あいさつ状の書き方／リクナビＮＥＸＴ[転職サイト]

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[ POINT! ] 転職時には、退職する会社、これから入社する会社の双方に気を配ることが欠かせない。退職する会社の社員や取引先には、いつどこで世話になるか分からないし、入社する会社にも、相手に不安を抱かせないよう連絡を取ることが大切だ。

　顧客や取引先、世話になった人には必ずあいさつ状を出そう。転職後も、いつ、どんなときに世話になるか分からないし、情報交換できる人脈としても大切にしたい。同期入社の社員や同僚、友人にはメールでのあいさつで十分だが、上司や顧客、取引先などにははがきで出した方が好印象だ。退職から時間を置かず、なるべく早く投かんするようにしよう。

●あいさつ状の書き方/メールの場合　 ●あいさつ状の書き方/はがきの場合

　転職先には、入社までの期間の状況を報告するようにしたい。例えば、有給休暇の消化に入る日、退職日など、どのようなスケジュールで入社日を迎えることになるのか、転職先の人事担当者にあらかじめ伝えておく。引き継ぎの状況などもこまめに連絡しておけば、転職者の入社までの動きが把握でき、お互いに安心して入社日を迎えられるだろう。

　入社日は、よほどのことがない限り変更すべきでないが、後任者が決まらなかったり、進行中のプロジェクトが遅れたりして変更が避けられない場合もある。そんなときは、できるだけ早く転職先に連絡を入れよう。中途採用では入社後の仕事の予定が決まっている場合もあり、配属予定の部署に迷惑を掛けることにもなりかねない。連絡の際には入社が遅れる理由を詳しく説明する。「なるべく早く」と焦る気持ちは分かるが、あらためて入社日を決めるときは、確実に入社できる日を設定することが大切だ。入社日が決定したら、その日までに仕事を終えられるよう全力を注ぐ。何度も入社日を延期すると、社会人としての常識を疑われるし、いい加減な人というらく印すら押されかねない。入社日を何度か延期した人の内定を取り消した会社もある。場合によっては、入社の意欲すら疑われる可能性もあると心得ておこう。

　辞めた会社の社員と退職後もうまく付き合うコツは、その辞め方にあると言っても過言ではない。退職理由にしても、会社への不満を洗いざらい話されたところで、残された社員としてはいい気持ちはしないものだ。引き継ぎも同様で、きちんと引き継ぎをしないまま退職すれば、いい加減な人という印象だけが残る。退職後は、転職先での様子をメールに書いて送ることで、自然と付き合いは続く。ただし、転職先の会社の素晴らしさだけを列挙したものは、無神経とも受け取られかねない。それなりの気遣いは必要だ。

▼ 基本的にはあいさつ状と同じ内容でいいが、「季節のあいさつ」など、かしこまった表現はメールには向かない。自分らしい言葉で、退職や転職に伴う今の気持ちや決意などを伝えたい。

▼ あいさつ状は季節のあいさつから始める。必ず入れるべき内容は、次の通り。●退職の年月、在職中の厚情に関する感謝の言葉　●転職先や転職月日など退職後の予定の報告　●今後の変わらぬ付き合いのお願い　●書中でのあいさつの言葉　●相手の幸せを祈る言葉　●自宅、転職先など新連絡先



退職日は、お世話になった上司や同僚に、あらかじめ用意したあいさつ状と、ちょっとしたお菓子を手渡した。席を外していた人には、メモも一緒に残すようにした。あいさつ状は、マニュアルを参考に自宅のパソコンで作成、丸一日かけて自分で印刷した。時間はかかったけれど、お金はかからなかった。


退職する部下のために、送別会は盛大にやろうと部署のみんなで準備を進めていたときのこと。会社から転職先に電話をし、「入社が楽しみです」とにこやかに話す彼の無神経さに、みんなやる気をなくしてしまい、一転して質素な送別会に。転職が決まっても、退職までは会社の一員との意識は持っていてほしかったよね。