開いてパッと見た瞬間に、「読みやすい」「読みにくい」の印象が決まります。読みにくそうなメールは、それだけで「面倒だな」と、憂うつな気分にさせてしまいます。最初にそうした嫌悪感を持たれると、内容に対しても前向きな気持ちになってもらえず、結局は自分が損をすることになります。

 

読みにくいメールの代表格は「ダラダラと長い文章」。ちょっとした工夫で読みやすい印象になるので、以下を心がけてください。

 

<改善策>

  • 一文を50~60字以内に収める。
  • 適度に改行を入れて、空白を作る。
  • 伝えたいポイントや用件が複数ある場合は、頭に「■」「●」などの記号をつけて箇条書きにする。

 

 

【「イラッ…」ポイント2】読み進めていかないと、本題・目的がわからない

これは、取引先や他部署の人など、初めてメールを送る相手には特に注意したい点。いきなり長い自己紹介から始まり、メールを送った経緯などがつらつらと書かれている。どういう用件でメールを送ってきたのかがなかなかつかめない……これでは相手をイライラさせます。

 

早い段階でこのメールの主目的を伝えれば、相手のアタマの引き出しが開き、対応する体制がとれるのでストレスを与えません。

 

<改善策>

  • 最初に自社名・氏名を名乗った後、「~~の件でご連絡差し上げました」「~~をお願い(ご案内)したくご連絡差し上げました」などの一文を入れた上で詳細を記す。

 

 

【「イラッ…」ポイント3】「してください」を連発。お礼や労いの言葉はナシ

 ビジネスメールの用件には「依頼」が多いものですが、1通のメールの中で「~してください」というフレーズが立て続けに並ぶと、「上から目線?」と感じさせてしまいます。

 

また、「~してください」「承知致しました」「受領しました」だけでは、冷たい印象となります。相手によっては、「こちらへの敬意がない」「失礼」ととらえるでしょう。

 

<改善策>

  • 「してください」ばかりではなく、「~していただけると幸いです」「~していただけると助かります」などの表現を使う。頭には「恐れ入りますが」「お手数をおかけ致しますが」などを添える。
  • 「いつもありがとうございます」「心強いです」「助かりました」などの一言を添える。

 

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【「イラッ…」ポイント4】判断するために必要な情報が欠けている

 社内外問わず、ビジネスメールの用件で多くを占める「~~をしてください」という依頼。

しかし、依頼するときに「いつまでに」「どれくらいのボリュームか」「どの程度のレベル(完成度)を求めるのか」などの情報が欠けていると、相手は受けられるかどうかの判断ができません。

 

自分「~~~~をお願いできますでしょうか」

相手「いつまでに行えばいいですか」

自分「○日の×時までに送っていただきたいと思います」

相手「承知致しました。○日×時までなら対応可能です」

 

――これでは、1往復のやりとりがムダですよね。相手にとっても自分にとっても時間のロスです。

 

逆に、依頼に対して返事を返すケースでも、ムダがよく発生しています。例えば…

 

上司「こんな案件が来たんだけど、できる?」

自分「できません」

上司「どうしてできないの?」

自分「別の案件を抱えているので、×日までは手いっぱいです」

上司「なら、△日以降ならできる?」

自分「△日以降であれば大丈夫です」

 

――このケースの場合、最初に「別の案件を抱えているので×日までは対応できません。△日以降であれば可能です」と返信していれば、何度もやりとりする必要はないですよね。上司をイライラさせることもありません。

 

最近は、LINEなどチャットアプリでのコミュニケーションが常態化しているせいか、返信を一言二言で済ませる習慣がついている人が多いようです。

ビジネスメールでは、相手が判断するために必要な情報をすべて入れるようにしましょう。

 

<改善策>

  • 「自分がこのメールを送ったら、相手は次に何を質問してくるだろうか」を先回りして考え、その情報を盛り込む。

 

 

【「イラッ…」ポイント5】件名がわかりづらい/件名と本文内容が一致しない

 「ご報告」「ご依頼」「お世話になっております」「ありがとうございました」「**社の○○です」……こんな件名をつけたことはありませんか?

 

相手が受信した際、用件がわからないと、重要度の判断、急いで対応すべきかどうかの判断を瞬時に下すことができません。また「迷惑メールか?」と警戒させてしまう可能性もあります。数秒の手間とはいえ、忙しいタイミングだとイラッとさせてしまうかもしれません。

 

また、相手とやりとりを続ける中で、話題が変わってからも「Re:」で返信し、前の話題の件名のまま別の話をしているケースもあります。

 

これらはいずれの場合も、相手が後々「あの件はどういう内容だったかな」と読み返したいとき、メールボックスから該当するメールを探し出すのに時間がかかり、イライラさせてしまうことになります。

 

<改善策>

  • 件名には「○○会議」「××プロジェクト」など、案件名や商品名など固有のワードを入れる。

会議であれば「△月□日」など日付を加える、「第2回」「No.2」といったように回数や号数を添える。

  • 話題が変わったら件名も変える。

 

 

【「イラッ…」ポイント6】署名がなく、電話連絡がすぐにできない

 今は、相手に電話で連絡を取りたいとき、真っ先にメールの署名を見る人が増えています。

そんなとき、メールに署名が付いていないと、名刺を探すなどしなくてはならず、手間をかけさせてしまいます。

 

用件が仕事の発注などであれば、「急いでいるから他へ頼もう」となり、ビジネスチャンスを逃す恐れもあります。

 

電話番号が入った署名は、基本的には毎回入れることをお勧めします。ただし、1日に何度もやりとりをする場合は省略してもいいでしょう。相手や状況に応じて判断してください。

 

<改善策>

  • 署名の自動挿入設定をして、基本的には毎回署名をつける。

 

 

【「イラッ…」ポイント7】仲間内でしか通用しない専門用語・業界用語・カタカナ語

 「○日×時からミーティングを行いますのでジョインしてください」

――自社では皆が当たり前に使っている言葉遣いが、他社の人は耳慣れず「何だかかっこつけている」と思われるケースがあります。口頭で言えば受け入れられても、メールの文章にすると違和感が強くなるものです。

 

カタカナ語のほか、専門用語や業界用語にも要注意。

ありがちなのは、ASAP、アジェンダ、アサイン、コンセンサス、ペンディング、オリエン、バーターなど。

 

メールを受け取った相手は、自分が知らない言葉を使われると「配慮に欠けている」と不快に感じるので注意しましょう。

 

<改善策>

  • 相手をよく知らない段階では、なるべく丁寧かつ平易な言葉を選ぶ。専門用語は「誰にでもわかる一般的な表現」に言い換えるか、注釈をつける。

 

 

<プロフィール>

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平野友朗さん/株式会社アイ・コミュニケーション代表取締役、一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事、ビジネス実践塾 主宰

会社URL:http://www.sc-p.jp/

 1974年生まれ。筑波大学人間学類で認知心理学専攻。広告代理店勤務を経て、2003年、日本で唯一のメルマガ専門コンサルタントとして独立。2004年、アイ・コミュニケーション設立。ビジネスメール教育の専門家。得意とする分野は、メールコミュニケーション効率化や時間短縮などの業務改善、ウェブマーケティングの戦略立案やメルマガ・ウェブサイトの改善、メディア戦略を含めたブランド構築や出版プロデュースなど多岐に渡る。著書に『カリスマ講師に学ぶ!実践ビジネスメール教室』『ビジネスメールの常識・非常識』ほか。