トラブらない引継ぎの仕方
[ POINT! ] 気持ちよく次の仕事に集中するためにも退職日までにきちんと引き継ぎが終了するスケジュールを組んでおきたい。自分が退職した後に後任者が困らないよう、できるだけ文書にして残しておくことも大事だ。
＊転職者の声「私はこうしました」
■いつまでに完了すればいいか？
　退職前は、通常業務と並行して引き継ぎ業務も行うなど、普段以上に忙しくなる。 引き継ぎ業務としてやるべきことを書き出し、退職日から逆算してスケジュールを立てよう。
　例えば、残った仕事を片付けるにはどのくらいの期間が必要か、後任者に仕事の内容、進め方をすべて引き継ぐのにどの程度の時間がかかるのか、あいさつ回りをしなければならない顧客や取引先はいくつあるかなど詳細まで詰めて、カレンダーや手帳に具体的な日程を書き込んでみる。
　スケジュールを組むコツは、余裕を持たせること。退職日の3日前までに終了できるよう組んでおけば、たとえ予定外の業務や残務整理が入ったとしても、3日もあれば十分対応できるだろう。 スケジュールも立てっ放しではなく、遅れているところは軌道修正するなど、進捗状況を確認しながら進めたい。引き継ぎが終わらなかったために、転職後も前の勤務先に通っていたという笑えない話もあるからだ。
　さらに、後任者が決まらないなどの理由から、最悪の場合、退職日をずらさなければならないこともある。その場合は、速やかに転職先の人事担当者に連絡して事情を説明しよう。 転職先の会社に迷惑を掛けるには違いないが、1、2週間であれば、待つという会社は多い。
■後任者には何を引き継ぎどこまでを文書に残す？
　引き継ぎでは、これまで携わってきた仕事内容や仕事の進め方を、できるだけ詳細に伝えることが大事だ。 後任者が決まったら、できる限り時間を割いて細かく打ち合わせ、時間が取れれば、一連の業務を後任者と一緒にやってみる。そうすることで、後のトラブルを防ぐことにもつながる。だが、お互いに時間に余裕がなく、後任者も一度説明されただけでは理解できないこともあるだろう。
　そのためにも、引き継ぎ業務の内容はできるだけ文書にして残し、ファイルにする、あるいはパソコンの共有フォルダーに入れるなどして、退職後も後任者が無理なく仕事を進められる体制をつくっておこう。
　担当業務・案件ごとにファイルやフォルダーをつくる際に、整理する内容は以下の通りだ。
● その業務・案件の目的や社内での位置づけなど、総体的な業務の説明
● 実際にいつ、何をすべきかのフローチャート。業務の段取り、進捗状況、優先順位、今後の見通しや不測の事態への対応の仕方
● これまで起こったトラブルの経緯
● 業務上必要な資料や、これまで作成した書類もファイルに残し、関連書籍などは所在を明確にする
● 関連する部署、取引先、顧客の連絡先も案件ごとにまとめる。担当者名だけでなく、趣味や折衝時の注意点なども一緒に伝えると重宝される

　これらの書類や文書に、それぞれ「業務フローチャート」「担当者連絡先」など、分かりやすい名称を付けておく。
　なお、職種によって引き継ぐ内容や方法も異なる。営業職なら、過去の取引状況や契約内容、今後のニーズ、そして先に述べた顧客情報を伝えることが最も重要だ。ＳＥなど技術職の場合は、案件ごとに仕様書や必要書類をまとめ、プロジェクトの進捗状況などが一目で分かるようにしておく。
　また、本人にしか分からないトラブルの内容や、緊急の用件が発生する可能性もあるので、後任者や上司には退職後も連絡が取れるよう、携帯電話の番号や個人のEメールアドレスを伝えておいた方がいいだろう。
■顧客にあいさつに行くときの注意点は？
　営業職や渉外、ＳＥなど、顧客や取引先がいる職種では、あいさつ回りは必ず行う。 「もう辞めてしまうし、異業種への転職だから関係ない」などと考えてはいけない。仕事をしている以上、人とのかかわりは必ず発生するし、巡り巡ってどこで世話になるか分からないのだ。
　何より、あいさつなしに後任者がいきなり顧客を訪れたとしたら、会社の教育体制に疑問を持たれるなど、これまでに築いた信頼関係すら失いかねない。取引先には必ず後任者を伴って退職のあいさつに行き、退職後も変わらず取引してもらえるようお願いしよう。
■引き継ぎが完了した後の会社での過ごし方は？
　退職が間近に迫り、引き継ぎが順調に進むと、だんだんやるべき仕事も少なくなって、手持ち無さたになることもあるだろう。
　そんなときは、事務的な作業や共有スペースの整理、郵便物の配布など、雑務を積極的にこなすようにするといい。暇そうにしていれば周囲も気を使うし、中には不愉快に感じる人もいるかもしれない。 たとえ周囲が気にしていなくても、「そう思われているのではないか」と考えるだけでストレスにもなる。できるだけ周囲を手助けする姿勢を見せることで、「居づらさ」は軽減することができるだろう。
転職者の声「私はこうしました」
引き継ぎの仕方1。顧客ごとに作成したファイルを後任者に渡して引き継ぎ完了 引き継ぎの仕方1。顧客ごとに作成したファイルを後任者に渡して引き継ぎ完了/転職者Ｎ・Ａさん　前職は人材派遣会社の営業職［30歳］の場合
辞める直前まで後任者が決まらなかったので、担当業務は文書で残すことにした。 計30社、顧客ごとにファイルを作成し、これまでの取引状況や顧客のニーズ、担当者の連絡先などの詳細をまとめた。 最終的に、担当顧客は数人の同僚に振り分けられたが、ファイルを渡すだけで、あっという間に引き継ぎ作業が完了した。
引き継ぎの仕方2。後輩の成長も見届けて、気持ちよく退職できた 引き継ぎの仕方2。後輩の成長も見届けて、気持ちよく退職できた/転職者Ｔ・Ｍさん　前職は出版社の編集［28歳］の場合
雑務しか担当したことのなかった後輩に、私の担当記事を引き継ぐことに。 ひとつの記事を一緒に進行することで仕事の段取りを教えようとしましたが、途中、何度もつまずいては自信喪失。食事をおごったり愚痴を聞いたりとフォローしたかいもあり、ようやく独り立ちできたときは本当にうれしかったですね。
顧客へのあいさつの仕方。後任の私をうまくアピールしてくれたことに感謝 顧客へのあいさつの仕方。後任の私をうまくアピールしてくれたことに感謝/転職者Ｋ・Ｒさん　ソフトウエア会社の営業職［26歳］の場合
先輩の顧客を引き継ぐことになり、一緒にあいさつに回ったときのこと。 先輩はコミュニケーションを取るのがうまく、私はどちらかというと口下手な方だから、先方に気に入られるか不安で。 でも、「僕より緻密に物事を考えるタイプです」と紹介してくれたことで、顧客との信頼関係を築くのが随分と楽になりました。
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