退職時、誰に何をどうやって伝える?

退職あいさつ状の書き方&転職先への連絡マナー

転職するときには退職する会社、またこれから入社する会社の双方に気を配る必要がある。特に退職する会社の社員や取引先など、お世話になった方には必ずあいさつ状を出そう。転職後もいつ、どんな時にお世話になるかわからないし、情報交換できる人脈としても大切にしたい。そこで今回は、転職時に伴う正しいあいさつや伝え方に関するノウハウについて紹介したい。

2010年12月15日

<ADVISER>

有限会社アイ・コミュニケーション代表 平野友朗氏
広告代理店勤務を経てアイ・コミュニケーションを設立。ビジネスメール教育の第一人者として知られる。ビジネスメールの可能性に着目し、蓄積したメールでのコミュニケーション手法を集約したビジネスメール教育プログラムなどを開発。主な著書に「ビジネスメールの常識・非常識(日経BP社)」などがある。

退職時のあいさつ状の正しい書き方とは?

退職時の主なあいさつ手段として「メール」と「はがき」によるものがあるが、ビジネスメール教育の第一人者でもある平野氏によると、最近は退職時のあいさつもメールで対応するケースがかなり多いようだ。
その要因としては、「急に退職するケースが昔に比べて多く、連絡する余裕がない」といったことが挙げられる。

また最近では、退職のあいさつメールを送る場合、ビジネスマナーに適さないような書き方や送り方も多いという。具体的には「退職日の当日、しかも夕方ごろ関係者に一斉送信した上、次の連絡先を明記しない」というようなケース。その後の連絡が取れないという事態も発生してしまう。
「メールを出すタイミングには注意が必要。少なくとも退職日(最終出社日)の1週間前を目安に送ることをお勧めします。また送信方法も個別に、そして文面も相手ごとに一文ずつ変えて、その方に対しての内容を盛り込んで送ることで、よりこれまでの感謝の気持ちが相手に伝わるはずです」(平野氏)
以上の点も踏まえた上で、退職時のあいさつ状の正しい書き方を、サンプルを元にチェックしてみよう。

あいさつ状の書き方:メールの場合

チェックポイント
●大きく分けて、4つの段落で構成し、段落ごとに1行分空ける。
・1段落目:最初のあいさつ文
・2段落目:退職の年月、在職中の厚情に関する感謝の言葉
※お世話になった相手ごとに感謝したい内容を変える
・3段落目:後任者の紹介と、今後も変わりのないお付き合いのお願い
・4段落目:転職先や転職月日など退職後の予定の報告とあいさつ

あいさつ状の書き方:はがきの場合

チェックポイント
●季節のあいさつから始まり、以下の流れで記載していく。
・退職の年月、在職中の厚情に関する感謝の言葉
・転職先や転職月日など退職後の予定の報告
・今後の変わらぬお付き合いのお願いとあいさつの言葉
・自宅、転職先など新しい連絡先

こんな時どうする? 転職先への連絡マナー

転職先への連絡はどのタイミングで行うべき?

転職先には、入社までの期間の状況を節目ごとに報告するようにしたい。例えば有給休暇の消化に入る日、退職日など、今後どのようなスケジュールで入社日を迎えることになるのか、転職先の人事担当者に伝えておこう。引き継ぎの状況などもこまめに連絡しておけば、転職社の入社までの動きが把握でき、お互いに安心して入社日を迎えられるだろう。
ただし転職先への連絡での注意点として、前職の社員の目や耳に触れないように連絡する配慮が必要。少なくとも退職するまでは同じ会社の一員である以上、あまり堂々と転職先の担当者と連絡を取るのは遠慮するべきだ。

入社日を変更せざるを得ない場合の転職先への伝え方は?

入社日はよほどのことがない限り変更すべきでないが、後任者が決まらなかったり、進行中のプロジェクトが遅れたりして変更が避けられない場合もある。そんなときはできるだけ早く転職先に連絡を入れよう。中途採用では入社後の仕事の予定が決まっている場合もあり、配属予定の部署に迷惑を掛けることにもなりかねない。 連絡の際には入社が遅れる理由を詳しく説明する。「なるべく早く」と焦る気持ちはわかるが、あらためて入社日を決めるときは、確実に入社できる日を設定することが大切だ。

入社日が決定したら、その日までに仕事を終えられるよう全力を注ぐ。何度も入社日を延期すると、社会人としての常識を疑われるし、いい加減な人というらく印を押されかねない。入社日を何度か延期した人の内定を取り消した会社もある。伝え方によっては、入社の意欲すら疑われる可能性もあると心得ておこう。

円満退職するためのひと工夫

円満な退職をするためには、在籍中の会社にも、転職先にも配慮する必要がある。特に辞めた会社の社員と退職後もうまく付き合うコツは、その辞め方にあると言っても過言ではない。きちんと引き継ぎやあいさつをしないまま退職すれば、いい加減な人という印象だけが残る。 退職後は、転職先での様子をメールに書いて送ることで、自然と付き合いは続くはずだ。転職しても在籍元、転職先双方とも良好な関係を築くためにぜひ、今回紹介したアドバイスを参考にしてほしい。

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